Quy trình triển khai tính lương 3P và những thông tin cần lưu ý

Phương pháp tính lương 3P được đánh giá là giải pháp lương toàn diện với doanh nghiệp. Trong khi phương pháp trả lương truyền thống chú trọng tới bằng cấp, thâm niên, không rõ ràng về năng lực triển khai và đóng góp của mỗi người lao động thì phương pháp trả lương 3P sẽ tạo ra sự công bằng nội bộ. Lương 3P giúp loại bỏ yếu tố cảm tính và tạo nên động lực để người lao động cố gắng hoàn thành công việc được giao tốt nhất. 

Tính lương 3P là gì? 

Ngày nay, lương 3P được ứng dụng rộng rãi và phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới như Đức, Mỹ, Anh, Úc,… và du nhập vào Việt Nam theo các công ty đa quốc gia hơn 20 năm. Các doanh nghiệp lớn, tập đoàn của Việt Nam đã áp dụng phương pháp này trong những năm gần đây, nhất là tổ chức có quy mô từ 100 nhân viên trở lên.

Phương pháp tính lương 3P dựa theo 3 yếu tố cơ bản đó là:

• P1 (Pay for Position): Trả lương theo vị trí công việc
• P2 (Pay for Person): Trả lương theo năng lực cá nhân
• P3 (Pay for Performance): Trả lương theo hiệu quả, kết quả hoàn thành công việc

Quy trình triển khai tính lương 3P

Sau đây là quy trình ứng dụng trả lương 3P có thể áp dụng với các Doanh nghiệp tại Việt Nam.

Bước 1: Tiêu chuẩn hóa các chức danh công việc:

• Xác định chuỗi giá trị của doanh nghiệp.
• Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn hệ thống sơ đồ nhân sự, các phòng ban.
• Xác định hệ thống chức danh và mô tả công việc trên cơ sở phân bổ chức danh của Doanh nghiệp.

Bước 2: Tiêu chuẩn hóa các mô tả và tiêu chuẩn công việc.

• Tiêu chuẩn hóa mô tả công việc:
• Xây dựng bảng mô tả công việc
• Xác định các yếu tố để đánh giá vị trí công việc
• Đánh giá công việc
• Tổng hợp bảng đánh giá của mỗi vị trí
• Tiêu chuẩn hóa tiêu chuẩn công việc:
• Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn/ mức mong đợi công việc cho từng vị trí
• Đánh giá năng lực thực tế của các nhân viên
• Tổng hợp năng lực

Bước 3: Xây dựng thang bảng lương theo vị trí và năng lực của nhân viên.

• Bước 2 chính là cơ sở để xây dựng bước 3.
• Xây dựng bảng lương theo từng vị trí.
• Tổng hợp và tính lương.

Bước 4: Xây dựng hệ thống bảng lương cho các vị trí (lương cơ bản, lương thưởng,…)

• Xác định mục tiêu chiến lược của Doanh nghiệp.
• Xác định các yếu tố chính dẫn đến thành công và đạt các mục tiêu đã đề ra.
• Xây dựng hệ thống KPI cho các cấp độ tổ chức.
• Áp dụng KPI cho các bộ phận, phòng ban.
• Xây dựng hệ thống bảng lương, thưởng, phạt… theo hiệu suất làm việc.

Bước 5: Triển khai áp dụng bảng tính lương 3P và chỉnh sửa nếu có sai sót.

Doanh nghiệp bắt đầu triển khai tiền hành áp dụng hệ thống tính lương 3P và điều chỉnh khi cần thiết. Ở giai đoạn này, cấp lãnh đạo cần công bố rõ ràng việc tính lương, thưởng và phạt,… để không gây tranh cãi, gây ra ý kiến trái chiều từ phía nhân viên.

Nhất là lãnh đạo phải công tư phân minh, công bằng đánh giá năng lực từng bộ phận, cá nhân. Nếu không, doanh nghiệp sẽ không thực hiện được khâu đánh giá năng lực và tiêu chuẩn hóa lương cho doanh nghiệp.

Để xây dựng cơ cấu lương theo phương pháp 3P, bạn cần xây dựng từng phần trong 3P đó, hướng dẫn chi tiết như sau:

Bước 1: Xây dựng khung lương theo vị trí – P1

Để tạo dựng hệ thống lương theo vị trí, doanh nghiệp cần xây dựng các nội dung sau:

• Phải xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
• Xây dựng bảng Quy định chức danh
• Lựa chọn cơ cấu lương

Sau khi có các yếu tố cơ bản nêu trên đây, doanh nghiệp tiến hành xây dựng thang lương cho từng vị trí (P1 từng vị trí)

Bước 2: Xây dựng hệ thống lương theo năng lực – P2 

Để có khung lương P2 chính xác và minh bạch nhất, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng khung năng lực và hệ thống đánh giá năng lực một cách chi tiết. Cụ thể:

• Xây dựng khung năng lực và mức lương tương ứng: làm rõ từng vị trí có yêu cầu năng lực và trách nhiệm cụ thể như thế nào
• Xây dựng và ban hành hệ thống đánh giá năng lực: Bao gồm các hướng dẫn, quy định về cách thức thực hiện đánh giá nhân sự trong tổ chức và cơ chế ra quyết định thăng cấp, nâng lương

Mẹo:

• Mức lương pay for person của nhân viên cao hay thấp phụ thuộc vào bản thân họ đạt được những gì trong ba nhóm năng lực Knowledge (Kiến thức), Skill (Kỹ năng) và Attitude (Thái độ).
• Năng lực của họ phải gắn liền với yêu cầu công việc, tức là mang lại kết quả công việc.

Bước 3: Xây dựng hệ thống lương theo hiệu quả – P3 

Để xác định được P3, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau đây:

• Xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
• Phân bổ mục tiêu xuống từng bộ phận
• Phân bổ mục tiêu xuống từng vị trí công việc (nhân viên độc lập hoặc kiêm nhiệm)
• Xây dựng công thức tính lương thưởng dựa trên KPI, hiệu quả công việc, kết quả công việc
• Thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ (thông thường theo tháng/quý/năm)

Việc đánh giá hiệu suất có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức như: tự đánh giá, đánh giá chéo, đánh giá trực tiếp từ quản lý hoặc đối tác, khách hàng.

Đồng thời, hiệu suất có thể được đánh giá thông qua kết quả làm việc của cá nhân hoặc của phòng ban/ dự án mà cá nhân đó tham gia, hoặc kết hợp cả hai với trọng số phù hợp.

ĐỪNG BỎ QUA: Xây dựng hệ thống lương 3P, KPI đóng vai trò như thế nào?

Một số câu hỏi thường gặp khi áp dụng tính lương 3P

• Doanh nghiệp như thế nào thì phù hợp để áp dụng tính lương 3P?

Dù doanh nghiệp bạn thuộc lĩnh vực, quy mô nào, doanh nghiệp của bạn hướng tới xây dựng môi trường ghi nhận minh bạch, trả lương công bằng, cạnh tranh tích cực thì áp dụng tính lương 3P sẽ phù hợp với công ty bạn.

Thế nhưng, cần lưu ý khi triển khai 3P hay bất cứ phương pháp quản trị nào, bạn cần cân nhắc kỹ bài toán doanh nghiệp, nắm phương pháp và áp dụng linh hoạt theo nhu cầu tổ chức. Nếu có thể, hãy thử nghiệm dự án quy mô nhỏ trước cũng là cách để đánh giá mức độ phù hợp của ý tưởng.

• Có cần một nhân sự chuyên môn cao để triển khai hệ thống lương 3P?

Nếu tổ chức có vị trí C&B hoặc năng lực nghiệp vụ tương đương, bạn không cần phải lo lắng vì sẽ có đủ khả năng triển khai hệ thống 3P hiệu quả. Như đã nói ở trên, khi hệ thống lương cơ bản của doanh nghiệp chưa được chuẩn hóa thì cần thực hiện khâu đánh giá lại năng lực nhân viên.

Ở những bước đầu chuẩn hóa khung lương sẽ đòi hỏi các trưởng bộ phận chức năng tham gia phối hợp với nhân sự C&B. Sau khi xây dựng được hệ thống ổn định, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai mà không cần đội ngũ quá lớn đảm nhiệm, nhất là khi các phần mềm công nghệ hỗ trợ.

• Đâu là sai lầm phổ biến nhất khi làm hệ thống lương 3P?

Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi chúng ta xây dựng P1. Hệ thống lương cơ bản P1 tưởng chừng đơn giản, dễ thực hiện nhưng thực tế, chúng ta có xu hướng xây dựng theo cảm tính và quan sát cá nhân, không có cơ sở dữ liệu xác thực. Khi đó, lương P1 đóng vai trò làm nền tảng phát triển cho P2, P3, là yếu tố đầu tiên ứng viên nhìn vào khi cân nhắc công việc.

Do đó, lương P1 phải chính xác, hệ thống 3P mới phát huy hết hiệu quả.

• Lương P3 sẽ do bộ phận nào chịu trách nhiệm xây dựng?

Lương P3 sẽ do bộ phận Nhân sự triển khai và các trưởng bộ phận phối hợp đánh giá, ngoài ra cũng cần có sự giám sát của phòng Tài chính để đảm bảo phù hợp với quỹ lương công ty.

Với các doanh nghiệp nhỏ, chưa chuyên môn hóa sâu vào từng nghiệp vụ, việc đánh giá lương P3 thường được ban Lãnh đạo trực tiếp thực hiện để đảm bảo tính công bằng và bao quát.

• Lương đóng bảo hiểm bao gồm lương P1, P2 hay cả 3P?

Vấn đề này được luật pháp quy định. Mức đóng bảo hiểm cho nhân viên được tính theo lương cố định. Do đó, chúng ta cần xem xét khoản nào là lương cố định thì khoản đó cần thực hiện đóng bảo hiểm, không phân biệt P1, P2, P3, miễn là đảm bảo quy định mức lương cố định không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

• Làm sao để rút ngắn thời gian xây dựng hệ thống lương 3P?

Trên thực tế, có những công ty xây dựng miệt mài một năm chưa xong, có những công ty cần 4 – 6 tháng đã hoàn thiện. Thường điểm khác biệt nằm ở cách thức làm việc của từng công ty, nhất là trong phần xây dựng lương P2.

Giai đoạn xây dựng lương năng lực P2 thường là giai đoạn chiếm nhiều thời gian nhất trong triển khai 3P. Lý do chủ yếu là do các dữ liệu lịch sử đóng góp và phát triển năng lực của nhân sự là rất khó để tổng hợp nếu doanh nghiệp không có hệ thống quản lý phù hợp ngay từ đầu. Không có đủ dữ liệu, doanh nghiệp không thể ra quyết định đánh giá nhân sự một cách chính xác và công bằng.