Six Sigma là một trong những phương pháp có ảnh hưởng nhất đến hầu hết mọi lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, tài chính… bao gồm cả các công ty thuộc bảng xếp hạng Fortune 500 trên toàn thế giới. Vậy Six Sigma là gì, lợi ích mà Six Sigma mang lại cho doanh nghiệp, các bước để áp dụng Six Sigma hiệu quả. CoffeeHR giải đáp cho các bạn tất cả thông tin về Six Sigma ở bài viết dưới đây.
Six Sigma là gì?
Six Sigma (6 Sigma, hay 6σ) là một hệ thống bao gồm công cụ và phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh, quản lý chất lượng thông qua việc tìm ra nguyên nhân của lỗi (khuyết tật) và xử lý ở giai đoạn đầu nhằm làm tăng độ chính xác của quy trình.
Six Sigma không phải là một hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng giống như ISO 9001. Áp dụng hệ phương pháp này giúp các doanh nghiệp hình thành một lối tư duy mới: chú trọng và đầu tư cải thiện quy trình để tránh các lỗi có thể xảy ra thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm bị lỗi, tạo lập sự ổn định trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Six Sigma là gì, là dùng phương pháp thống kê để phát hiện ra số lỗi phát sinh trong một quá trình sản xuất, từ đó tìm cách khắc phục, đưa nó tới gần mức “không có lỗi”. Một doanh nghiệp muốn đạt được mức tiêu tiêu của Six Sigma chỉ khi quy trình đó không tồn tại nhiều hơn 3,4 lỗi (hay khuyết tật)/ 1 triệu cơ hội (sản phẩm).
Thực tế, một quy trình Six Sigma có sự chính xác đến mức 99,99966%. Quy trình Six Sigma chia thành các giai đoạn sau:
| STT | Cấp độ Sigma | Lỗi trong 1 triệu sản phẩm | Lỗi tính theo phần trăm |
| 1 | Một Sigma | 690.000 | 69,0% |
| 2 | Hai Sigma | 308.000 | 30,8% |
| 3 | Ba Sigma | 66.800 | 6,68% |
| 4 | Bốn Sigma | 6.210 | 0,621% |
| 5 | Năm Sigma | 230 | 0,023% |
| 6 | Sáu Sigma | 3,4 | 0,0003% |
6 cấp độ Six Sigma tương ứng với các độ lệch chuẩn
Sự khác biệt giữa Lean Sigma và Six Sigma
Lean là hệ thống các công cụ tập trung vào việc tránh loại bỏ tất cả sự lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất. Mục đích chính là hướng tất cả các hoạt động của tổ chức theo hướng “tinh gọn”. Lean chính là phương pháp sản xuất do hãng Toyota Nhật Bản khởi xướng.
Lean Six Sigma là gì? Lean Six Sigma (LSS) là biến thể của Six Sigma. Đây là mô hình quản lý kết hợp giữa nguyên tắc quản lý Lean với hệ phương pháp Six Sigma. Chúng song hành cùng nhau và mang lại thay đổi tích cực. Đồng thời, đem lại một quy trình sản xuất và hoạt động kinh doanh hoàn hảo cho doanh nghiệp với nguyên tắc giảm thiểu chất thải và rút gọn chu kỳ sản xuất ngay từ ban đầu.
6 Lợi ích của phương pháp Six Sigma đối với doanh nghiệp
Một số người nhận định Six Sigma là một phương pháp mà các tập đoàn lớn ưa chuộng, nhưng cũng có ít người cho rằng phương pháp này chỉ dành cho các tổ chức nhỏ đang bắt đầu xây dựng quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, các chuyên gia khẳng định Six Sigma mang lại lợi ích cho tất cả các tổ chức ở mọi lĩnh vực. Lợi ích chính của Six Sigma là gì? Dưới đây là 6 lợi ích chính mang lại doanh nghiệp:
Giữ lòng trung thành của khách hàng
Vì tập trung vào sự thấu hiểu các yêu cầu của khách hàng nên Six Sigma có tính định hướng khách hàng rất cao. Không những không mắc lỗi mà sản phẩm của bạn còn đáp ứng được các mong muốn của người sử dụng – yếu tố giúp giữ lòng trung thành.
Để đạt được điều này, bạn có thể làm khảo sát hoặc nghiên cứu hành vi của khách hàng. Từ đó, bạn sẽ hiểu được những yêu cầu của khách hàng và tìm ra cách cải thiện sản phẩm của mình.
Giảm chi phí, tăng lợi nhuận
Khi tỷ lệ lỗi (khuyết tật) giảm và không tái diễn trong tương lai, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn có thể loại bỏ những lãng phí không cần thiết như nhân công, nguyên vật liệu, thời gian và chi phí. Cộng thêm những thứ doanh nghiệp tạo ra chỉ bao gồm sản phẩm bán được, chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ được giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.
>>>Xem thêm: Phương pháp Kaizen là gì? Lợi ích của phương pháp Kaizen
Cải thiện văn hoá doanh nghiệp
Quy trình làm việc hiệu quả chính là kênh gắn kết hiệu quả giữa nhân viên với doanh nghiệp. Trong hệ phương pháp Six Sigma, con người chính là yếu tố quan trọng được đề cao, không thua kém gì kỹ thuật.
Hơn nữa, Six Sigma giúp giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch. Việc này giúp nhà quản lý dễ dàng trong việc định hướng nhân viên, dù họ có theo loại hình văn hoá doanh nghiệp nào.
Thử đặt một so sánh đơn giản: Giữa một tổ chức có quy trình bài bản và một nhóm người thường không phân định rõ ràng công việc, liệu nhân viên của bạn sẽ muốn đầu quân vào đâu?
Lập kế hoạch chiến lược
Trong bất kỳ tầm nhìn chiến lược nào, Six Sigma là gì đóng vai trò vô cùng quan trọng. Sau khi công bố sứ mệnh, mục tiêu và phân tích SWOT, thì Six Sigma giúp doanh nghiệp tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện.
>>>Xem thêm: Đừng bỏ lỡ: Mô hình Canvas là gì? 9 Trụ cột xây dựng mô hình Canvas hiệu quả
Mở rộng quy mô kinh doanh
Một khi đã loại trừ thành công các nguồn lỗi và xây dựng được quy trình đạt chuẩn Six Sigma, doanh nghiệp sẽ không còn gặp khó khăn trong bất kỳ dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như hệ thống đo lường đi kèm.
Ví dụ thực tế về lợi ích của hệ phương pháp Six Sigma
Nói đến ví dụ thực tế thì phải nhắc đến Motorola và General Electric đầu tiên. Giai đoạn từ 1995-2000 General Electric áp dụng hệ phương pháp Six Sigma và đã tiết kiệm được 12 tỷ USD. Còn Motorola – đơn vị khởi xướng và phát triển hệ phương pháp này đã tiết kiệm cho mình được 17 tỷ đô la.
Tại Việt Nam, Công ty Ford Việt Nam ở giai đoạn 2000-2007 đã áp dụng Six Sigma cho 200 dự án cải tiến ở mọi lĩnh vực kinh doanh. Kết quả là đã tiết kiệm được 1,2 triệu USD, trong đó chỉ số hài lòng của khách hàng đạt trên 90%/năm.
Đặc biệt, vào năm 2005 Ford Việt Nam đã thành công trong việc giảm lượng container chở linh kiện nhập khẩu sau khi áp dụng Six Sigma. Sau khi sắp xếp và cải tiến theo phương pháp Six Sigma, Ford đã tìm ra được nguyên nhân gây hao phí. Việc này giúp Ford tiết kiệm được 150.000 USD và góp phần trong việc tăng lợi nhuận cho công ty mẹ.
Xem thêm Video Six Sigma là gì?
Nguyên tắc của phương pháp Six Sigma
Sau đây là những nguyên tắc của phương pháp Six Sigma giúp cải tiến quá trình kinh doanh hiệu quả trong doanh nghiệp.
Luôn hướng tới khách hàng
Cũng giống với nhiều triết lý kinh doanh khác, Six Sigma tập trung vào Customers’ voice – tiếng nói của khách hàng. Các yêu cầu và mong muốn của khách hàng đều được doanh nghiệp tiếp nhận để có thể sửa đổi, cải tiến quy trình đạt mức độ chuẩn, đem đến sản phẩm cũng như chất lượng tốt phục vụ cho khách hàng.
Đề cao dữ liệu và dữ kiện
Trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp cần trả lời được 2 câu hỏi sau:
- Những dữ liệu / dữ kiện nào thực sự cần thiết đối với doanh nghiệp mình?
- Cần áp dụng những dữ liệu vào Six Sigma như thế nào cho hiệu quả?
Mọi thông tin được dùng để áp dụng hệ phương pháp Six Sigma là gì mà không phải dựa trên sự suy đoán mà cần phải được đo lường chính xác.
Quản trị chủ động
Như đã đề cập ở phần định nghĩa, hệ phương pháp Six Sigma tập trung vào việc tìm kiếm và xử lý các lỗi nhằm tăng độ chính xác của quy trình. Từ đó chủ động xử lý và ngăn ngừa việc tạo ra các sản phẩm lỗi.
Cộng tác không có rào cản
Để có thể lập ra quy trình trơn tru ngay từ đầu, hệ thống Six Sigma tuân theo nguyên tắc cộng tác không giới hạn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, gồm tất cả các chiều dọc, ngang và đan chéo.
Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc một số lỗi
Tiêu chuẩn của Six Sigma là không tồn tại nhiều hơn 3,4 lỗi trên mỗi 1 triệu cơ hội, nghĩa là chưa phải chính xác 100%. Chính vì vậy, doanh nghiệp không nên nóng vội để có thể hoàn hảo tuyệt đối ngay từ đâu. Bởi các phương án cải tiến đều được phép thất bại, miễn là giới hạn được hậu quả và doanh nghiệp phải rút ra được bài học sau đó.
Quy trình 5 bước DMAIC khi áp dụng Six Sigma trong doanh nghiệp
Quy trình cơ bản nhất để áp dụng hệ phương pháp Six Sigma vào hầu hết mọi loại hình doanh nghiệp là quy trình DMAIC truyền thống gồm 5 bước:
- D – Define (Xác định): là bước nhận định về chân dung khách hàng và nắm được các yêu cầu về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, doanh nghiệp tự đánh giá sản phẩm của mình đã đạt được mức độ nào, cần xác định các khu vực kinh doanh trọng điểm để áp dụng Six Sigma.
- M – Measure (Đo lường): đây là giai đoạn bắt đầu thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh để có thể tìm ra nguyên nhân của các khiếm khuyết.
- A – Analyze (Phân tích): là việc xác định rõ khoảng cách giữa mục tiêu và kết quả thực hiện các công việc hiện tại, cũng như cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp sẽ được đưa ra với điều kiện đã được kiểm tra chặt chữ và có các biện pháp dự phòng.
- I – Improve (Cải tiến): Giai đoạn áp dụng cái tiến, ở giai đoạn này doanh nghiệp cần theo dõi sát sao để có thể kịp thời đưa ra các quyết định bổ sung hoặc thay đổi khi cần thiết.
- C – Control (Kiểm soát): Đây là công đoạn cuối của quy trình. Là kế hoạch giám sát và kiểm soát mục tiêu giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và tránh mắc sai lầm cũ hoặc đi sai định hướng ban đầu.
>>>Tham khảo thêm:
- Mô hình BSC trong quản lý và vận hành doanh nghiệp
- Kanban là gì? Phương pháp Kanban trong quản lý công việc
- Pipeline là gì? 5 Giai đoạn quan trọng của quy trình Pipeline
TẠM KẾT
Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp giảm thiểu lỗi sai để đạt được kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng về Six Sigma, cũng như có sự chuẩn bị cho các kế hoạch dự phòng để áp dụng thành công phương pháp này. Hi vọng bài viết phía trên đã giúp các bạn hiểu rõ khái niệm Six Sigma là gì và cách để áp dụng phương pháp này vào Doanh nghiệp của mình sao cho hiệu quả nhất.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Nhận DEMO FREE Phần mềm Quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
