Tuyển dụng nhân sự là một quá trình quan trọng và không thể thiếu trong việc xây dựng và phát triển một tổ chức thành công. Việc chọn lựa những cá nhân phù hợp với vị trí công việc và văn hóa tổ chức có thể ảnh hưởng sâu sắc đến sự hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp. Trong thời đại đầy cạnh tranh và đa dạng của nguồn nhân lực, quy trình tuyển dụng đã trở nên phức tạp hơn bao giờ hết.
Bài viết này CoffeeHR sẽ cung cấp cho bạn đọc các bước trong một quy trình tuyển dụng nhân sự đặc biệt, thông minh và phù hợp có thể áp dụng với mọi doanh nghiệp.
1. Tìm hiểu chung về quy trình tuyển dụng nhân sự
1.1. Tuyển dụng nhân sự là gì?
Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và thu hút ứng viên tiềm năng để lấp đầy vào các vị trí công việc trong một tổ chức.
Quá trình tuyển dụng là một quá trình xác định các vị trí công việc đang cần tuyển dụng, phân tích các yêu cầu của công việc, xem xét hồ sơ, CV xin việc, sàng lọc và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Mục đích của hoạt động tuyển dụng nhân sự là tìm kiếm cho doanh nghiệp đội ngũ nhân viên tài năng và gắn bó lâu dài. Từ việc xây dựng chiến lược và lên kế hoạch tuyển dụng, nhà quản lý có thể tiếp cận và tuyển chọn những ứng viên phù hợp nhất gia nhập vào đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp.
Đồng thời, tuyển dụng nhân sự còn mang đến cho tổ chức những lợi ích tuyệt vời như:
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Quy trình tuyển dụng hợp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Giúp loại bỏ các ứng viên không phù hợp sớm trong quá trình, tránh làm mất thời gian cho việc phỏng vấn.
- Đảm bảo tính công bằng và đúng luật: Có quy trình tuyển dụng rõ ràng giúp đảm bảo tính công bằng trong việc xem xét và lựa chọn ứng viên. Giúp tránh việc phân biệt đối xử không công bằng và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tuyển dụng, chẳng hạn như pháp luật về lao động và phòng chống phân biệt đối xử.
- Nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc: Bằng cách tìm kiếm và tuyển dụng những ứng viên phù hợp, doanh nghiệp có khả năng nâng cao chất lượng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Những người phù hợp với vị trí công việc có khả năng thích nghi nhanh và đóng góp tích cực cho tổ chức.
- Giảm rủi ro: Quy trình tuyển dụng giúp giảm rủi ro liên quan đến việc tuyển dụng nhân sự. Điều này bao gồm việc đảm bảo tính trung thực của ứng viên và đảm bảo họ phù hợp với môi trường làm việc của tổ chức.
- Tạo dự trữ nhân sự: Quy trình tuyển dụng không chỉ dành cho việc lấp đầy vào các vị trí hiện tại mà còn giúp xây dựng dự trữ nhân sự cho tương lai. Bằng cách duy trì quy trình tuyển dụng liên tục, doanh nghiệp có thể dự phòng và sẵn sàng đối phó với sự thay đổi và mở rộng trong tương lai.
- Tạo thương hiệu nhà tuyển dụng hấp dẫn: Quy trình tuyển dụng cẩn thận và chuyên nghiệp có thể giúp tạo dựng hình ảnh tích cực về doanh nghiệp trên thị trường lao động. Điều này thu hút những ứng viên giỏi và động viên những người tài năng hiện tại trong tổ chức.
Xem thêm Video Bài học về tuyển dụng nhân sự
2. Các bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân sự của mỗi doanh nghiệp thường là việc xác định xem vị trí nào còn trống, cần được bổ sung. Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ thực hiện phân tích các đặc trưng của từng vị trí công việc bao gồm: yêu cầu về công việc, kỹ năng, chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết để đảm nhận vị trí này.
Ở bước này, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc như:
- Tìm ra vấn đề nhân sự của doanh nghiệp tại thời điểm đó, xác định xem có vấn đề gì tồn đọng chưa được giải quyết, ứng viên cần có năng lực, đặc điểm gì để phù hợp với vị trí đang cần tuyển dụng.
- Xác định xem khối lượng công việc cần làm có tăng lên khi tuyển dụng người mới không?
- Phân tích hiệu suất, liệt kê các phẩm chất, kỹ năng, trình độ mà doanh nghiệp đang bị thiếu hụt.
Bước 2: Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng của bạn
Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng là một khâu quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Đây là nền tảng quyết định độ thành công của toàn bộ quá trình.
Sự chuẩn bị cụ thể, chi tiết và hợp lý trong khâu này sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các bước tiếp theo. Mọi thông tin, từ lịch trình tuyển dụng, yêu cầu về ứng viên, thông báo tuyển dụng, cho đến mô tả công việc, đều cần phải được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và chi tiết.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Sau khi đã hoàn tất các công việc chuẩn bị cho quy trình tuyển dụng, bước tiếp theo nhà tuyển dụng cần thông báo đến ứng viên về thông tin tuyển dụng của mình. Việc thông báo này phải đảm bảo truyền tải ngắn gọn, súc tích nhưng những nội dung cơ bản đến các ứng viên theo cách tốt nhất và hiệu quả nhất.
Các thông báo tuyển dụng gửi đến ứng viên có rất nhiều cách, có thể thông báo trên trang website chính của công ty, trên trang mạng xã hội, các diễn đàn, hội nhóm, các trang tuyển việc làm, báo chí…Nhà tuyển dụng nên lựa chọn những phương tiện phổ biến nhất sao cho thông báo tuyển dụng đến các ứng viên, tuy nhiên cũng nên xem xét và cân nhắc các chi phí.
Bước 4: Tiếp nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ ứng viên
Trong quá trình này, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lựa chọn ứng viên từ danh sách xin việc. Có vô số những vấn đề xảy ra đòi hỏi nhà tuyển dụng phải có chiến lược giải quyết cụ thể và hiệu quả chẳng hạn như thông qua 4 bước sau:
- Chọn lọc hồ sơ đáp ứng yêu cầu tối thiểu của công việc.
- Phân loại nhóm hồ sơ ưu tiên bằng việc xem xét chứng chỉ, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn, trình độ kỹ thuật cũng như các kỹ năng khác của ứng viên xem có đáp ứng yêu cầu công việc không.
- Chọn ra những ứng viên đáp ứng 2 tiêu chí trên.
- Thống kê và đánh dấu các mục ứng viên cần trình bày rõ hơn khi tham gia phỏng vấn.
Bước 5: Thử việc
Sau quá trình chọn lọc được những ứng viên phù hợp, các ứng viên sẽ được nhận vào tập sự thử việc.
Trong quá trình này, nhà tuyển dụng sẽ đặt những câu hỏi nhằm khai thác năng lực, tiềm năng và kĩ năng của các ứng viên. Những bài kiểm tra trắc nghiệm sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá đúng trình độ chuyên môn thực tế của các ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể kiểm tra IQ, test ngoại ngữ, kiến thức chuyên ngành, … từ đó tìm ra những ứng viên xuất sắc, quá trình này đòi hỏi nhà tuyển dụng theo dõi sát sao và công bằng.
Đồng thời, các ứng viên sẽ được nhà tuyển dụng cung cấp đầy đủ thông tin về lương, chế độ làm việc, quyền lợi, phúc lợi và ứng viên sẽ quyết định có làm hay không.
Bước 6: Quyết định tuyển dụng
Đây là bước cuối cùng trong quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Sau thời gian thử việc của các ứng viên, nhà tuyển dụng cần đưa ra các quyết định chính thức và thông tin tới ứng viên. Khi đậu phỏng vấn, không thể hoàn toàn đảm bảo là ứng viên sẽ chấp nhận lời đề nghị làm việc của công ty. Tuy nhiên, nếu ứng viên đã kiên nhẫn hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ và chờ đợi thông qua quá trình lựa chọn, tỷ lệ chấp nhận lời đề nghị là rất cao.
Các công việc nhà tuyển dụng cần làm trong khâu đánh giá và tuyển dụng:
- Xác minh lại khả năng sẵn sàng nhận việc của ứng viên.
- Gửi lời mời nhận việc đến ứng viên, đồng thời thông báo thời gian gia nhập công ty.
Xem thêm: Nội dung, tiêu chí và mẫu của thư mời nhận việc thu hút ứng viên chuẩn nhất
Sau khi hoàn thành xong các công đoạn, cần có sự họp bàn và đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng. Những gì đã đạt được như mục tiêu ban đầu, những gì chưa đạt được cần bổ sung hoặc có kế hoạch bổ sung cần thiết.
3. Một số hình thức tuyển dụng phổ biến
3.1 Tuyển dụng nội bộ
Tuyển dụng nhân sự nội bộ là hình thức phổ biến và hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, dựa trên hình thức sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp làm ứng cử viên (với các vị trí cao hơn) hoặc làm nguồn kết nối giới thiệu việc làm. Hình thức tuyển dụng này vừa giúp doanh nghiệp tìm được nguồn ứng viên chất lượng mà còn tiết kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng.
Ưu điểm:
- Dễ dàng trong việc đánh giá nhiều khía cạnh của ứng viên: lòng trung thành, khả năng, thái độ và tinh thần làm việc.
- Tiết kiệm ngân sách đáng kể so với các hình thức tuyển dụng nhân sự khác.
- Tiết kiệm thời gian cho việc chuẩn bị và phỏng vấn.
- Ứng viên không phải trải qua giai đoạn làm quen và hòa nhập với môi trường.
- Hạn chế tối đa tình trạng “nhảy” việc hay còn gọi là chảy máu chất xám trong doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Tạo ra hiệu ứng “gợn sóng”, dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân lực. Bởi lẽ, doanh nghiệp sẽ mất thời gian để tìm nhân sự lấp vào vị trí trống cho nhân viên đã thăng chức.
- Giảm tính đa dạng so với các hình thức tuyển dụng nhân sự khác.
- Nhân viên được chọn đã quen làm việc theo một phong cách cứng nhắc nên khó tạo ra sự đổi mới.
- Nếu không lựa chọn đúng người dễ dẫn đến nguy cơ mâu thuẫn trong nội bộ.
3.2 Quảng cáo trên các website tuyển dụng
Sử dụng các website tuyển dụng để chiêu mộ ứng viên, sàng lọc CV ứng viên và tuyển dụng nhân sự phù hợp. Đây là cách thức tuyển dụng mang lại hiệu quả mạnh mẽ với khả năng tiếp cận rộng rãi, chi phí tuyển dụng thấp.
Nhược điểm của hình thức tuyển dụng nội bộ chính là thế mạnh của tuyển dụng qua website. Đó là tạo ra một nguồn nhân lực mới với nhiều tiềm năng khai thác về tính đa dạng, sự sáng tạo trong phong cách làm việc.
3.3 Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội
Mục tiêu chung của tuyển dụng trên mạng xã hội là xây dựng một nguồn nhân lực lớn, chất lượng cao. Quá trình tuyển dụng trên mạng xã hội mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:
- Tiếp cận số lượng lớn ứng viên: Hệ thống cơ sở dữ liệu trên các trang mạng xã hội được cập nhật thường xuyên, liên tục, lượng người truy cập mỗi ngày rất lớn nên việc tiếp cận thông tin sẽ nhanh chóng, dễ dàng. Điều này cho phép nhà tuyển dụng tiếp cận ứng viên với số lượng lớn, thúc đẩy quá trình tuyển dụng nhanh chóng, hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí tuyển dụng: Thời gian tiếp cận các ứng viên nhanh chóng, tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc phải liên kết với các bên thứ 3 như: Headhunter, công ty tuyển dụng
- Là kênh Marketing hữu hiệu: Ngoài mục đích tuyển dụng, mạng xã hội còn là kênh quảng bá thương hiệu được đánh giá cao cho doanh nghiệp. Mặt khác, thông qua việc tuyển dụng, doanh nghiệp có cơ hội truyền tải nhiều thông điệp, thông tin về doanh nghiệp đến nhiều đối tượng, nâng cao mức độ phủ sóng thương hiệu cho doanh nghiệp.
Xem thêm: 5 Bước để Doanh nghiệp hoàn thành và rút ngắn thời gian tuyển dụng
3.4 Tham gia các sự kiện tuyển dụng
Việc tham gia các sự kiện tuyển dụng giúp làm tăng độ nhân diện của thương hiệu, xây dựng sự hiện diện của thương hiệu tại địa phương, và tiếp cận được với nhiều ứng viên tiềm năng. Để đạt được hiệu quả tuyển dụng trong sự kiện, nhà tuyển dụng phải chuẩn bị chiến lược của mình thật kỹ lưỡng.
Tùy vào quy mô, cơ cấu doanh nghiệp để áp dụng một hoặc nhiều phương thức tuyển dụng trên để đạt được tối đa hiệu quả tuyển dụng. Bên cạnh việc áp dụng những hình thức trên thì doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý tuyển dụng để nâng cao hiệu suất tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình tuyển dụng. Vậy phần mềm quản lý tuyển dụng mang đến những lợi ích gì cho người dùng, cùng CoffeeHR khám phá ngay ở nội dung dưới đây nhé.
Xem thêm: 2 Phương thức tuyển dụng giúp doanh nghiệp đạt được cả về chất và lượng
4. Tuyển dụng nhanh chóng với phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng không đơn thuần là tuyển lao động làm việc, mà là tìm kiếm những ứng viên tài năng gắn bó lâu dài, góp phần tạo dựng thành công của tổ chức. Do đó, doanh nghiệp cần phải xây dựng và chuẩn hóa quy trình thật hiệu quả.
Để giúp doanh nghiệp giải quyết những thách thức trong chuyển đổi số, CoffeeHR mang đến giải pháp phần mềm quản trị, tuyển dụng nhân sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.
Phần mềm quản lý tuyển dụng của CoffeeHR mang lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp:
- Sử dụng phần mềm tự động hóa, rút ngắn quy trình tuyển dụng và quản lý dữ liệu ứng viên theo hệ thống thông minh.
- Quản lý tập trung và đồng nhất nguồn ứng viên: dễ dàng tiếp cận tệp ứng viên tiềm năng qua đa kênh Vietnamwork, TopCV, Careerbuilder,… Dữ liệu ứng viên từ các nguồn trên tự động chuyển giao về hệ thống lưu trữ. Tạo CV Pool theo các phân khúc ứng viên khác nhau. Tìm kiếm các ứng viên phù hợp từ công cụ tìm kiếm và từ khóa.
- Tương tác đa chiều, tiết kiệm thời gian soạn thảo nhiều lần nhờ tính tự động hóa điền dữ liệu, thông tin trước khi gửi Offer Letter, thư mời phỏng vấn.
- Báo cáo & phân tích thông minh: Dễ dàng hoạch định chiến lược tuyển dụng qua hệ thống Báo cáo phân tích, đo lường từ CoffeeHR: Chấm điểm, xếp loại ứng viên theo bộ tiêu chí. Đo lường chi phí , số lượng ứng viên từ các kênh tuyển dụng. Báo cáo về tỷ lệ chuyển đổi của các vị trí tuyển dụng. Đánh giá hiệu suất của nguồn tuyển dụng. Xuất báo cáo ra file PDF.
CoffeeHR có thể bao trọn phần lớn những nghiệp vụ của tuyển dụng từ Thu thập hồ sơ ứng viên, Sàng lọc CV, So sánh đánh giá tới báo cáo hiệu quả và đưa ra các phân tích, Dự báo tuyển dụng.
Bỏ đi các thủ tục rườm tà, tăng tốc tuyển dụng, lựa chọn nhân tài chất lượng, hãy lựa chọn để CoffeeHR đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp bạn! Đăng ký nhận tư vấn và DEMO giải pháp ngay HÔM NAY!
Liên hệ:
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng 300+ doanh nghiệp ở 20+ lĩnh vực. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR
