[Đào tạo nội bộ] Xây dựng quy trình đào tạo nội bộ 1 cách hiệu quả

Nội bộ doanh nghiệp (Internal environment) là môi trường bên trong doanh nghiệp bao gồm các công việc, yếu tố doanh nghiệp có thể kiểm soát được. Đào tạo nội bộ là công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần chú trọng vì những vai trò to lớn của nó. Nhưng làm sao để không bị “Ném tiền qua cửa sổ” trong công việc này? Ngay bây giờ, CoffeeHR sẽ đưa ra những phân tích về đào tạo nội bộ cũng như vai trò và quy trình đầy đủ để xây dựng được kế hoạch đào tạo nội bộ hiệu quả nhất!

1. Đào tạo nội bộ là gì?

Trước tiên chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm về “Đào tạo nội bộ doanh nghiệp”: Đào tạo nội bộ là những hoạt động nhằm tăng kết quả công việc của nhân sự trong doanh nghiệp thông qua việc cung cấp cho họ sự thành thạo kỹ năng hoặc kiến thức mới.

Đào tạo nội bộ chủ yếu tập trung vào phát triển các công việc hiện tại với phạm vi là cá nhân nhân sự và bắt buộc người trong nội bộ cần phải tham gia nếu có yêu cầu với mục đích khắc phục những kỹ năng bị thiếu hụt và phát triển những kỹ năng đang có. Đây là một công việc quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.

Xem thêm tại: phat-trien-to-chuc

2. 5 vai trò của đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp.

Với tầm quan trọng nhất định của mình, đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp có năm vai trò cốt yếu như sau:

1. Phát triển văn hóa doanh nghiệp, văn hóa tổ chức: Các quy trình đào tạo nội bộ bao gồm cả các khóa học trong đó thường có nhiều khóa học, đào tạo về các giá trị quy chuẩn của doanh nghiệp do chính doanh nghiệp tự xây dựng để phù hợp với tổ chức của mình. Từ đó không chỉ bồi dưỡng kiến thức cho thành viên trong công ty mà còn gây dựng được văn hóa học tập, khắc ghi duy trì tinh thần  cũng như bộ quy tắc của doanh nghiệp.
2. Nâng cao kỹ năng và năng lực: Đào tạo nội bộ là với tất cả cá thành viên trong công ty từ quản lý cấp cao cho đến nhân viên. Đào tạo nội bộ cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để nhân sự công ty thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả và phát triển năng lực, chuyên môn hóa kỹ năng để đáp ứng yêu cầu ngày càng phức tạp.
3. Tăng cường năng lực cạnh tranh: Khi nhân viên đã có đầy đủ kiến thức về kỹ năng và có năng lực, điều đó không chỉ hỗ trợ cho nhân sự mà sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh trên thị trường bằng cách có nhân viên thông thạo với công nghệ mới và phương pháp làm việc hiện đại. Tạo ra chỗ đứng vững chắc trên thị trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay.
4. Gia tăng sự hài lòng của nhân viên: Một doanh nghiệp có đào tạo nội bộ tốt bên cạnh các chính sách đãi ngộ sẽ là nơi giữ chân được nhân tài hiệu quả. Bởi đào tạo nội bộ nâng cao chuyên môn của nhân sự, cho họ hiểu rõ quy tắc, quy trình thăng tiến trong công việc tạo ra cơ hội để nhân viên phát triển sự nghiệp. Từ đó tăng cường động lực, sự cam kết của nhân sự đối với tổ chức. Nhân viên thường cảm thấy được đánh giá cao hơn và có cơ hội phát triển khi được đào tạo nội bộ.
5. Tiết Kiệm Chi Phí: Thay vì thuê mua các khóa học bên ngoài, thực hiện đào tạo nội bộ sẽ giảm được chi phí đào tạo không cần thiết bằng cách sử dụng nguồn nhân sự nội bộ đã có chuyên môn và nắm rõ quy trình đào tạo, chính sách định hướng của doanh nghiệp. Qua đó tối ưu hóa hiệu suất, hiệu quả của đội ngũ làm việc thông qua việc cung cấp đào tạo chính xác và có định hướng.

Tham khảo thêm tại: quy-trinh-dao-tao-nguon-luc-doanh-nghiep

3. Các hình thức đào tạo nội bộ.

Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn các hình thức đào tạo nội bộ để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức. Dưới đây là 3 hình thức thường được sử dụng nhất:

1. Đào tạo theo mục tiêu:

Gồm có 3 loại:

• Đào tạo hội nhập: Như nghĩa của từ “hội nhập” , đào tạo hội nhập là dành cho các nhân sự mới. Cung cấp cho họ những thông tin và kỹ năng cần thiết cho việc hòa nhập vào công việc, môi trường làm việc, doanh nghiệp và có định hướng rõ ràng ngay từ ban đầu.
• Đào tạo chuẩn hóa chức danh: Xem xét vị trí của nhân sự và đưa ra sự đào tạo phù hợp với từng cá nhân cần đào tạo. Khi nhân viên cần bổ sung năng lực, đào tạo theo chuẩn hóa kỹ năng nhằm giúp họ đủ kiến thức,  phẩm chất/thái độ phù hợp để thực hiện công việc.
• Đào tạo thăng tiến: dành cho nhân viên có nỗ lực, xuất sắc mong muốn tiến xa hơn trong việc hoạt động với tổ chức. Đào tạo thăng tiến giúp họ bổ sung thêm năng lực để thực hiện các công việc phức tạp và quan trọng hơn trong doanh nghiệp.

2. Đào tạo theo cách tổ chức:

Gồm 2 loại:

• Đào tạo trực tiếp: Với loại đào tạo này, người đào tạo và người học trực tiếp đối mặt, tương tác trao đổi với nhau. Việc học tập đào tạo trực tiếp này có thể sử dụng một số thiết bị kỹ thuật để giảng dạy nhưng vẫn duy trì sự đối mặt tương tác 2 chiều giữa hai bên.
• Đào tạo qua mạng internet: Đào tạo qua mạng internet là việc tổ chức khóa học được thực hiện qua mạng. Nội dung học tập được đưa lên mạng sau đó người học sẽ tải nội dung về nghiên cứu. Loại đào tạo này đỏi hỏi phải có sự tự giác cao từ nhân sự. Tuy nhiên người đào tạo và người được đào tạo vẫn có thể trao đổi thông tin với nhau qua mạng và triển khai hoạt động dạy và học.

3. Đào tạo theo định hướng nội dung:

Gồm có 2 loại:

• Đào tạo định hướng công việc: là xác định công việc của từng bộ phận nhân sự là gì rồi đưa ra định hướng, trang bị kỹ năng thực hiện loại công việc một cách cụ thể nhất. Với những doanh nghiệp là tập đoàn lớn có các công ty con, loại đào tạo này vẫn có thể được sử dụng kỹ năng ở các doanh nghiệp con khác nhau.
• Đào tạo định hướng doanh nghiệp: đào tạo theo định hướng doanh nghiệp sẽ trang bị kỹ năng, cách thức, phương
  pháp làm việc điển hình trong doanh nghiệp một cách chuẩn chỉ và nhân sự sẽ không bị nhầm lẫn với các văn hóa, định hướng của tổ chức khác.

4. Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ.

Quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp sẽ có các bước như sau:

1.  Phân tích nhu cầu đào tạo: Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ là phải xác định rõ được nhu cầu của việc đào tạo sắp diễn ra là gì, sau đó mới có được định hướng rõ ràng sau này. Công việc cụ thể trong bước này như sau: Xác định những kỹ năng, kiến thức và năng lực cần thiết cho các nhóm công việc khác nhau. Tiếp theo cần điều tra,  tìm ra những điểm yếu và cơ hội phát triển của nhân sự hiện tại để đào tạo.

2. Xây dựng chiến lược và nội dung đào tạo: Lúc này doanh nghiệp cần phát triển chiến lược đào tạo dựa trên nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của tổ chức và xác định loại hình đào tạo (chương trình, hội thảo, mentoring,…) phù hợp với mục tiêu đào tạo nội bộ. Tiếp theo đó, khi đã có chiến lược thì doanh nghiệp cần tạo nội dung đào tạo dựa trên các chiến lược và các mục tiêu đã được đề ra trước đó, cuối cùng thống nhất lại rồi chia thành những mục bài giảng, hoạt động, và tài nguyên học tập khác nhau sao cho hợp lý và đồng bộ.

3. Triển khai chương trình đào tạo: Ở bước 3 trong quy trình, lúc này quy trình bắt đầu được triển khai, công việc cần là là  xác định lịch trình và địa điểm cho các buổi đào tạo. Khi tất cả thông tin, địa điểm, nội dung đã hoàn tất, doanh nghiệp sẽ thông báo cho nhân viên về chương trình đào tạo nội bộ và đặt sẵn tài liệu cần thiết cho các nội dung. Là bước bắt đầu đi vào công việc thực tế, doanh nghiệp nên cẩn trọng và rà soát kỹ lưỡng để tránh sai sót đáng tiếc xảy ra.

4. Đánh giá và điều chỉnh: Đánh giá thực tế quy trình đào tạo diễn ra sau khi chương trình đào tạo hoạt động được một thời gian đầu. Lúc này người đào tạo, ban quản lý xây dựng quy trình tiến hành đánh giá tình hình trước, sau khi đào tạo để đo lường sự tiến triển và hiệu suất của nhân viên. Cuối cùng là thu thập phản hồi từ người học là nhân viên và dựa vào đó để điều chỉnh đào tạo nội bộ sao cho hợp lý.

5. Kiểm tra hiệu quả và khuyến khích, tạo cơ hội tự học và phát triển:

Trong hành trình đào tạo nội bộ, việc kiểm tra hiệu quả là như một bước quan trọng, như ánh sáng soi bóng cho hành trình phát triển. Doanh nghiệp không chỉ nên dừng lại ở việc đặt ra mục tiêu, mà còn cần đảm bảo rằng những mục tiêu đó đang được đạt đến một cách hiệu quả và bền vững. Quá trình kiểm tra không chỉ giúp đánh giá sự tiến triển của nhân viên mà còn là cơ hội để điều chỉnh và làm mới quy trình đào tạo.

Hơn nữa, việc khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình tự học và phát triển là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự mạnh mẽ. Cung cấp các nguồn tài nguyên nội bộ, như thư viện kiến thức, các khóa học trực tuyến, hoặc các buổi workshop chia sẻ kinh nghiệm, giúp tạo ra môi trường khuyến khích sự sáng tạo và khám phá.

Tổ chức cần tạo ra không khí mà nhân viên không chỉ là người học, mà còn là người chủ động tìm kiếm cơ hội học hỏi. Chính từ sự tự chủ này mà nhân viên có thể phát triển kỹ năng và kiến thức không chỉ để đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại mà còn để chuẩn bị cho những thách thức tương lai.

5. CoffeeHR tiến hành chuẩn hóa quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ.

Nắm bắt được tâm lý đó của các doanh nghiệp, CoffeeHR đã tiến hành chuẩn hóa quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp và đã có rất nhiều doanh nghiệp đạt được kết quả tốt không chỉ trong đào tạo nội bộ mà cả trong quản trị nhân lực tại công ty. Những tính năng đặc biệt chỉ có tại phần mềm của CoffeeHR mà bạn không thể bỏ lỡ:

• Quản trị theo vị trí công việc (Position Management): CoffeeHR có sơ đồ cơ cấu tổ chức công việc theo trật tự, có tổ chức. Với mô hình giúp hoạch định vị trí, xây rõ lộ trình thăng tiến phù hợp và định biên nhân sự doanh nghiệp,… cùng nhiều tính năng đặc biệt khác. Từ đó doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và xây dựng được đào tạo nội bộ phù hợp với công ty mình.
• Đào tạo tích hợp E – learning: tính năng đào tạo tích hợp E – learning không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá quy trình, khóa học, mức độ phù hợp của tổ chức với doanh mà còn có thể đưa ra nội dung đào tạo, thời gian đào tạo phù hợp,… theo mong muốn của doanh nghiệp, vô cùng hữu ích cho các tổ chức.
• Đánh giá quản trị hiệu suất: CoffeeHR không chỉ là một nền tảng đào tạo thông thường, mà còn là đối tác đáng tin cậy giúp tổ chức tạo ra những vòng đánh giá độc đáo và linh hoạt. Với sự đổi mới không ngừng, chúng tôi mang đến cho bạn trải nghiệm học tập chân thực và hiệu quả, bên cạnh việc có thể đánh giá qua lại, đa chiều giữa người học và người đào tạo, CoffeeHR còn giúp tạo vòng đánh giá theo văn hóa doanh nghiệp hay năng lực,… một cách linh hoạt theo yêu cầu tổ chức đặt ra.

Đào tạo nội bộ là trụ cột quan trọng và là một vấn đề được chú ý tận tâm trong mọi doanh nghiệp vì hiệu quả của quá trình đào tạo nội bộ chính là chìa khóa mở ra nguồn nhân lực mạnh mẽ. Nó không chỉ là cơ hội để nhân viên nắm bắt kiến thức và kỹ năng mới, mà còn là sự đầu tư cho sự phát triển bền vững của tổ chức. Qua việc đào tạo nội bộ một cách hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ tạo ra một đội ngũ nhân sự có năng lực mạnh mẽ mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và tích lũy tri thức nội bộ.

Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà nhân viên không chỉ đóng góp hiệu suất cá nhân mà còn hỗ trợ sự phồn thịnh và phát triển của toàn bộ doanh nghiệp. Trong bối cảnh thị trường ngày càng biến động, việc có một đội ngũ nhân sự được đào tạo thường xuyên giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với thách thức và cơ hội mới. Nó giống như việc xây dựng nền móng vững chắc, làm nơi mà tổ chức có thể đứng vững và thành công giữa những thách thức không ngừng và cạm bẫy thị trường.

Liên hệ:

Với hơn 10 năm đồng hành cùng 300+ doanh nghiệp trên 20+ lĩnh vực, CoffeeHR đã có rất nhiều kinh nghiệm cả về lý luận và thực tiễn trong việc xây dựng quy trình đào tạo nhân lực hiệu quả nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để có được giải pháp và sự hỗ trợ tận tình nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR