Thư từ chối ứng viên là một văn bản khá quan trọng đối với các nhà tuyển dụng. Đây cũng như là một lời thông báo lịch sự hay cũng chính là sự chia sẻ khéo léo với các ứng viên không đáp ứng tiêu chí đề ra. Chính điều này sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp và bộ mặt cho cả ban tuyển dụng lẫn doanh nghiệp. Hãy cùng CoffeeHR tham khảo 5 mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp trong quá trình tuyển dụng dưới đây nhé!
Thư từ chối ứng viên là gì?
Thư từ chối ứng viên là một mẫu văn bản được nhà tuyển dụng gửi đến cho những ứng viên không trúng tuyển hoặc không được chọn vào giai đoạn tiếp theo trong quy trình tuyển dụng nhân sự.
» Xem thêm: 7 Mẫu bảng mô tả công việc chi tiết cho các ngành nghề thông dụng
Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên?
Thư từ chối ứng viên được đánh giá là khá cần thiết cho mọi doanh nghiệp trong tuyển dụng nhân sự. Lý do để các nhà tuyển dụng không được bỏ qua bước gửi thư từ chối hay thư hồi đáp vì:
- Mọi ứng viên đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng: Sẽ thật khá tồi tệ nếu như ứng viên đã dành thời gian và công sức bản thân gửi hồ sơ xin việc hoặc tham gia phỏng vấn, và sau đó không nghe được tin tức gì từ doanh nghiệp.
- Để lại ấn tượng tốt nhất cho ứng viên: Khi nhà tuyển dụng thể hiện sự trân trọng với ứng viên của họ thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp. Điều này góp phần để lại ấn tượng tốt cho ứng viên. Họ có thể chia sẻ phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp của bạn, cũng như việc làm được doanh nghiệp đăng tuyển.
- Giúp ứng viên hoàn thiện hơn: Khi nhà tuyển dụng gửi một lá thư với những phản hồi hữu ích và trung thực. Lá thư sẽ giúp họ có thêm những đánh giá kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng của bản thân. Nhằm để họ hiểu và hoàn thiện thiện bản thân hơn. Điều này cũng sẽ là cơ hội giúp họ trở thành một ứng viên phù hợp nếu một cơ hội việc làm mới từ chính doanh nghiệp của bạn.
» Xem thêm: 10 Bộ câu hỏi phỏng vấn hay nhất dành cho nhà tuyển dụng
Những nội dung quan trọng của thư từ chối ứng viên
Một số nội dung quan trọng của thư từ chối ứng viên dưới đây, hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu.
Thông tin cá nhân của ứng viên
Khi viết thư từ chối cho một ứng viên nào đó, bạn hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này giúp thể hiện rằng bạn thực sự dành thời gian cho họ.
Lời cảm ơn
Lời cảm ơn vì ứng viên đã dành thời gian quan tâm và nộp hồ sơ tới công ty của bạn là cần thiết. Hãy luôn luôn cảm ơn họ vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển.
Hoặc bởi vì đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Lời cảm ơn không chỉ là lịch sự, mà nó còn thể hiện rằng bạn trân trọng thời gian và sự cố gắng của ứng viên.
Phản hồi từ nhà tuyển dụng
Lời phản hồi là khá quan trọng. Bạn cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng những lý do tại sao ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo của khâu tuyển dụng. Ứng viên thường đánh giá cao hơn những phản hồi từ phía nhà tuyển dụng.
Bạn hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết nhất vì sao bạn quyết định từ chối họ. Điều này cũng có thể góp phần giúp họ phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai.
» Xem thêm: 7 mẫu thư trả lời ứng viên chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng
Lời mời ứng tuyển lại
Trường hợp bạn thấy rằng ứng viên đó phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Hoặc họ phù hợp với một vị trí việc làm khác, bạn hãy cho họ biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội. Tuy nhiên, trường hợp bạn thấy đó không phải một ứng viên tiềm năng, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua phần này.
Sau đây là 5 mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế nhất:
Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp và tinh tế nhất
Bạn sẽ có những mẫu thư từ chối khác nhau tùy từng trường hợp khác nhau. Hãy cùng CoffeeHR tham khảo một số mẫu dưới đây nhé!
Ứng viên không được mời phỏng vấn
Tất nhiên, bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho các ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn. Nhưng thật buồn nếu họ không nhận được phản hồi, họ sẽ không biết liệu bạn có nhận được hồ sơ hay liệu họ có đang được cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn.
Thắc mắc rằng không biết liệu họ đã bị từ chối hay quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường. Đa số ứng viên sẽ không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ. Bởi họ sợ rằng điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới cơ hội được chọn.
Mẫu tham khảo:
Gửi [tên_ứng_viên],
Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với công ty [tên công ty] và vị trí [tên vị trí việc làm]. Sau khi xem xét các hồ sơ đã nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.
Ban tuyển dụng đánh giá khá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và chúng tôi mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.
Trân trọng,
[Bộ phận tuyển dụng].
» Tìm hiểu thêm: Đánh giá nhân viên: Tự động hóa và Tăng độ chính xác bằng CoffeeHR
Ứng viên trượt vòng phỏng vấn
Mỗi một quy trình tuyển dụng có thể bao gồm nhiều hơn là một vòng phỏng vấn. Những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên, họ xứng đáng nhận được một lá thư từ chối mang nhiều tính cá nhân hơn.
Lưu ý bạn hãy đảm bảo rằng bạn không đồng thời gửi cho họ thêm một thông báo không trúng tuyển. Tất cả những sự cố gắng thể hiện sự trân trọng, lời cảm ơn hay cổ vũ của bạn sẽ không được ghi nhận.
Mẫu tham khảo:
Gửi [tên_ứng_viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian quý báu tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đánh giá rất cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [tên công ty] cùng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và lời cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.
Tuy nhiên, chúng tôi [Tên_công_ty] đã phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng và quyết định đi tiếp với họ tại thời điểm này. Chúng tôi [Tên_công_ty] đã cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.
Chúng tôi [Tên_công_ty] sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi doanh nghiệp có bất kỳ một cơ hội nào phù hợp trong tương lai.
Chúc bạn gặp nhiều may mắn trong quá trình tìm việc làm phù hợp nhất.
Trân trọng,
[Tên nhà tuyển dụng].
» Tham khảo thêm: 5 Mẫu thư mời nhận việc chuẩn nhất cho nhà tuyển dụng 2022
Ứng viên có khả năng được chọn cao nhưng không trúng tuyển
Trường hợp ứng viên lọt top những người có khả năng cao được chọn. Họ sẽ có thể tự nhận thức được điều đó. Do vậy, ứng viên có thể bị thất vọng khi nhận được tin xấu.
Cùng với thư từ chối, bạn cũng có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và cảm ơn. Bạn cũng nên khuyến khích ứng viên đó giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai gần.
Mẫu tham khảo:
Gửi [tên_ứng_viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian quý báu tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi [Tên_công_ty] đã thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi [Tên_công_ty] quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.
Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi [Tên_công_ty] đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi [Tên_công_ty] rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.
Chúng tôi [Tên_công_ty] tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi [Tên_công_ty] sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì về điều này.
Chúc bạn thành công.
Trân trọng,
[Tên nhà tuyển dụng].
Mẫu thư từ chối ứng viên thông dụng khác
Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng có thể gửi một số mẫu thư từ chối phỏng vấn được dùng cho nhiều trường hợp khác nhau tham khảo dưới đây.
Mẫu tham khảo 1:
Thân gửi …………….(tên_ứng_viên)!
Cảm ơn bạn đã gửi hồ sơ đến ban nhân sự của công ty [Tên_công_ty] với vị trí việc làm……Qua đánh giá hồ sơ/kết quả buổi phỏng vấn chúng tôi [Tên_công_ty] nhận thấy một số điểm bạn chưa phù hợp với yêu cầu của chúng tôi. Do vậy, chúng tôi [Tên_công_ty] rất lấy làm tiếc, tuy nhiên chúng tôi [Tên_công_ty] sẽ giữ hồ sơ để có thể liên lạc lại cùng bạn trong thời gian với nhu cầu tuyển dụng mới, phù hợp hơn.
Chúc bạn may mắn và sớm tìm được công việc phù hợp với sở trường của mình.
Trân trọng,
Ký tên
(Bộ phận tuyển dụng).
Mẫu thư từ chối khác
Mẫu tham khảo 2:
Thân gửi …………..- [tên_ứng_viên] thân mến,
Lời đầu, chúng tôi [Tên_công_ty] gửi lời cảm ơn chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [tên vị trí].
Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi [Tên_công_ty] đánh giá cao những kiến thức và kinh nghiệm đã có của bạn. Song thật tiếc vì bạn thực sự phù hợp với công việc mà chúng tôi [Tên_công_ty] cần.
Hy vọng có cơ hội được hợp tác với bạn trong những lần tuyển dụng trong thời gian tới!
Chúc bạn thành công!
Trân trọng,
Ký tên
(Bộ phận tuyển dụng).
Cách viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp
Kết luận
Với mẫu thư từ chối ứng viên trên đây, hy vọng rằng các nhà tuyển dụng có thể tham khảo, lựa chọn và điều chỉnh để trở thành lời chia sẻ phù hợp nhất. Đồng thời, thư từ chối cũng sẽ đảm bảo phép lịch sự và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với các ứng viên.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
