Bất cứ công ty trong lĩnh vực nào cũng cần có sơ đồ tổ chức công ty, đó là yếu tố tiên quyết trước khi đưa doanh nghiệp vào hoạt động cũng như vận hành và quản lý đạt được hiệu quả cao. Bài viết này sẽ chia sẻ thông tin chi tiết về biểu đồ này cùng một số mẫu mô hình công ty phổ biến hiện nay.
Sơ đồ tổ chức công ty là gì?
Sơ đồ tổ chức công ty là một dạng biểu đồ trực quan mô tả về tính năng, hình dạng, hình ảnh chỉ rõ vị trí hoặc con người trong doanh nghiệp, loại biểu đồ này có vai trò rất quan trọng trong việc vận hành và quản lý doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý tổ chức nhân sự công ty Coffeehr
» Xem thêm: Phòng nhân sự là gì? Chức năng, nhiệm vụ và vai trò phòng nhân sự
Vai trò của sơ đồ tổ chức công ty
Các công ty đưa vào hoạt động, muốn quản lý và vận hành hiệu quả bước đầu cần xây dựng sơ đồ tổ chức bởi một số nguyên nhân sau đây.
- Sơ đồ giúp hiển thị hệ thống thứ bậc và cấu trúc nội bộ công ty: Bằng cách thể hiện hệ thống trên sơ đồ mọi người có thể quan sát hệ thống rõ ràng nhất.
- Giúp nhân viên hiểu rõ được vai trò nhiệm vụ của mình: Một vai trò quan trọng của sơ đồ tổ chức công ty đó là nhân viên có thể hiểu được vai trò và nhiệm vụ của mình góp phần làm đúng, làm đủ và hiệu quả nhất công việc được giao phó từ cấp quản lý.
- Sơ đồ có tác dụng làm rõ trách nhiệm cá nhân, của từng bộ phận: Trách nhiệm của từng cá nhân cũng như của từng bộ phận cũng được thể hiện rõ ràng trên sơ đồ tổ chức công ty. Điều này góp phần thúc đẩy nhận thức về nghĩa vụ đối với công ty để giúp công ty phát triển và vận hành trơn tru hơn.
- Lưu trữ thông tin liên hệ của nhân viên một cách thuận tiện hơn: Thông tin liên hệ của nhân viên là một dữ liệu khá lớn đặc biệt ở các công ty có quy mô rộng. Nhờ sơ đồ tổ chức công ty, thông tin liên hệ của họ sẽ được lưu trữ một cách tiện lợi hơn.
- Bộ phận quản lý dễ dàng nắm bắt được số lượng nhân viên: Nhìn vào sơ đồ tổ chức, bộ quận quản lý có thể nắm bắt kịp thời số lượng của nhân viên của từng thời điểm, đặc biệt là khi có vấn đề xảy ra. Điều này giúp ích nhiều cho bộ phận nắm giữ vai trò quản lý và điều hành.
- Giúp nhân viên hiểu rõ được lộ trình phát triển công việc của mình: Lộ trình phát triển là điều mà mỗi nhân viên đều mong muốn được biết, đặc biệt là trong một doanh nghiệp hoạt động. Điều này sẽ giúp họ có thêm động lực và mục tiêu phấn đấu dài hơi cho các kế hoạch của công ty, và cùng công ty vận hành đạt được hiệu quả tốt nhất.
>>> Đừng bỏ lỡ: Top 18 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Tốt Nhất 2022
Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản
Tạo sơ đồ tổ chức công ty bằng cách xác định các loại cơ cấu tổ chức
Khi doanh nghiệp bắt tay vào thực hiện sơ đồ tổ chức thì cần nghiên cứu kỹ mô hình phù hợp với nội tại công ty nhất. Bởi một mô hình đúng và đủ sẽ có thể hỗ trợ công ty hoạt động và vận hành được thuận tiện nhất.
Doanh nghiệp khi đưa ra quyết định loại cơ cấu tổ chức cần xác định hai vấn đề:
- Có nhóm chức năng trong quy trình làm việc nào và công ty có các phòng ban hay đội nhóm nào: Đây là yếu tố then chốt để đưa ra loại hình cơ cấu phù hợp.
- Công ty cần nắm rõ các mối quan hệ trong sơ đồ tổ chức: Hỗ trợ cơ cấu đảm bảo giao tiếp liền mạch giữa các cá nhân, bộ phận và toàn bộ công ty.
Tạo sơ đồ công ty bằng cách vẽ sơ đồ tổ chức
Khi thực hiện vẽ sơ đồ bạn cần lưu ý đảm bảo sơ đồ tổ chức hỗ trợ giao tiếp thông suốt trong toàn bộ công ty. Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty thực hiện qua 2 bước:
- Thống kê các vai trò công việc trong công ty: Thống kê lại tất cả các vai trò công việc trong doanh nghiệp, tạo mô tả công việc cho từng vị trí hiện tại và có thể có trong tương lai. Ghi rõ chức năng nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc và yêu cầu tối thiểu kỹ năng kinh nghiệm phù hợp cho vị trí đó.
- Dựng bảng mô tả công việc cho từng vai trò cụ thể và hoàn thiện sơ đồ: Vẽ sơ đồ tổ chức theo quy tắc hiệu quả nhất và cách mà thông tin được chia sẻ trong doanh nghiệp của bạn như thế nào.
Phần mềm đào tạo nhân sự cho công ty Coffeehr
Các mô hình tổ chức công ty phổ biến hiện nay
Hiện nay, các doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn mô hình tổ chức công ty khác nhau để tham khảo và áp dụng đạt hiệu quả. Dưới đây là một số mô hình tổ chức công ty phổ biến hiện nay bao gồm:
- Mô hình ma trận
- Cơ cấu tổ chức theo chức năng
- Mô hình tổ chức phẳng
- Sơ đồ tổ chức theo địa lý
- Mô hình tổ chức phân quyền
Mô hình ma trận
Mô hình tổ chức ma trận xây dựng dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều, thông tin trong mô hình này sẽ được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang.
Bên cạnh đó, tổ chức ma trận được chuyên gia đánh giá là hệ thống khó nhất, bởi nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng, nhưng lại giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và năng suất.
» Tham khảo thêm: QC là gì? QA là gì? Tài liệu học tập miễn phí cho QC & QA
Ưu điểm:
- Nâng cao hiệu quả quá trình giao tiếp trong doanh nghiệp.
- Các cá nhân trong doanh nghiệp có cơ hội sử dụng kỹ năng chuyên.
- Tăng cường sự phối hợp nhịp nhàng giữa các tổ chức trong công ty.
- Quyết định nhanh chóng hơn.
- Tối ưu nhân lực.
Hạn chế:
- Có thể dẫn đến sự thiếu trách nhiệm của các cá nhân.
- Một nhân viên dưới trướng nhiều quản lý.
- Tốn kém thời gian.
- Xung đột giữa quản lý dự án và quản lý chức năng có thể xảy ra.
- Khó đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân.
Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng có nghĩa là mỗi chức năng quản lý sẽ do một bộ phận đảm nhận. Chính vì vậy, đòi hỏi nhân sự cần nắm vững kỹ năng chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý.
» Đừng bỏ lỡ: 8 Chức năng của phòng Marketing các công việc chính bộ phận Marketing
Ưu điểm:
- Chỉ dẫn rõ ràng hơn.
- Quy định rõ trách nhiệm của công nhân và các bộ phận hơn.
- Trình độ chuyên môn hóa của cá nhân được nâng cao.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
- Nâng cao sản lượng và chất lượng sản xuất hiệu quả cao.
- Lập kế hoạch và giám sát được hiệu quả hơn trong doanh nghiệp.
Hạn chế:
- Phối hợp giữa nhân viên và các bộ phận trở nên hạn chế.
- Các quyết định có thể đưa ra chậm trễ, kém hiệu quả.
- Tạo ra rào cản và kém hiệu quả ở các bộ phận chức năng khác nhau
- Công việc giám sát, thực hiện trì trệ.
- Xung đột lãnh đạo phát sinh.
- Mâu thuẫn giữa được mục tiêu cá nhân và mục tiêu của tổ chức.
Mô hình tổ chức phẳng
Ở mô hình này, các vị trí làm việc thường không có chức danh. Vì vậy, các nhân viên trong công ty đều bình đẳng và vận hành theo mô hình tự quản lý.
Tuy nhiên, mô hình tổ chức phẳng này chỉ có thể áp dụng với các doanh nghiệp có ít nhân sự hoặc doanh nghiệp có môi trường hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí
- Trách nhiệm cá nhân cao.
- Rút gọn nhân sự.
- Giao tiếp được nâng cao.
- Thời gian phê duyệt quyết định được rút ngắn
Hạn chế:
- Khả năng bị mất kiểm soát.
- Giám sát, kết nối nhân sự trở nên khó khăn.
- Áp lực công việc.
- Đấu đá quyền lực của các cấp quản lý được phát sinh.
- Mô hình này có thể tạo ra rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
- Phê duyệt khó khăn.
- Tạo khoảng trống quyền lực
- Nhân viên ít có cơ hội thăng tiến cấp bậc và ít động lực hơn.
Sơ đồ tổ chức theo địa lý
Một công ty có nhiều chi nhánh hoạt động sẽ phù hợp với mô hình này hơn. Doanh nghiệp theo mô hình này sẽ cần báo cáo liên tục về trụ sở chính.
Ưu điểm:
- Nhân sự sẽ nhận thức rõ chức năng của công ty.
- Quy hoạch rõ ràng cơ cấu của công ty.
- Quá trình hoạt động và làm việc trở nên trơn chu và hiệu quả .
Hạn chế:
- Giám sát và quản lý trở nên hạn chế hơn.
- Khó cập nhật thông tin.
Mô hình tổ chức phân quyền
Mô hình tổ chức phân quyền là một mô hình truyền thống, công việc sẽ được truyền đạt từ cấp bộ phận cao nhất đến cấp quản lý trung rồi mới đến nhân viên. Kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và nặng sự phân biệt giữa các cấp.
Ưu điểm:
- Phân định rõ ràng trách nhiệm cũng như thẩm quyền.
- Lộ trình thăng tiến trong doanh nghiệp minh bạch.
- Nhân viên có cơ hội tập trung phát triển kỹ năng chuyên môn.
- Nguồn lực được chia sẻ, tránh sự chồng chéo và trùng lặp trách nhiệm.
Hạn chế:
- Quyết định đưa ra chậm.
- Sự cách biệt giao tiếp.
- Mục tiêu chung không được thống nhất từ các cá nhân và các cấp.
- Sự phối hợp không ăn ý giữa các phòng ban, có xu hướng cạnh tranh.
- Không hiệu quả với áp lực môi trường và cạnh tranh.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo loại hình doanh nghiệp
Theo loại hình doanh nghiệp có hai tổ chức: Công ty cổ phần và Công ty TNHH.
Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần
Công ty cổ phần được xây dựng với các tổ chức chính: Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty và ban kiểm soát. Mỗi chức danh sẽ tương đương với vị trí và vai trò khác nhau trong doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH
Công ty TNHH có hai loại tổ chức: Công ty TNHH một thành viên và Công ty TNHH hai thành viên.
- Công ty TNHH một thành viên hoạt động do một cá nhân làm chủ sở hữu. Cơ cấu của công ty TNHH một thành viên bao gồm: Chủ tịch công ty, giám đốc hoặc tổng Giám đốc.
- Công ty TNHH hai thành viên hoạt động có từ 02 đến 50 thành viên. Và việc điều hành, quản lý ở công ty này dễ dàng hơn đối với công ty TNHH một thành viên do có mối quan hệ giữa các cổ đông.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành
Mỗi công ty sẽ có sơ đồ tổ chức khác nhau. Cùng theo dõi một số mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo ngành dưới đây.
Sơ đồ tổ chức công ty ngành xây dựng
Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng gồm hai nội dung cần quan tâm:
- Quy mô và sản phẩm
- Dịch vụ cung cấp cốt lõi.
Doanh nghiệp xây dựng có nhiều lĩnh vực tuy nhiên về cơ bản sẽ có hai cơ cấu chính:
- Công ty có thi công
- Công ty không có thi công.
Sơ đồ tổ chức công ty ngành sản xuất
Có thể chia thành hai loại, mỗi loại có sơ đồ tổ chức khác nhau:
- Sản xuất – gia công
- Sản xuất – thương mại
Sơ đồ tổ chức công ty thương mại
Công ty thương mại là loại hình doanh nghiệp mua bán hàng hóa và sản phẩm qua các cửa hàng, kênh phân phối. Chính vì vậy, sơ đồ tổ chức của loại hình công ty này sẽ chú trọng bộ phận chiến lược, mở rộng thị trường hơn các công ty khác.
Sơ đồ tổ chức công ty Logistics
Công ty Logistics là công ty có chuỗi cung ứng, đầu tư và phân phối sản phẩm. Đó là lý do, trong sơ đồ tổ chức của công ty Logistics quan tâm đặc biệt về hệ thống quản lý như: Hành chính, nhân sự, kho, sales,…
Sơ đồ tổ chức công ty vận tải
Dịch vụ chính của doanh nghiệp vận tải là dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Vậy nên, trong khâu tổ chức, công ty vận tải có thêm bộ phận vận chuyển, kiểm soát chất lượng để quá trình cung ứng dịch vụ vận tải trở nên hiệu quả hơn.
Sơ đồ tổ chức công ty du lịch
Là công ty cung ứng dịch vụ cho khách hàng, và sơ đồ tổ chức của công ty du lịch cũng sẽ bao gồm các bộ phận chính như: Kế toán, hành chính nhân sự, nghiệp vụ, kinh doanh,…
Xem video Cách tạo sơ đồ công ty dễ dàng bằng Excel
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo phòng ban
Mẫu sơ đồ tổ chức tổng công ty
Tổng công ty là cấp đơn vị quản lý cao nhất của các bộ phận. Chính vì vậy, tổng công ty cần xây dựng sơ đồ tổ chức tối ưu nhất để việc hoạt động, quản lý và giám sát được hiệu quả.
Mẫu sơ đồ tổ chức phòng Nhân sự
Phòng nhân sự hoạt động hiệu quả là khi mỗi đơn vị sẽ chuyên về một chức năng chính. Về cơ bản, phòng nhân sự được phân chia thành hai bộ phận:
- Quản trị nhân sự
- Quản trị nguồn nhân lực.
Mẫu sơ đồ tổ chức phòng Kinh doanh
Phòng kinh doanh là phòng có cơ cấu tổ chức khác nhau phụ thuộc vào lĩnh vực, sản phẩm, văn hóa,… của họ. Ba mẫu mô hình sơ đồ phòng kinh doanh thường gặp nhất gồm:
- Mô hình hòn đảo
- Mô hình dây chuyền
- Mô hình nhóm.
Mẫu sơ đồ tổ chức phòng Kế toán
Tùy thuộc quy mô của doanh nghiệp mà cơ cấu phòng kế toán sẽ khác nhau. Các yếu tố thường gặp trong cơ cấu phòng kế toán:
- Trưởng phòng kế toán
- Phó phòng kế toán
Mẫu sơ đồ tổ chức phòng Marketing
Marketing là hoạt động mang tính quản lý xã hội cao. Vì vậy, cơ cấu phòng Marketing sẽ chú trọng về các yếu tố chiến lược, kế hoạch để phát triển doanh số và thương hiệu doanh nghiệp.
Tải các mẫu Power Point sơ đồ công ty có sẵn tại đây
Tạm kết
Sơ đồ tổ chức công ty là yếu tố quan trọng trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp được hiệu quả nhất. Với các biểu mẫu sơ đồ tổ chức được chia sẻ ở trên, các doanh nghiệp có thể tham khảo và vận dụng linh hoạt vào nội bộ nhằm đạt được những mục tiêu chung.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
