Rất nhiều công ty lớn nhỏ khác nhau khi được hỏi: “Tài sản lớn nhất và quý giá nhất trong doanh nghiệp của họ là gì?”. Thì có đến 99% câu trả lời chính là nguồn nhân lực. Tuy nhiên bài toán khiến nhiều doanh nghiệp phải loay hoay hiện nay đối với “nguồn tài sản quý báu” này của công ty là: quy trình đào tạo nhân lực của công ty như thế nào mới đạt chuẩn và đem lại hiệu quả? Ngay bây giờ, CoffeeHR sẽ cùng bạn phân tích và đưa ra lời giải chính xác cho bài toán trên!
1. Quy trình đào tạo nhân lực là gì?
Quy trình đào tạo nhân lực (Human resource training process) là hoạt động, định hướng mà tổ chức đưa ra nhằm thay đổi hành vi và thái độ của nhân viên để đáp ứng các yêu cầu về hiệu quả của công việc. Hiểu theo cách khác, quy trình đào tạo là xây dựng một quá trình có hệ thống nhằm nuôi dưỡng việc tích lũy các kỹ năng, những quy tắc, hành vi hay thái độ dẫn đến sự tương xứng tốt hơn giữa những đặc điểm của nhân viên và yêu cầu của công việc.
2. Có phải lúc nào cũng cần đào tạo nhân sự không?
Sau khi đã hiểu được khái niệm về quy trình đào tạo nguồn nhân lực, câu hỏi đặt ra tiếp theo là: khi nào doanh nghiệp cần đào tạo nhân sự? Có một lầm tưởng dễ mắc phải rằng: việc đào tạo nhân lực vô cùng quan trọng vậy nên doanh nghiệp phải đào tạo nhân sự ở mọi thời điểm. Tuy nhiên thực tế cho thấy câu trả cho thời gian nào cần đào tạo nhân sự sẽ phụ thuộc vào tình hình nhân lực hiện hành của doanh nghiệp. Có nhiều tình huống doanh nghiệp cần triển khai quá trình đào tạo, tuy nhiên 5 tình huống thường gặp nhất đó là:
- Nhân sự mới: Khi có nhân viên mới gia nhập tổ chức, việc đào tạo nhân sự từ giới thiệu văn hóa doanh nghiệp đến cơ cấu, mục tiêu, cách làm việc của tổ chức,… là điều tất yếu để nhân sự nhanh chóng hòa nhập và nắm bắt được “nhịp sống” trong công ty từ đó có cách làm việc phù hợp nhất.
- Công nghệ mới: Thời đại công nghệ 4.0 các doanh nghiệp liên tục cập nhật các công nghệ tiên tiến trong việc kinh doanh. Việc này sẽ mang lại nhiều hiệu quả bằng cách tối ưu hóa công việc nhờ vào công nghệ thông tin, lúc này một điều quan trọng nữa mà doanh nghiệp cần làm là triển khai quy trình đào tạo nhân sự sử dụng trực tiếp công nghệ mới, phải nhanh chóng đào tạo nhân viên cách vận hành để phát huy tối đa hiệu quả cũng là mang lại giá trị cao nhất từ phần mềm, hệ thống hoặc quy trình công nghệ mới cho tổ chức.
- Nâng cao kỹ năng: Khi nhận thấy nhân viên cần phát triển thêm kỹ năng để làm việc hiệu quả hơn, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định bồi dưỡng kỹ năng đã có trước đó của nhân sự và thêm các khóa đào tạo kỹ năng mới nếu cần thiết. Trong một số tình huống khác, nhân viên cũng có thể đưa ra yêu cầu lên quản lý, cấp trên của mình khi họ muốn cải thiện trình độ bằng các kỹ năng mới giúp bổ trợ công việc. Lúc này quy trình đào tạo nhân sự về nâng cao, bổ trợ kỹ năng sẽ diễn ra.
- Thay đổi chính sách hoặc quy định: Sự thay đổi trong chính sách, quy định, hoặc cách làm việc diễn ra, doanh nghiệp sẽ phải đào tạo lại nhân viên về các chính sách mới của công ty để không xảy ra sự nhầm lẫn và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu rõ và tuân thủ các quy định mới.
- Phản hồi và đánh giá: Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng nhận được sự ủng hộ, tích cực đôi khi còn là những phản hồi tiêu cực từ khách hàng hoặc đối tác, lúc đó sẽ cần cải thiện hiệu suất dựa trên quá trình đánh giá. Quy trình đào tạo cần phải thực hiện ngay lúc này nhằm nâng cao nhân sự, dịch vụ sản phẩm của công ty qua đó xem xét đánh giá điều tốt và chưa tốt để thay đổi kịp thời.
3. Quy trình đào tạo nhân lực đạt chuẩn.
Một quy trình đào tạo nhân lực chuẩn trong doanh nghiệp sẽ bao gồm 4 bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu đào tạo.
Bước đầu tiên trong quy trình đào tạo nhân lực là phải xác định được nhu cầu và mục tiêu đào tạo. Việc xác định này sẽ dựa trên phân tích 3 yếu tố: tổ chức, công việc, cá nhân.
- Phân tích tổ chức: Phân tích tổ chức bao gồm phân tích đầy đủ các phần sau của doanh nghiệp: mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, chiến lược, các nguồn lực, môi trường bên trong tổ chức, cơ cấu tổ chức, văn hóa tổ chức. Sau khi đã xác định được rõ các yến tố này, doanh nghiệp sẽ cân nhắc nhu cầu của mình và tìm ra vị trí nào cần đào tạo.
- Phân tích công việc: Phân tích công việc trước tiên cần làm rõ mô tả công việc,. Sau đó doanh nghiệp sẽ tự đặt ra câu hỏi trong công việc của mình như: Đã hoàn thành cái gì? Cái gì cần phải làm tốt hơn? Khó khăn là gì trong quá trình thực hiện công việc? Sự thấu hiểu công việc cần làm sẽ giúp doanh nghiệp trả lời được câu hỏi: công việc cần đào tạo và các kiến thức, kỹ năng gì cần đào tạo.
- Phân tích cá nhân: thực chất là phân tích nhân viên qua các mặt: mức độ hoàn thành công việc, phân loại trình độ nhân viên. Tiếp đến sẽ xác định được nhân viên nào, nhóm nào yếu kỹ năng gì cần phải đào tạo thêm.
Nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp là yếu tố rất quan trọng, xuất hiện ngay đầu tiên trong quy trình đào tạo, nếu xác định không đúng sẽ gây ra việc lãng phí thời gian và sự đầu tư của tổ chức. Vì thế doanh nghiệp phải thật cẩn trọng và rõ ràng ngay từ thời điểm xác định nhu cầu và mục tiêu này.
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo.
Sau khi đã hiểu được mình có nhu cầu và mục tiêu đào tạo như thế nào, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch đào tạo phù hợp với những định hướng mình mong muốn. Bước 2 lập kế hoạch đào tạo bao gồm các giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Lựa chọn địa điểm phù hợp, gồm:
Đào tạo thông qua công việc: nhân sự làm việc trực tiếp dưới sự hướng dẫn của người có kinh nghiệm, người giám sát, giảng viên. Ưu điểm hiển nhiên là liên quan trực tiếp đến công việc, không đòi hỏi không gian công việc. Bên cạnh đó phương pháp này cũng có hạn chế là khó đánh giá được mức độ thành thạo của một nhân sự từ tổ chức khác đến.
Đào tạo tách khỏi công việc: là khi tham gia vào quá trình đào tạo sẽ không làm việc, điều này mang ưu điểm giúp nhân sự tập trung học tập, không bị gián đoạn bởi công việc. Hạn chế mắc phải là lớp học không gắn với quá trình làm việc, đôi khi nhân viên coi giờ học là giờ để nghỉ ngơi.
- Giai đoạn 2: Lựa chọn phương pháp đào tạo.
Rất nhiều phương pháp đào tạo để doanh nghiệp lựa chọn sao cho phù hợp với định hướng của mình. Một số phương pháp thường được dùng như: bài giảng/thuyết trình, trò chơi quản trị, thảo luận nhóm, phân tích tình huống, mô phỏng, truyền hình trực tiếp,…
- Giai đoạn 3: Lựa chọn loại hình đào tạo phù hợp.
Các loại hình trong quy trình đào tạo nhân sự có thể lựa chọn như: Đào tạo theo kỹ năng, Đào tạo lại, Đào tạo
đa dạng, Đào tạo tính sáng tạo, Đào tạo dịch vụ khách hàng, Đào tạo theo chức năng, Đào tạo nhóm, Xử lý các tình huống khẩn cấp.
- Giai đoạn 4: Lựa chọn giảng viên.
Có 2 lựa chọn chính trong việc lựa chọn giảng viên trong quy trình đào tạo:
Lựa chọn 1: giảng viên bên trong: chính là những nhân viên lâu năm của doanh nghiệp, họ đã có nhiều kinh nghiệm và có khả năng truyền đạt tốt.
Lựa chọn 2: giảng viên bên ngoài: chuyên gia, những nhà quản lý có kinh nghiệm ở những tổ chức khác.
- Giai đoạn 5: tính toán chi phí.
Chi phí học tập bao gồm: Chi phí tiền lương cho người lao động trong khi học việc, Chi phí về công cụ dùng trong học tập.
Chi phí đào tạo: Tiền lương của những nhà quản lý trong thời gian họ quản lý bộ phận học việc, Tiền thù lao cho giáo viên, nhân viên đào tạo và bộ phận phục vụ của họ, Chi phí cho dụng cụ giảng dạy: máy chiếu, tài liệu, sách…
Bước 3. Thực hiện kế hoạch đào tạo.
Kế hoạch đào tạo đã được lập ra, công việc tiếp theo doanh nghiệp sẽ làm là: tổ chức đào tạo theo đúng kế hoạch đề ra và thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện, đưa ra những điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để tránh lãng phí thời gian công sức mà không đạt được hiệu quả như mong muốn.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả đào tạo.
Bước cuối cùng trong quy trình đào tạo nguồn nhân lực là đánh giá hiệu quả của quy trình đào tạo, bước 4 được thực hiện với các lý do chính như sau:
- Nhận dạng điểm mạnh điểm yếu của chương trình đào tạo
- Nhận dạng những học viên thu được nhiều hoặc ít kết quả học tập
- Nhận dạng sự hài lòng và sự quan tâm của học viên
- Nhận dạng lợi ích trên chi phí
Quá trình đánh giá đòi hỏi sự tham gia của nhiều người để có tính khách quan cao và nhìn nhận trên nhiều phương diện, những người cần tham gia vào quá trình đánh giá: Người thực hiện công việc, Cấp trên trực tiếp, Trưởng bộ phận, Ban giám đốc (nếu cần), Người phụ trách đào tạo của công ty (là người chịu trách nhiệm chính).
Khi thực hiện đánh giá hiệu quả quá trình đào tạo, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp nhất với tổ chức, một số phương pháp thường được sử dụng:
- Thăm dò ý kiến của tất cả những người quan tâm đến chương trình đào tạo
- Trao đổi trực tiếp với những người mới được đào tạo
- Hỏi ý kiến của cán bộ quản lý
- So sánh những người mới được đào tạo và những người chưa được đào tạo
Xem thêm tại: Coffee HR – Phát triển tổ chức
4. Chuẩn hóa quy trình đào tạo cùng CoffeeHR.
Quy trình đào tạo và chuẩn hóa quy trình đào tạo nguồn nhân lực mang lại nhiều lợi ích kinh tế và tổ chức, từ việc tăng cường hiệu suất đến việc tạo ra một môi trường làm việc đồng nhất và tích cực. Vì vậy doanh nghiệp cần nhận thức và triển khai việc chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân lực một cách hợp lý và nhìn nhận được tầm quan trọng vô cùng của nó.
Nắm bắt được nhu cầu cũng như tầm quan trọng của chuẩn hóa quy trình đào tạo nguồn nhân lực, CoffeeHR quyết định mang tới giải pháp tuyệt vời giúp cho doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và hiệu quả của quá trình đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
CoffeeHR mang lại những lợi ích tuyệt vời như:
- Xây dựng đào tạo theo khung năng lực của từng vị trí: Doanh nghiệp sử dụng CoffeeHR để xây dựng đào tạo cụ thể theo khung năng lực của các vị trí cụ và quản lý nhu cầu đào tạo của nhân viên dựa trên thông tin cá nhân và mục tiêu tổ chức một cách nhanh gọn và hiệu quả, không bị tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực công ty.
- Hình thành văn hóa học tập trong doanh nghiệp: Sử dụng CoffeeHR giúp doanh nghiệp hình thành văn hóa học tập. Hơn nữa CoffeeHR còn xác định nguồn lực cần thiết cho từng chương trình đào tạo một cách chi tiết và duy trì bền vững.
- Theo dõi chi phí đào tạo nhân sự, cam kết bồi hoàn đào tạo: CoffeeHR giúp tạo ra các báo cáo về hiệu quả của chương trình đào tạo, bao gồm cả chi phí quy trình, mức độ tham gia, kết quả học tập, và mức độ áp dụng vào công việc thực tế. Doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình thật sự cụ thể thông qua báo cáo đánh giá và nhìn nhận được rõ ràng thực tế đang diễn ra hơn nữa còn có cam kết bồi hoàn đào cho mỗi khóa đào tạo.
Kết luận:
Xây dựng quy trình đào tạo nguồn nhân lực chuẩn chỉ và phù hợp với tổ chức của mình là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải làm. Bởi nhân lực – con người chính là cốt lõi giúp vận hành doanh nghiệp, là “tài sản quý báu nhất” và là một trong những yếu tố thiết yếu để xây dựng được sự thành công cho tổ chức.
Qua bài viết trên, CoffeeHR hi vọng đã đem được lời giải cho bài toán “Quy trình đào tạo nguồn lực đạt chuẩn cho doanh nghiệp” tới cho các nhà quản lý, tổ chức, góp phần định hướng được quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả nhất!
Xem thêm tại: Coffee HR – Công nghệ trong nhân sự
Liên hệ:
Với hơn 10 năm đồng hành với 300+ doanh nghiệp trên 20+ lĩnh vực, CoffeeHR đã có rất nhiều kinh nghiệm cả về lý luận và thực tiễn trong việc xây dựng quy trình đào tạo nhân lực hiệu quả nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để có được giải pháp và sự hỗ trợ tận tình nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR
