Đối với các doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả là điều vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian trong việc xây dựng quy trình này. Vậy làm sao để có thể xây dựng quy trình làm việc hiệu quả? Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu các bước để xây dựng, quản lý hiệu quả quy trình làm việc dưới bài viết này nhé!
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc được hiểu là cách thức thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn, quy định đã được đặt ra trước đó nhằm đạt được mục tiêu công việc. Quy trình làm việc trong công ty có thể điều chỉnh, tối ưu sao cho phù hợp với yêu cầu của từng giai đoạn trong công việc.
Trong đó, quy trình làm việc bao gồm tập hợp tất cả các nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch đã đề ra. Dựa vào từng chức năng nhiệm vụ mà quy trình làm việc trong công ty được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới, quy trình quản lý khách hàng, quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.
Lợi ích từ việc xây dựng quy trình làm việc
Việc xây dựng quy trình làm việc sẽ giúp cho người lao động xác định rõ mục tiêu, các việc cần thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất. Một quy trình đúng, chuẩn sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nếu được thực hiện tốt. Cụ thể:
- Nâng cao hiệu suất làm việc để đạt hiệu quả hơn trong công việc
- Đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện
- Tiết kiệm thời gian, chi phí
- Nâng cao vị trí cạnh tranh trong doanh nghiệp
- Giảm thiểu rủi ro, sai lệch trong quá trình vận hành
11 Bước lập quy trình làm việc
Việc xây dựng quy trình làm việc đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng quy trình làm việc sao cho chuẩn. Dưới đây là các bước giúp các nhà quản lý có thể xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả:
Xác định nhu cầu
Bước đầu tiên của việc xây dựng quy trình đó là nhà quản lý cần xác định được nhu cầu của nhiệm vụ. Nhu cầu này có thể xuất phát từ phía nhà quản lý hoặc nhân viên:
- Nâng cấp hệ thống tốt hơn.
- Sử dụng các tiêu chuẩn mới vào quy trình.
- Yêu cầu từ cấp trên
- Nhu cầu tái cấu trúc.
Xác định mục đích
Tiếp theo, các doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của quy trình. Việc này sẽ giúp nhà quản lý biết được phương pháp, thời gian thực hiện, các bước cần làm,… một cách cụ thể. Tuy nhiên, để xác định được mục đích, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Mục đích của việc xây dựng quy trình làm việc là gì?
- Quy trình này cần tuân thủ các chính sách gì?
- Bản chất của quy trình là gì?
Ý nghĩa của việc xác định mục đích là lập ra các mục tiêu, phương thức kiểm soát, thời hạn công việc dựa trên mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Từ đó có thể thiết lập được quy trình thực hiện công việc.
Xác định phạm vi
Để quy trình làm việc được chính xác về thời gian, chi phí và nguồn lực; các doanh nghiệp cần xác định phạm vi của quy trình như sau:
- Cần xác định được đối tượng sẽ tuân thủ và thực hiện quy trình. Các cá nhân hay chỉ một số bộ phận cụ thể.
- Quy trình làm việc có thể được điều chỉnh trong phạm vi toàn doanh nghiệp, hoặc theo không gian, thời gian, các lĩnh vực khác nhau.
Xác định nội dung chính trong quy trình làm việc
Tiếp đến, bạn cũng cần phải xác định số bước công việc cần làm, lập kế hoạch cụ thể các bước để quy trình công việc được diễn ra trơn tru, hiệu quả hơn. Đồng thời, quy trình cần được rõ ràng, khoa học, tránh nhiều bước gây rối loạn và khó kiểm soát. Cụ thể:
- Có thể xác định số bước dựa vào tính chất của công việc.
- Không quy định cụ thể số bước của quy trình. Tuy nhiên, nếu quá nhiều bước sẽ rất khó để quản lý và giám sát, còn nếu quá ít bước thì sẽ không đủ để quản lý.
- Một quy trình làm việc phù hợp nên có từ 8-15 bước.
Ngoài ra, để phân tích các bước trong quy trình làm việc, doanh nghiệp cần dựa vào các yếu tố sau:
- Input: Những yếu tố đầu vào của quy trình là gì?
- Output: Những yếu tố đầu ra của quy trình là gì?
Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp 5W-1H-5M để phân tích, làm rõ các bước của quy trình.
Công thức 5W-1H bao gồm:
- What?: Nội dung công việc.
- Why?: Mục tiêu, yêu cầu công việc.
- Who?: Người thực hiện công việc.
- When?: Thực hiện công việc khi nào
- Where?: Công việc được thực hiện ở đâu.
- How?: Cần thực hiện công việc như thế nào.
Công thức 5M (xác định nguồn lực) gồm:
- Man: Các nhân sự của doanh nghiệp có được trang bị đầy đủ kỹ năng, kiến thức,… không?
- Money: Chi phí được bỏ ra để thực hiện các công việc này là bao nhiêu?
- Machine: Cần áp dụng máy móc/ công nghệ như thế nào trong công việc?
- Material: Những tiêu chuẩn của hệ thống cung ứng là gì?
- Method: Sử dụng phương pháp làm việc nào?
Xác định các điểm kiểm soát
Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát. Trong quá trình thực hiện quy trình công việc, bạn phải đảm bảo tuân thủ theo nguyên tắc 80/20. Cụ thể là, số bước công việc sẽ tương ứng với số điểm kiểm soát. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp bị hạn chế về mặt nguồn lực, không đủ để có thể kiểm soát hết tất cả các bước. Vì vậy, họ chỉ cần tập trung thiết lập một số điểm trọng yếu trong quy trình.
» Xem thêm:
- Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì? Khái niệm và các nguyên tắc
- Chi phí quản lý doanh nghiệp – Các khoản phí và hạch toán
Xác định người thực hiện
Tại mỗi bước trong quy trình, bạn cần xác định được bước đó do bộ phận hay cá nhân nào đảm nhiệm. Để làm được điều đó, bạn phải tìm hiểu kỹ xem liệu họ có đủ năng lực, kiến thức để thực hiện công việc đó không. Sau đó, phân thêm người phụ trách chính, người phụ trách phụ và người hỗ trợ để quy trình thực hiện được diễn ra trơn tru.
Lập tài liệu hướng dẫn
Một bản giải thích các định nghĩa, các từ ngữ viết tắt, thuật ngữ là rất cần thiết. Người đọc có thể sử dụng những tài liệu này để có thể hiểu được nội dung của quy trình thực hiện công việc. Đồng thời, các biểu mẫu, quy định và thông tin đi kèm cũng cần được chú thích rõ ràng, dễ hiểu.
Xác định phương pháp kiểm soát
Để đảm bảo năng suất làm việc được diễn ra suôn sẻ, nhà quản lý cần xác định được các phương pháp kiểm soát. Từ đó, họ có thể đưa ra những giải pháp phù hợp giúp cải tiến hệ thống làm việc. Các yếu tố cần được quan tâm trong việc xác định phương pháp kiểm soát:
- Cần thực hiện kiểm tra các bước
- Những điểm chính cần kiểm tra.
- Ai là người kiểm tra.
- Số lần kiểm tra trong quy trình thực hiện công việc.
Xác định những điểm cần kiểm tra và đưa vào thử nghiệm
Sau khi thực hiện một loạt các công việc trên, doanh nghiệp cần xác định các điểm cần kiểm tra và đưa vào thử nghiệm. Các điểm đó cần đảm bảo đủ các yếu tố sau:
- Các công việc có đang thực hiện đúng theo quy trình đã đặt ra
- Pre-test: các công việc cần được thử nghiệm trước khi đưa vào thực hiện chính.
- Kiểm tra thường xuyên trong quá trình thực hiện.
- Tính thực thi của quy trình cần được đo lường.
Mô tả các bước thực hiện
Tiếp theo là đến mô tả các bước thực hiện công việc. Ở giai đoạn này, bạn cần có văn bản mô tả cách thức làm việc cụ thể ở từng bước để nhân viên có thể hiểu, áp dụng dễ dàng. Trong trường hợp việc diễn giải quá dài, phức tạp,… bạn có thể thêm tài liệu hướng dẫn đi kèm để hỗ trợ thêm.
Hoàn thành phần định nghĩa, tài liệu đi kèm
Sau khi hoàn thành quy trình làm việc trong doanh nghiệp, bạn cần phải hoàn thiện phần định nghĩa và các tài liệu đi kèm:
- Phần định nghĩa: Giải thích các thuật ngữ, các từ ngữ viết tắt của quy trình.
- Tài liệu đi kèm: Xác định những biểu mẫu kèm theo, mã số của các biểu mẫu đó.
Xây dựng quy trình làm việc càng cụ thể, càng rõ ràng thì các công việc sẽ được tiến hành trơn tru, dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất.
» Tìm hiểu thêm:
- 5 Bước xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp hiệu quả 2022
- 5 Chức năng quản trị doanh nghiệp nhà quản trị cần phải biết
Cách quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn
Ngày nay, với xu hướng chuyển đổi số, việc áp dụng các phần mềm để hỗ trợ quản lý quy trình làm việc đã được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Ứng dụng công nghệ, nhà quản lý vừa tiết kiệm thời gian chi phí, vừa nâng cao năng suất tổ chức.
Việc phải lưu trữ quá nhiều file, giấy tờ hay ghi nhớ các mốc thời gian quan trọng như: ngày lễ, sinh nhật, thời hạn hợp đồng, nhân sự mới… khiến các HR bị quá tải, dẫn đến tình trạng bỏ quên hoặc thiếu sót. Tuy nhiên, với phần mềm CoffeeHR, các công việc này sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống cảnh báo, giúp quy trình vận hành được diễn ra liền mạch, chuyên nghiệp.
Quy trình phê duyệt thay đổi thông tin cũng được thực hiện nhanh chóng trên phần mềm CoffeeHR. Khi có nhu cầu cập nhập thông tin cá nhân như CCCD, số điện thoại, tài khoản ngân hàng… mỗi nhân sự chỉ cần vào tài khoản Portal riêng đã được cấp để chỉnh sửa. Tất cả những thay đổi này sẽ được thông báo tới người có thẩm quyền hoặc HR phê duyệt.
Bên cạnh đó, nhân viên có thể đăng ký nghỉ phép, OT ngay trên Mobile App mà không cần email hay viết đơn từ giấy. Nhà quản lý nhận được thông báo và phê duyệt tức thời. Thông tin tự động chuyển tới bộ phận Nhân sự để tổng hợp. Toàn bộ quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm CoffeeHR giúp quy trình làm việc thêm hiệu quả
» Đừng bỏ lỡ: 10 Phần mềm quản lý doanh nghiệp đơn giản, giúp vận hành mượt mà
TẠM KẾT
Trên đây là những thông tin hữu ích về quy trình làm việc mà CoffeeHR muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn có thể xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả, tiết kiệm tránh tốn thời gian cho doanh nghiệp.
LIÊN HỆ
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
