Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết các nhân viên một cách hiệu quả. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Cùng CoffeeHR tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là hoạt động cung cấp các nội dung và thông điệp cần thiết đến các cá nhân, bộ phận trong Doanh nghiệp vào đúng thời điểm. Đây là kênh truyền thông nội bộ liên quan đến sự tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau và giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp.
Các hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ
Có 4 sự nhầm lẫn về nhận định giữa truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự:
- Truyền thông nội bộ chính là văn hóa doanh nghiệp
- Truyền thông nội bộ và PR in-house là một
- Nhầm lẫn truyền thông nội bộ với hoạt động quản lý nhân sự
- Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ là tổ chức sự kiện, văn nghệ nội bộ
Truyền thông nội bộ chính là văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là tinh hoa, tài sản, và còn là hình ảnh của một doanh nghiệp, tổ chức. Trong đó, nhân viên chính là các cá nhân nắm giữ và thể hiện những điều đó. Truyền thông nội bộ chỉ là việc truyền thông lại văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên và hỗ trợ họ duy trì nó, chứ đó không phải là nguồn gốc thiết lập lên văn hóa doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ và PR in-house là một
PR in-house hiểu đơn giản là đội ngũ PR của một doanh nghiệp cụ thể, giống như là phiên dịch in-house hay marketing in-house. PR in-house Doanh nghiệp dùng PR in-house chủ yếu để phân biệt đội ngũ PR trong doanh nghiệp với các đơn vị PR bên ngoài. Truyền thông nội bộ chính là một phần của PR in-house.
Nhầm lẫn truyền thông nội bộ với hoạt động quản lý nhân sự
Các công việc của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm: xây dựng chiến lược truyền thông để tạo sự gắn kết giữa các nhân viên, tổ chức các sự kiện nội bộ, biên tập và xuất bản ấn phẩm lưu hành trong công ty,… Về công tác quản lý nhân sự lại bao gồm những công việc liên quan đến con người như: tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên và nhân viên, tổ chức và quản lý các khóa đào tạo nội bộ, quản lý văn phòng phẩm,…
Nhìn chung, nếu quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ nhân tài và quản lý nhân viên trong doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công tác truyền thông lại văn hóa doanh nghiệp và gắn kết các nhân viên lại với nhau.
Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ là tổ chức sự kiện, văn nghệ nội bộ
Như đã giải thích rõ ở trên, tổ chức sự kiện hay các chương trình văn nghệ nội bộ chỉ là một phần công việc. Truyền thông nội bộ cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Phổ cập các thông tin về chính sách, văn hóa của Doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin về tình hình hiện tại của Doanh nghiệp đến toàn thể nhân viên như tình hình kinh doanh, các sự kiện, phúc lợi, chính sách,…
- Xây dựng, củng cố và duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ.
Như vậy, chúng ta cần hiểu rằng hoạt động truyền thông nội bộ không hề đơn giản.
4 Vai trò của truyền thông nội bộ
Sau đây là các vai trò của truyền thông nội bộ cần có đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Làm rõ được tầm nhìn, giá trị và văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên
Truyền thông nội bộ giúp các nhân viên củng cố lại tầm nhìn, giá trị và văn hóa của doanh nghiệp, tổ chức. Từ đó, nhân viên có thể tiếp tục truyền tải những thông tin này ở trong nội bộ công ty hoặc ra bên ngoài.
Các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều được truyền thông nội bộ bám sát. Điều này tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình hiện tại của đơn vị mình. Đồng thời mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.
Phần mềm quản lý tổ chức nhân sự Coffeehr
Thông tin truyền đạt minh bạch, đa chiều
Nhờ được cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình. Từ đó biết được mình cần làm gì và có kế hoạch chủ động hơn trong công việc của chính mình. Bên cạnh đó, các phòng ban sẽ phối hợp với nhau nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, cũng như mâu thuẫn nội bộ, trong trường hợp các kênh thông tin được để chế độ công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ.
Thông qua truyền thông nội bộ, các thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận phòng ban, tạo được sự liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.
>>> Xem thêm:
- 13 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến mới nhất 2022 [Tải về]
- Hợp đồng điện tử có đặc điểm gì? Các đặc điểm của hợp đồng điện tử
Nâng cao sự đoàn kết
Sự thống nhất trong nội bộ là yếu tố cốt lõi để làm nên sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh chưa hẳn là toàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ với nhau giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với lãnh đạo và ngược lại. Doanh nghiệp cần cho nhân viên của mình thấy được mục tiêu chính là sợi dây gắn kết, để tất cả cùng thấy có lợi và nghĩ đến cái chung. Và điều kiện để tạo nên sự đoàn kết này chính là sự thấu hiểu – một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ.
Có thể nói sức mạnh tập thể của doanh nghiệp được tạo nên từ truyền thông nội bộ.
Giữ chân và thu hút nhân tài
Nếu truyền thông nội bộ tốt, các nhân viên sẽ yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn trong công việc cũng như giao tiếp nội bộ. Người lãnh đạo thông thái là người biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “người nhà” của mình thành những nhà PR. Thay vì để họ tụm năm tụm ba bàn tán tiếng xấu ra vào, hãy để họ nhắc đến nơi làm việc của mình với một niềm tự hào. Hiện nay có những nhân viên dù được công ty dù trả lương cao nhưng họ vẫn lựa chọn đến nơi làm việc khác. Bởi tuy lương thấp hơn nhưng tinh thần làm việc của họ thoải mái, cảm giác được trân trọng.
Song song với truyền thông nội bộ, những văn hóa nội bộ tốt đẹp cũng được xây dựng lên trong mắt những nhân viên trong và ngoài công ty. Như vậy truyền thông nội bộ có thêm một lợi ích khác đó là thúc đẩy tuyển dụng, vì một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút nhiều nhân lực.
Tầm quan trọng của việc xây dựng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả
>> Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì và cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh
Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong doanh nghiệp?
Trong một doanh nghiệp, ai sẽ nhà người giữ trách nhiệm truyền thông nội bộ? Phòng PR, phòng nhân sự hay cần lập hẳn một bộ phận truyền thông nội bộ? Đây là một trong những câu hỏi khiến nhiều người thắc mắc bởi mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có những công việc đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ.
Phòng PR có chuyên môn về truyền thông cũng như biết cách làm sao để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, phòng nhân sự lại là bộ phận trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp. Họ nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên. Vậy cuối cùng trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về ai?
Rất may là đã có câu trả lời cho sự tranh cãi này. Theo như tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karina & Box tại Anh, 53% người được hỏi trong số 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại đã trả lời rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần trong công tác quản lý và chiến dịch nhân sự.
Xét cho cùng, điều này cũng đúng thôi, vì công tác quản lý nhân sự chính là lấy nhân viên làm trung tâm. Còn đối với những người làm truyền thông, đặc biệt là với những ai có xuất phát từ ngành này, đôi khi lại cảm thấy rất lạ lẫm với tiếng nói của nhân sự cũng như hành động trong tổ chức.
Tóm lại, để công tác truyền thông nội bộ có thể đạt hiệu quả nhất, cho dù có chọn cách nào đi chăng nữa thì doanh nghiệp cũng nên chọn ra một nhân viên có kinh nghiệm hoặc chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần liên quan đến nhân sự, phải hiểu rõ các vấn đề đang có trong nội bộ công ty và đặc biệt cần phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để từ đó doanh nghiệp có thể tiếp thu những đóng góp của họ vào quá trình ra quyết định ngay từ đầu.
Ứng dụng phát triển nguồn lực nhân sự Coffeehr
3 Kỹ năng người làm truyền thông nội bộ cần có?
Người làm truyền thông nội bộ không phải là người đi đàn áp tâm trí hay có những chiêu trò tâm lý đối với nhân viên. Họ cũng không phải là người đấu tranh vì quyền lợi nhân viên. Mà họ là người trung gian giúp kết nối các thành viên lại gần nhau hơn.
Hoạt động truyền thông nội bộ chung quy lại vẫn là xoay quanh Tâm – Tình con người. Do đó, có 3 kỹ năng quan trọng nhất cần có trong truyền thông nội bộ chính là: xây dựng mối quan hệ trong nội bộ, lên kế hoạch và sáng tạo.
Tạo mối quan hệ tốt với nhân viên trong nội bộ
Để có thể đưa ra kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả cho doanh nghiệp, người làm truyền thông cần biết lắng nghe những mong muốn, nguyện vọng của các thành viên. Bởi khi đã hiểu nhau thì mọi vấn đề sẽ được giải quyết dễ dàng. Ngoài ra, “đặc quyền” của người làm truyền thông nội bộ là kết nối mọi người lại với nhau. Vì vậy, hãy mạnh dạn trở thành “cầu nối” kéo khoảng cách của các thành viên lại gần nhau, giúp tập thể đoàn kết hơn.
Lập kế hoạch /lên chiến lược
Người làm truyền thông nội bộ có trách nhiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ của doanh nghiệp. Vì vậy, việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn xác định được những việc cần phải làm, tránh trường hợp “không biết làm gì” hoặc xảy ra sai sót, giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cho các hoạt động truyền thông nội bộ.
>>> Đừng bỏ lỡ:
- 5 Chức năng quản trị doanh nghiệp nhà quản trị cần phải biết
- 10 Phần mềm quản lý doanh nghiệp đơn giản, giúp vận hành mượt mà
Sáng tạo
Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ là cung cấp thông tin cần thiết đến mọi người hoặc tổ chức các hoạt động, sự kiện, kỷ niệm. Vì vậy, người làm truyền thông nội bộ cần phải luôn sáng tạo và có nhiều ý tưởng mới lạ để thu hút sự chú ý, quan tâm của các thành viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra, còn cần có các kỹ năng khác như: thuyết trình, phân tích, giải quyết vấn đề, thành thạo tin học văn phòng…
Truyền thông nội bộ đóng vai trò vô cùng to lớn trong sự phát triển của Doanh nghiệp. Vì thế, các nhà lãnh đạo cần thay đổi tư duy, bắt kịp xu thế và coi trọng công tác truyền thông nội bộ hơn.
Qua bài viết trên, CoffeeHR hy vọng có thể giúp các bạn hiểu rõ hơn về truyên thông nội bộ và vai trò của nó cũng như có thêm nhiều lưu ý khi làm truyền thông nội bộ.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Nhận DEMO FREE Phần mềm Quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
