Thiết kế tổ chức là một khía cạnh quan trọng của quản lý doanh nghiệp. Được xem là nền tảng để xây dựng một cơ cấu hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững, thiết kế tổ chức đòi hỏi sự suy nghĩ chiến lược và sáng tạo. Từ việc xác định cấu trúc tổ chức, phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm, đến việc tạo ra môi trường làm việc thúc đẩy đổi mới và sự phát triển cá nhân.
Trong bối cảnh của thị trường đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc nghiên cứu và áp dụng các phương pháp thiết kế tổ chức hiện đại trở nên càng quan trọng hơn bao giờ hết. Vậy trong thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần chú ý những yếu tố gì? Cùng CoffeeHR tìm hiểu trong bài viết sau.
1. Thiết kế tổ chức và các nhân tố chính của thiết kế tổ chức
1.1 Thiết kế tổ chức là gì?
Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng và định hình cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược kinh doanh và điều kiện môi trường thực tế của tổ chức, nhằm mục đích tối ưu bộ máy vận hành để đạt được mục tiêu.
Quá trình thiết kế tổ chức bao gồm những vấn đề như mục tiêu hoạt động, phạm vi quyền hạn, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, cách thức vận hành, các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ đối với từng vị trí chức danh trong tổ chức.
Thiết kế tổ chức từ lâu đã được coi là công việc khô khan và phức tạp. Theo khảo sát của McKinsey & Company, chưa đến 25% nỗ lực thiết kế lại công ty thành công, 44% sau đó bị quá tải, một phần tư không đạt được mục tiêu hoặc hiệu quả hoạt động của công ty không cải thiện.
Người lãnh đạo cần phải có tư duy toàn diện về hệ thống, cấu trúc, con người, thước đo hiệu suất, quy trình, văn hóa và kỹ năng để thực hiện thành công.
1.2 Các loại thiết kế tổ chức
Thiết kế Tổ chức thường được chia thành hai phong cách riêng biệt:
| Đặc điểm | Cấu trúc thứ bậc | Cấu trúc hữu cơ |
| Sự phức tạp | Cao – với trọng tâm là phân tách theo chiều ngang thành các chức năng, phòng ban và bộ phận | Thường thấp hơn – ít khác biệt hóa hơn, và ít phân tách chức năng |
| Hình thức | Cao – rất nhiều tuyến kiểm soát và trách nhiệm được xác định rõ ràng | Thấp hơn – không có hệ thống phân cấp thực sự, ít phân chia trách nhiệm chính hơn |
| Sự tham gia | Thấp – nhân viên ở cấp dưới của tổ chức ít tham gia vào việc quyết định | Cao hơn – nhân viên cấp thấp hơn có ảnh hưởng nhiều hơn đến người ra quyết định |
| Giao tiếp | Từ trên xuống – thông tin bắt đầu ở trên cùng và truyền xuống nhân viên | Ngang hàng – dưới lên và trên xuống, thông tin chảy trong tổ chức và ít rào cản hơn |
1.3 Tác động của thiết kế tổ chức
Thiết kế tổ chức liên quan đến việc thực hiện các cấu trúc và hệ thống tổ chức phù hợp với các chiến lược cốt lõi của công ty.
Thông thường, việc thiết kế tổ chức xảy ra khi một doanh nghiệp đang phát triển hoặc cần giảm quy mô. Tuy nhiên, nó cũng có thể là do sự thay đổi trong lãnh đạo, chiến lược, hoặc do những thay đổi trong môi trường rộng lớn hơn của tổ chức mà nó hoạt động.
Thiết kế tổ chức hiệu quả có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích bao gồm:
- Ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn
- Chất lượng hàng hóa và dịch vụ được cải thiện
- Tăng lợi nhuận
- Quan hệ khách hàng tốt hơn
- Điều kiện làm việc an toàn hơn
- Một lực lượng lao động hạnh phúc hơn, có động lực hơn
- Chuẩn bị tốt hơn cho những thách thức trong tương lai
Một bộ máy cụ thể đã thành công trong quá khứ, điều đó không có nghĩa là nó sẽ vẫn như vậy mãi mãi. Khi các doanh nghiệp phát triển và khi thế giới xung quanh thay đổi, điều quan trọng là doanh nghiệp phải theo dõi sát sao cách tổ chức.
Và khi nó không còn phù hợp với mục đích, đó là thời điểm để đưa một giai đoạn mới của Thiết kế Tổ chức vào hoạt động.
Đọc thêm: Thiết kế bảng chấm công tự động bằng excel như thế nào?
2. Phương pháp thiết kế tổ chức theo mô hình 7S
2.1 Mô hình 7S là gì?
Mô hình McKinsey 7S là một trong những công cụ hoạch định chiến lược phổ biến nhất. Các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình này để phân tích các yếu tố bên trong có ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức.
7S là gì? 7S là viết tắt của 7 nhân tố bắt đầu bằng chữ cái S bao gồm Shared Value, Structure, Systems, Style, Staff, Strategy và Skills.
Mô hình chia 7 yếu tố này thành hai loại:
- Các yếu tố để xác định bao gồm: Strategy, Structure và System. Đây là các yếu tố dễ được xác định hơn và có thể bị ảnh hưởng trực tiếp bởi ban lãnh đạo của tập đoàn.
- Các yếu tố khó xác định gồm: Shared Value, Skills, Style và Staff. Những yếu tố này khó xác định hơn vì chúng ít hữu hình hơn và cũng quan trọng không kém các yếu tố khác.
Tổ chức có thể sử dụng mô hình 7s để thực hiện thành công các chiến lược mới và phân tích cách các bộ phận quan trọng khác nhau trong tổ chức của bạn hoạt động cùng nhau.
2.2 Giải thích 7 yếu tố trong mô hình 7S
- Shared Value (Giá trị chung): Các giá trị, tư tưởng và văn hóa tổ chức, mà nhân viên và lãnh đạo đều nên tôn trọng và tuân theo.
- Structure (Cấu trúc): cách tổ chức được xây dựng và tổ chức, bao gồm việc phân chia trách nhiệm, quyền lực và quan hệ giữa các bộ phận
- Systems (Hệ thống): Các quy trình, quy tắc và quy định mà tổ chức sử dụng để thực hiện công việc hàng ngày.
- Style (Phong cách): Phong cách lãnh đạo và cách mà quyết định được thực hiện trong tổ chức.
- Staff (Nhân viên): Số lượng và loại hình của nhân viên trong tổ chức, bao gồm cả việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
- Strategy (Chiến lược): củng cố bởi tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị mạnh mẽ định hướng mục tiêu dễ dàng hơn
- Skills (Kỹ năng): tập hợp kỹ năng của nhân lực trong một tổ chức. Năng lực hoặc kỹ năng cốt lõi của nhân viên là vô hình nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Mô hình 7S cho thấy sự liên kết giữa các yếu tố trên và nhấn mạnh rằng để thực hiện một chiến lược thành công, tất cả các yếu tố này phải hoạt động cùng nhau và phù hợp với nhau. Nếu có sự không thống nhất hoặc xung đột giữa các yếu tố, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu chiến lược của mình. Do đó, mô hình 7S có thể được sử dụng để đánh giá hiện trạng tổ chức và phát triển kế hoạch để cải thiện hiệu suất và hiệu quả tổ chức.
2.3 Làm thế nào để ứng dụng mô hình 7S trong doanh nghiệp
Bước 1: Phân tích tình hình hiện tại của công ty
Hiểu tình hình hiện tại của tổ chức liên quan đến 7 nhân tố trong mô hình 7S và phân tích các yếu tố một cách chặt chẽ để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn các yếu tố này có được căn chỉnh một cách hiệu quả hay không.
Bước 2: Xác định mục tiêu tương lai
Xác định tương lai mà công ty muốn và thiết kế tổ chức tối ưu mà công ty muốn đạt được thông qua sự định hướng của quản lý cấp cao. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đặt mục tiêu và đưa ra kế hoạch hành động vững chắc để thực hiện chiến lược.
Doanh nghiệp sẽ cần phải thu thập dữ liệu và có cái nhìn rộng lớn hơn về thị trường kinh doanh thông qua nghiên cứu về cách thiết kế tổ chức của các đối thủ cạnh tranh và cách họ đối phó với sự thay đổi cơ cấu tổ chức.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch hành động
Doanh nghiệp cần xây dựng và xác định được những phần nào cần được thiết kế lại và sẽ thực hiện điều đó như thế nào hoặc bằng các phương án nào.
Bước 4: Thực thi kế hoạch
Việc thực hiện thành công kế hoạch phụ thuộc vào người thực hiện kế hoạch đó. Do đó, công ty sẽ cần đảm bảo giao nhiệm vụ cho đúng người trong tổ chức để họ có thể phát huy thế mạnh của mình và giúp chiến lược thành công.
Bước 5: Kiểm tra và điều chỉnh các yếu tố trong mô hình
Mỗi yếu tố trong mô hình này có thể thay đổi liên tục nên việc xem xét và điều chỉnh các yếu tố định kỳ là điều vô cùng cần thiết. Mỗi thay đổi trong một yếu tố sẽ ảnh hưởng đến tất cả các yếu tố khác nên doanh nghiệp sẽ luôn cần triển khai một thiết kế tổ chức mới. Thường xuyên xem xét chiến lược và các vấn đề có thể phát sinh để đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
3. Nguyên tắc thiết kế tổ chức doanh nghiệp
3.1. Gắn liền với mục tiêu
Mô hình thiết kế tổ chức của doanh nghiệp nên được tổ chức theo cách thuận tiện nhất để thực hiện các mục tiêu và chiến lược hoạt động. Để làm được điều này, bạn cần tổng hợp tất cả các chức năng trong chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lưu ý các tiêu chí sau:
- Các chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và các tính năng, sản phẩm dịch vụ của chuỗi giá trị hoạt động của công ty cần được phân công rõ ràng cho bộ phận đóng vai trò chủ chốt.
- Cân đối và phân bổ hợp lý các nguồn lực theo mục tiêu và ưu tiên chiến lược trọng tâm cũng như tần suất thực hiện các tính năng và nhiệm vụ.
3.2 Thống nhất chặt chẽ
Việc thiết kế tổ chức cần phải đảm bảo được tính liên kết giữa các bộ phận. Nguyên tắc này cho phép cá nhân, đội nhóm từ các bộ phận phòng ban khác nhau có thể phối hợp nhịp nhàng và dễ dàng giao tiếp, chia sẻ thông tin trong một số hoạt động cụ thể.
Đối với một số tổ chức, cách thức phối hợp sẽ được xác định dựa trên một số quy chuẩn được thiết lập sẵn. Trong khi số khác lại linh hoạt theo các dự án hoặc dựa trên yêu cầu công việc.
3.3 Phát triển kinh tế
Thiết kế tổ chức liên quan đến việc đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn hiệu quả, chi phí quản lý được tối ưu hóa ở mức thấp nhất và mọi công việc hoàn thành đúng hạn. Để làm được điều này, người quản lý cần phân chia công việc của mình theo các nguyên tắc sau:
- Nếu các công việc liên được sắp xếp theo chuỗi, bạn có thể thúc đẩy và đặt ra chức danh công việc để chia sẻ gánh nặng mà không cần kiểm tra chéo.
- Các phòng ban và tổ chức nắm nhiều thêm thông tin và kinh nghiệm nên đóng vai trò hàng đầu trong việc hoàn thành công việc và điều phối các nguồn lực.
- Nhóm các công việc có yêu cầu năng lực tương đối giống nhau thành một bộ phận, chức danh công việc hoặc chức danh nghề nghiệp.
- Đơn giản hóa các thủ tục hành chính và các quy trình kiểm soát ít ảnh hưởng đến các công việc khác.
- Chọn người có đủ năng lực, thái độ tích cực để giao việc.
3.4 Cân đối
Khi phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận và vị trí công việc, người quản lý cần cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân. Do đó, để đảm bảo một thiết kế tổ chức cân đối, bạn cần tuân theo các nguyên tắc dưới đây:
- Các phòng ban và những người chịu trách nhiệm thực hiện công việc cần có quyền hạn phù hợp để điều phối, tạo động lực và nâng cao trách nhiệm của đội ngũ tham gia.
- Giao quyền phù hợp cho các vị trí, bộ phận công việc để tránh lạm quyền gây ra những rủi ro cho doanh nghiệp.
3.5 Tin cậy
Trong quá trình phân công công việc cho từng bộ phận hoặc từng vị trí, phải đảm bảo sự kiểm soát và có trách nhiệm giải trình thông tin được thu thập một cách thận trọng và chính xác. Tổ chức xác định một số công việc cần được xem xét, đánh giá bởi các bộ phận, vị trí khác trước khi chuyển giao cho người nắm quyền quyết định.
4 Kết luận
Việc thiết kế tổ chức là một quá trình không ngừng nghỉ và đòi hỏi sự linh hoạt và tương tác liên tục với môi trường nội và ngoại bên của tổ chức. Để thành công, tổ chức cần luôn theo dõi và điều chỉnh quy trình thiết kế của mình để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp và hiệu quả trong ngữ cảnh mới.
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm nhân sự trong thiết kế tổ chức giúp tăng cường sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót và công việc thủ công. Điều này cho phép tổ chức tập trung vào việc xây dựng mô hình tổ chức linh hoạt và hiệu quả hơn để đáp ứng nhu cầu thay đổi của môi trường kinh doanh và xã hội.
Tự động hóa quy trình vận hành và thiết kế hoạt động của tổ chức với CoffeeHR – Phần mềm Quản trị Nhân sự chuyên sâu trên nền tảng Cloud.
Đọc thêm: CoffeeHR – Phần mềm Quản trị Nhân sự chuyên sâu
Liên hệ
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, đồng hành cùng 300+ doanh nghiệp ở 20+ lĩnh vực, khách hàng sẽ cho bạn biết họ yêu thích sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR
