Câu hỏi đặt ra đối với nhiều doanh nghiệp là “Làm sao phát triển nhân sự mới hiệu quả?”. Hãy cùng Coffee HR tìm hiểu về quy trình đào tạo nhân viên mới để giải đáp câu hỏi này nhé.
Tầm quan trọng của quy trình đào nhân viên mới
Tại sao nhiều nhà doanh nghiệp bỏ không ít công sức và thời gian cho quy trình đào tạo nhân viên mới? Liệu quá trình “dạy” nhân sự mới thực sự cần thiết? Đây là một trong nhiều sự hoài nghi của không ít người, nhưng đối với những người làm quản lý hay hướng dẫn người mới, quá trình đào tạo nhân sự không thể thiếu sau khi tuyển chọn nhân sự, vì:
- Cắt giảm chi phí đào tạo: Với những định hướng đúng đắn, nhân viên mới dễ dàng bắt kịp các công việc được công ty đề ra. Do đó, doanh nghiệp cũng cắt giảm được thời gian và chi phí đào tạo đáng kể.
- Quản lý hiệu quả thời gian: Ngay từ đầu, công ty đã có những định hướng đúng đắn thì người quản lý sẽ tốn ít thời gian hơn để đào tạo nhân viên mới.
- Giảm áp lực cho nhân viên mới: Công việc được định hướng rõ ràng sẽ là điều kiện giúp người mới bớt căng thẳng và lo sợ. Từ đó, tinh thần thoải mái sẽ khiến họ dễ tiếp thu hơn trong định hướng công việc.
- Giữ chân nhân viên mới: Khi quy trình đào tạo nhân viên mới mang lại hiệu quả, khiến doanh nghiệp có được cái nhìn tốt với nhân viên. Điều này khiến họ tin tưởng và cống hiến hết mình vì công ty.
- Tối ưu doanh số: Doanh nghiệp có định hướng công việc chuẩn xác và cung cấp công cụ làm việc đầy đủ sẽ giúp nhân viên làm việc năng suất, hoàn thành công việc tốt hơn, gia tăng doanh số cho team.
4 Tiêu chí của một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả
Việc đào tạo nhân lực mới đòi hỏi hiệu quả sẽ là thử thách lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau khi đã thành công trong quy trình đào tạo nhân viên mới, công ty sẽ có bước đột phá phát triển trong tương lai và dài lâu. Điều này đã gia tăng sức mạnh, khích lệ không ít doanh nghiệp bỏ công sức và thời gian để đưa ra quy chuẩn đào tạo riêng trong công ty.
Các doanh nghiệp luôn đặt ra nhiều câu hỏi khác nhau với mục đích đưa ra định hướng cụ thể. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Giúp nhân viên mới định hướng được công việc
- Nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc
- Tiếp thu và phát huy hiệu quả công việc
- Tối ưu thời gian cho người hướng dẫn
Giúp nhân viên mới định hướng được công việc
Mỗi ứng viên khi được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí, vai trò riêng trong doanh nghiệp với các yêu cầu làm việc cụ thể. Vì vậy, khi được chuyên gia nhân sự giúp xác định cụ thể công việc cần thực hiệu, nhân viên mới sẽ nhanh chóng tiếp thu và từng bước gia tăng tính hiệu quả trong công việc. Khi điều này được thực hiện, thời gian và chi phí dành cho đào tạo người mới sẽ được cắt giảm đáng kể.
Nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc
Những câu chuyện về lịch sử hình thành, giá trị, văn hóa hay cách quản trị của những người quản lý sẽ là yếu tố khiến người mới vào có được cái nhìn tổng quát hơn về công ty. Đây là điều kiện cần thiết kế nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp hoạt động của doanh nghiệp, tối ưu năng lực của bản thân và mang lại giá trị thiết thực nhất. Và những điều trên đều là thứ mà bất kể một chuyên gia phát triển nhân sự nào cũng mong muốn thực hiện.
Tiếp thu và phát huy hiệu quả công việc
Một yêu cầu bắt buộc mà các doanh nghiệp cần thực hiện là đào tạo chuyên môn phù hợp với vị trí và cung cấp đầy đủ các dụng cụ cần thiết cho công việc.
Những người nhân viên mới sau khi nắm bắt được các kỹ năng cần thiết về công việc sẽ nhanh chóng tiếp thu và xác định được những kế hoạch phát triển trong sự nghiệp. Từ đó, hình thành động lực, giúp họ có được năng suất làm việc tốt hơn, doanh số được tạo từ những người mới sẽ tăng lên. Điều này chính là sự thành công đối với người dẫn dắt trong quy trình đào tạo nhân viên mới.
Tối ưu thời gian cho người hướng dẫn
Ngay từ đầu, khi có được định hướng quy trình đào tạo nhân viên mới về văn hóa, mục tiêu công việc sẽ giúp người quản lý hay hướng dẫn tiết kiệm không ít thời gian và công sức. Điều này đồng nghĩa, công việc tiếp theo sau đó của họ là chỉ cần tiếp tục hỗ trợ các nhân viên mới trong quá trình thực hiện và phát triển công việc.
5 Bước của quy trình đào tạo nhân viên mới
Quy trình nào cũng có trình tự đi từ dễ đến khó. Và quy trình đào tạo nhân viên mới cũng vậy, việc đóng một vai trò không nhỏ trong phát triển công ty đã giúp không ít doanh nghiệp chú tâm vào tìm hướng đi của quy trình đào tạo này, với mục đích tạo nên những nhân viên mới có tiềm năng cho tương lai phát triển công ty. Dưới đây là 5 bước trong quy trình đào tạo nhân viên mới.
- Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới
- Bước 2: Chào đón nhân viên mới
- Bước 3: Truyền tải các thông tin chung và định hướng của doanh nghiệp
- Bước 4: Đào tạo kiến thức, kỹ năng chuyên môn
- Bước 5: Kiểm tra và đánh giá
» Đừng bỏ lỡ: Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn cho doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới
Sau khi đã sàng lọc và chọn được ứng viên tiềm năng và phù hợp với các tiêu chí đánh giá đã đề ra, nhà tuyển dụng sẻ thông tin đến các phòng ban liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất.
Trước khi đi vào bước làm quen với công việc, các nhân sự mới cần được doanh nghiệp chuẩn bị một môi trường làm việc với những trang thiết bị cơ bản như bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, bản mô tả công việc,… cho đến những kế hoạch đào tạo việc làm cụ thể.
Những chuẩn bị này không chỉ nhằm đáp ứng nhu cầu công việc cho nhân sự mới mà còn thể hiện được tính chuyên môn cao và sự chuyên nghiệp của công ty. Giúp cho doanh nghiệp lấy được cảm tình ngay từ đầu của người mới đến.
Bước 2: Chào đón nhân viên mới
Sau khi đã chuẩn bị đủ các trang thiết bị phục vụ công việc cho người mới, hoạt động chào đón nhân viên mới cũng cần được lên kế hoạch một cách chỉn chu. Hoạt động này tưởng chừng đơn giản nhưng sẽ mang lại tác dụng lớn đối với nhìn nhận của nhân sự mới. Công đoạn chào mừng nhân sự mới diễn ra tốt đẹp sẽ tạo ra không khí thoải mái, gia tăng cảm giác hòa đồng, dễ dàng hòa nhập.
Hoạt động chào đón nhân viên mới có thể được diễn ra với nhiều hình thức khác nhau, như: chỉ định người chào đón và hướng dẫn cho người mới ngay từ ngày đầu để họ không cảm thấy bỡ ngỡ, sắp xếp tổ chức một buổi chào đón chung cho nhiều nhân viên mới,…
» Xem thêm: Employer branding là gì? Cách xây dựng employer branding hiệu quả
Bước 3: Truyền tải các thông tin chung và định hướng của doanh nghiệp
Để thúc đẩy người mới nắm bắt được thông tin chung của công ty, phương pháp quản trị của cấp quản lý hay để nhân viên mới được tiếp xúc và hoạch định các kế hoạch trong tương lai, doanh nghiệp cần đưa ra đầy đủ các thông tin về công ty đến tay nhân sự mới, như: lịch sử hình thành, tổng quan hoạt động của công ty, mục tiêu hoạt động, bộ máy tổ chức và các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên,…
Sau khi thực hiện tốt hoạt động phổ biến các thông tin chung và định hướng của doanh nghiệp, nhân sự mới sẽ nhìn thấy được giá trị tiềm ẩn của doanh nghiệp hay cũng như văn hóa làm việc của công ty. Họ sẽ được gia tăng tính hứng thú và hưng phấn khi được làm trong một môi trường có bề dày về kinh nghiệm hay có tiếng trên thị trường.
Bước 4: Đào tạo kiến thức, kỹ năng chuyên môn
Mỗi nhân viên sẽ được trải qua các đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn tùy theo vị trí công việc. Các kiến thức cần truyền tải đến nhân viên mới trong quá trình đào tạo bao gồm:
- Tổng quan về thị trường, ngành, sản phẩm, dịch vụ thuộc lĩnh vực mà công ty đang hoạt động.
- Lượng kiến thức cơ bản đối với vị trí công mà nhân sự mới sẽ đảm nhiệm.
- Chi tiết nội dung công việc và những đặc trưng riêng của từng vị trí.
- Các kiến thức nâng cao sẽ được công ty đào tạo.
- Một số kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết phục khách hàng, kỹ năng teamwork, kỹ năng đàm phán,…
Bước đào tạo về các kiến thức chuyên môn được nhận định rất quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới. Nếu nhân sự mới được đào tạo một cách bài bản và chỉn chu, sẽ trở thành một nhân viên có năng lực cao trong công việc. Bên cạnh đó, họ sẽ dần hình thành được ý thức và trách nhiệm của bản thân đối với những nhiệm vụ được giao.
Bước 5: Kiểm tra và đánh giá
Khi đã hoàn thành quá trình đào tạo với nhân viên mới, bên phía tuyển dụng cần sắp xếp một buổi nói chuyện cởi mở với người mới. Đây sẽ là cơ hội giúp họ nói lên những suy nghĩ, tiếp thu ý kiến đóng góp và cũng như các đánh giá về nhân sự mới xem đã nắm được những kiến thức gì trong quá trình đào tạo.
Qua đó, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng thể về năng lực thực tế từ đội ngũ nhân sự mới và cũng như xây dựng hướng phát triển công việc theo đúng nhu cầu và nguyện vọng của người mới. Ngoài ra, hoạt động đánh giá cũng giúp các công ty đạt được sự hoàn thiện trong quá trình đào tạo nhân viên, phát huy các thế mạnh trong những đợt tuyển dụng sau.
5 Tip Đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho nhân sự
Một số lưu ý trong quy trình đào tạo nhân viên mới
Quy trình đào tạo nhân viên mới rất phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty lớn, có bề dày lịch sử hoạt động trên thị trường. Tuy nhiên, đây cũng là một quá trình đòi hỏi yếu tố chuyên môn cao và rất khó thực hiện để mang lại một kết quả tốt như ý muốn. Chính vì vậy, trong quá trình đào tạo nhân lực mới, cần chú ý một số điều sau đây:
- Các thông tin cần thiết về chính sách, quy định cần được doanh nghiệp chuẩn bị và phổ biến đến nhân sự mới một cách bài bản nhất. Bên cạnh đó, những trang thiết bị phục vụ công việc cũng rất quan trọng trong việc tạo ra môi trường chuyên nghiệp, chào đón nhân viên mới.
- Năng động, thân thiện và đoàn kết là những giá trị văn hóa để lại cho nhân viên cái nhìn ấn tượng nhiều nhất. Điều này mang đến tính tích cực và hứng thú được phát triển trong môi trường nhân văn của những người mới đến.
- Trọng trách hướng dẫn và truyền đạt thông điệp là công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao. Vì thế, những người làm quản lý hay người hướng dẫn cần có đủ kinh nghiệm và năng lực dẫn dắt nhân sự mới, cũng như tạo được cầu nối gắn kết giữa người mới với môi trường mới.
Như vậy, đào tạo người mới không phải ngày một ngày hai có thể làm được, đây là cả một quá trình tốn nhiều công sức và thời gian của người quản lý và hướng dẫn. Và để có được kết quả tốt trong công tác đào tạo, người quản lý phải có sự chuẩn bị tỉ mỉ cả về năng lực chuyên môn và nhiều yếu tố khác.
Tham khảo biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới
Với không ít doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty mới thành lập, công việc đào tạo nhân viên không hề dễ dàng, đây có thể được coi như là thử thách lớn đối với họ. Bởi mỗi một nhân viên khi được tuyển dụng sẽ nắm một vai trò, trọng trách phát triển doanh nghiệp riêng. Chính vì vậy, năng lực và nhân phẩm của người nhân sự sẽ là yếu tố cốt lõi cấu thành sự thành công của công ty.
Dưới đây là một số biểu mẫu về quy trình đào tạo nhân viên mới mà các doanh nghiệp cần tham khảo:
Biểu mẫu Word hướng dẫn đào tạo nhân viên mới
Dạng biểu mẫu với hình thức bằng Word được các doanh nghiệp khá ưa chuộng và sử dụng nhiều trong ngày nay. Dạng biểu mẫu này mang lại sự thuận tiện cho các công ty khi theo dõi quy trình đào tạo nhân viên mới.
- Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới dạng Word:
» Xem thêm: 7 Mẫu bảng mô tả công việc chi tiết cho các ngành nghề thông dụng
Biểu mẫu Excel quy trình đào tạo nhân viên viên mới
Cũng như biểu mẫu dạng Word, biểu mẫu đào tạo nhân viên mới theo hình thức Excel cũng rất được nhiều công ty biết tới và sử dụng. Dưới đây là biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới dưới dạng Excel:
Giải pháp đào tạo nhân viên mới thành công – phần mềm quản lý nhân sự CoffeeHR
Sử dụng biểu mẫu thông thường bằng giấy hay file Word, Excel trong đào tạo nhân viên mới là cách tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Tuy vậy vẫn có thể dẫn đến tình trạng “quên bước” hay đánh giá một chiều do thiếu sự tương tác hai bên. Trước xu thế chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp sử dụng công nghệ để hỗ trợ việc đào tạo nhân viên mới hiệu quả hơn. Giải pháp số CoffeeHR hiện nay được hơn 200+ doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng trong quy trình đào tạo.
Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm Đào tạo – Quản trị Nhân sự CoffeeHR:
- Xây dựng cổng Portal riêng chào đón nhân viên mới gồm: thông tin phòng ban – quản lý – đồng nghiệp, thông tin về tổ chức
- Cho phép nhân viên mới tự chỉnh thông tin cá nhân Online
- Lưu trữ tài liệu đào tạo dành cho nhân viên. Nhân sự mới có thể xem lại bài học khi cần
- Cho phép nhân viên đăng ký khóa đào tạo phù hợp
- Xây dựng bài kiểm tra, đánh giá hậu đào tạo
- Xây dựng khảo sát đánh giá chất lượng khóa học dành cho người tham gia
- Hệ thống thông minh chủ động đề xuất khóa đào tạo, bổ sung nghiệp vụ phù hợp theo năng lực từng nhân viên
» Đừng bỏ lỡ: Review 6 Phần mềm quản lý tuyển dụng tốt nhất hiện nay
Tạm kết
Đào tạo nhân viên ngay từ ngày đầu làm việc sẽ giúp nhân sự hội nhập với tổ chức nhanh hơn. Đây cũng là cách để doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới, tăng sự gắn kết lâu dài. Doanh nghiệp có thể sử dụng biểu mẫu để đánh giá nhân viên trong quá trình đào tạo hoặc ứng dụng công nghệ để thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
