Dữ liệu nhân sự là tài sản của Doanh nghiệp. Vậy nên quản lý hồ sơ nhân sự luôn là một khâu quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp nhà quản lý nắm bắt rõ được thông tin cá nhân của nhân sự. Mà có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Vì vậy, mỗi tổ chức cần trang bị hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động doanh nghiệp.
Hồ sơ nhân sự bao gồm những gì?
Mỗi công ty sẽ có những yêu cầu và quy định riêng về hồ sơ nhân sự. Dựa theo đó, kết hợp với hợp đồng của nhân viên mà bộ hồ sơ này gồm có các loại giấy tờ cơ bản, thông thường nhất là:
- Đơn tìm việc
- Sơ yếu lý lịch cá nhân
- Chứng minh thư/căn cước công dân photo và công chứng
- Bằng cấp liên quan có photo công chứng
- Ảnh 3×4 hoặc 4×6
- Hợp đồng lao động
- Sổ hộ khẩu có công chứng
Vì sao nên quản lý hồ sơ nhân sự?
Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự là bắt buộc theo yêu cầu của Luật Lao Động Việt Nam. Tất cả các công ty, doanh nghiệp đều phải tuân thủ nguyên tắc này. Trong đó, bộ phận hành chính đảm nhận trách nhiệm ghi lại toàn bộ thông tin cá nhân có liên quan trực tiếp đến người lao động thuộc doanh nghiệp.
Về phạm vi, hồ sơ nhân sự bao gồm các thông tin như: sơ yếu lý lịch, bằng cấp chứng chỉ, hợp đồng lao động, quá trình làm việc, quan hệ nhân thân và người phụ thuộc, phép, bảo hiểm xã hội,… Đây là những thông tin được sử dụng liên tục trong những nhu cầu khai thác khác nhau. Quản lý hồ sơ nhân sự luôn là bài toán đầu tiên các doanh nghiệp cần quan tâm và đưa ra giải pháp hiệu quả. Vì:
- Quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp bạn quản lý tốt nhân sự, góp phần vào việc phát triển công ty.
- Giải quyết những vấn đề liên quan tới người lao động nếu không may xảy ra bất trắc.
- Căn cứ đưa ra những chiến lược nguồn lực như đào tạo, phát triển, mở rộng, điều chuyển, bổ nhiệm,…
- Tùy từng loại dữ liệu mà thời gian quản lý có thể khác nhau, ngắn hạn hay dài hạn hoặc lưu trữ vĩnh viễn cho nhiều mục đích.
» Tham khảo thêm: Quản lý nhân sự là gì? Khái niệm và các kỹ năng cần có
Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự cần biết
Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp là nhằm sử dụng trong các đợt thanh kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hồ sơ này còn trực tiếp liên quan đến việc tính lương cho người lao động, khi cần sẽ được trình lên cơ quan thuế phục vụ việc kiểm tra.
Mỗi công ty với tính chất công việc và quy mô sẽ có sự khác biệt về hồ sơ nhân sự. Theo đó, hồ sơ sẽ được phân chia thành nhiều loại khác nhau bao gồm: Hợp đồng lao động, quy chế trả lương thưởng, loại trả lương,… Đó là lý do mà doanh nghiệp có cách quản lý hồ sơ nhân sự khác nhau.
Trong suốt quá trình một người lao động làm việc tại doanh nghiệp, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ liên tục và gắn liền với quy trình hoạt động của công ty. Hồ sơ này do bộ phận hành chính – nhân sự tiếp quản từ người lao động.
» Xem thêm: Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Vai trò và Quy trình – CoffeeHR
Các phương pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
3 quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự cập nhật mới nhất hiện nay
- Hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp phải được đính kèm với hồ sơ tiền lương khi doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế. Vì thông thường, hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ do doanh nghiệp lưu trữ và khi có thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế thì lúc này doanh nghiệp mới nộp hồ sơ.
- Và trong quá trình làm việc của người lao động trong công ty, hồ sơ của người lao động sẽ được lưu trữ trong doanh nghiệp và nó cũng gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của công ty.
- HSNS được lưu trữ trong doanh nghiệp sẽ bao gồm các yếu tố: Loại hình lao động; nội quy lao động; quy chế trả lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có hình thức quản lý hồ sơ nhân sự giống nhau. Tùy theo quy chế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những thay đổi trong việc lưu trữ hồ sơ.
Với tầm quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên hành chính nhân sự cần là người hiểu rõ nhất mọi yêu cầu về hồ sơ. Đặc biệt lưu ý khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.
Các bước quản lý hồ sơ nhân sự khoa học, hiệu quả
Có 4 bước chính:
- Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ
- Chọn địa điểm để lưu trữ hồ sơ
- Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự
- Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên
Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ
Để việc quản lý hồ sơ nhân sự được dễ dàng và thuận tiện, cần thực hiện phân loại các hồ sơ. Đây là phương pháp mà các công ty, doanh nghiệp nên áp dụng. Việc phân loại này thường chia thành các loại hồ sơ cơ bản như sau:
- Hồ sơ lý lịch nhân sự
- Hồ sơ bảo hiểm nhân sự
- Hồ sơ công tác
Trong các nhóm hồ sơ cơ bản này, bạn cũng có thể tiếp tục phân loại thành nhóm nhỏ hơn để tiện cho việc lưu trữ, quản lý và tìm kiếm khi cần.
Một kinh nghiệm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả mà bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ dựa trên mốc thời gian. Với phương pháp này, bạn dễ dàng phân loại hồ sơ thành nhiều nhóm và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
» Tham khảo thêm: 12 Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả nhất mọi thời đại
Chọn địa điểm để lưu trữ hồ sơ phù hợp
Để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả và bảo mật, doanh nghiệp có thể chọn lưu trữ ngay tại cơ quan hoặc thuê kho lưu trữ tùy số lượng hồ sơ. Dựa trên ngân sách doanh nghiệp và đặc tính từng loại hình kinh doanh mà bạn chọn cách lưu trữ hồ sơ phù hợp.
Bất kể lưu trữ hồ sơ ở đâu, doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo:
- Thông thoáng, sạch sẽ, không thấm nước
- Không có các loại động vật như chuột, gián, côn trùng,… vì chúng có thể làm hỏng hồ sơ
- Có khả năng lưu trữ hồ sơ trong thời hạn nhiều năm
Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự
Khi bạn đã phân loại hồ sơ cụ thể, bây giờ bạn có thể thiết kế các kho lưu trữ riêng biệt dựa trên các bản mềm. Bản mềm sẽ được lưu bằng file trên máy, cùng với đó thì bản cứng sẽ được lưu trữ khoa học trong kho.
Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên
Để quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cả trên nền tảng excel và bản cứng trong kho, bạn cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật. Ngày nay, các doanh nghiệp dần thay thế việc quản lý hồ sơ bằng excel và các loại giấy tờ bằng những phần mềm quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Việc chọn các phần mềm quản lý giúp đảm bảo dữ liệu không bị mất khi chẳng may gặp các sự cố như cháy, ẩm mốc, thất lạc,… Bên cạnh đó, việc ứng dụng những công nghệ lưu trữ hiện đại còn giúp việc cập nhật dữ liệu mới nhanh chóng, dễ dàng và an toàn. Từ đó hạn chế tối đa tình trạng sai sót, thất thoát trong quá trình lưu trữ.
Phần mềm nhân sự CoffeeHR hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự như thế nào?
6 lợi ích mà phần mềm CoffeeHR mang lại trong việc quản lý hồ sơ nhân sự có thể kể đến đó là:
- Theo dõi hồ sơ nhân sự dễ dàng
- Chấm dứt lỗi nhập kép và cập nhật nhiều lần
- Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu
- Các tiện ích cảnh báo
- Hệ thống báo cáo
- Khả năng tích hợp hệ thống
Theo dõi hồ sơ nhân sự dễ dàng
CoffeeHR giúp cán bộ nhân sự theo dõi toàn bộ các thông tin của một nhân sự, duy nhất trên một platform, giúp quản lý dễ dàng, tiết kiệm thời gian và không phân tán. Với hơn 300 trường thông tin về nhân sự:
- Thông tin tổng quan: Các thông tin cá nhân như tên tuổi, địa chỉ, căn cước công dân, mã số thuế, …
- Thông tin công việc: phòng ban, chức vụ, thông tin hợp đồng, quá trình diễn biến hợp đồng, quá trình làm việc, quá trình khen thưởng, kỷ luật, điểu chuyển, bổ nhiệm, tài khoản ngân hàng,…
- Thông tin về BHXH: Quá trình đóng BHXH, số sổ BHXH, mức đóng BHXH,…
- Thông tin diễn biến lương
- Thông tin về Phép: số phép đã sử dụng, số phép còn lại,…
- Thông tin về quá trình đào tạo
- Thông tin về quan hệ thân nhân, người phụ thuộc
- Thông tin về quá trình thai sản
- Quản lý tài sản cấp phát
- Quản lý file scan, hoàn thiện hồ sơ thủ tục
CoffeeHR di chuyển cơ sở dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp ra khỏi các bảng tính và tệp giấy rải rác mãi mãi, đưa dữ liệu tập trung, có tổ chức vào tầm tay bạn bất cứ khi nào bạn cần.
» Đừng bỏ lỡ: Top 11 Cách quản lý nhân viên hiệu quả cho các nhà quản trị
Chấm dứt lỗi nhập kép và cập nhật nhiều lần
Với cách quản lý quản lý hồ sơ nhân sự cũ, rất khó để giữ thông tin nhân viên luôn chính xác bởi dữ liệu nhân sự phân tán tại nhiều nơi: các file excel, giấy tờ, thậm chí là giấy note,… Mỗi khi có sự thay đổi thông tin, nhân sự phải thông tin tới HR thông qua email, truyền miệng hay những đoạn tin nhắn. Sau đó là quá trình HR tìm kiếm file, cập nhật thông tin và lưu trữ.
Điều này dẫn đến việc có các sai lệch hoặc bị thiếu sót về thông tin, nhân viên báo nhưng HR quên cập nhật, hoặc nhập nhiều lần thông tin một dữ liệu.
CoffeeHR xây dựng quy trình phê duyệt thay đổi thông tin nhanh chóng ngay trên phần mềm. Mỗi nhân viên sẽ có tài khoản Portal để theo dõi thông tin cá nhân, cũng như sử dụng các dịch vụ nhân sự. Mỗi khi có nhu cầu cập nhật các thông tin như số chứng minh nhân dân, số điện thoại, tài khoản ngân hàng, người thân trong gia đình,… nhân viên có thể chủ động sử dụng tài khoản của mình để thực hiện. Toàn bộ các thay đổi sẽ được thông báo tới HR hoặc người có thẩm quyền phê duyệt (được cài đặt dễ dàng trên phần mềm).
Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu hiệu quả
Bảo mật dữ liệu luôn là yêu cầu hàng đầu của các doanh nghiệp. Khi sử dụng Excel, dữ liệu của doanh nghiệp vẫn có nguy cơ rò rỉ khi nhân viên bàn giao không đầy đủ, các cơ chế bảo mật có lỗ hổng hoặc khi doanh nghiệp không có đủ đội ngũ IT để bảo vệ trước sự tấn công của hacker.
Với CoffeeHR, doanh nghiệp có thể phân quyền dễ dàng với tính năng quản trị hồ sơ nhân sự trên phần mềm: tùy chỉnh khu vực được xem, được chỉnh sửa, tùy chỉnh các vị trí, cấp bậc nhất định được quyền truy cập dữ liệu. Các dữ liệu trên hệ thống được back up mỗi ngày, doanh nghiệp không cần lo lắng khi chẳng may xảy ra hỏa hoạn hoặc các lý do bất khả kháng.
Ngoài ra, CoffeeHR đưa ra những cam kết về bảo mật với server được bảo vệ từ đội ngũ chuyên gia về công nghệ, các cam kết đền bù khi xảy ra rủi ro về bảo mật, giúp doanh nghiệp hạn chế được tổn thất đến mức thấp nhất.
Các tiện ích cảnh báo kịp thời
Một hạn chế của các phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự thủ công là mặc dù có thể lưu trữ giữ liệu trên giấy tờ và các file excel, nhưng HR vẫn phải tự ghi chú các mốc thời gian cần nhớ như:
- Ngày hết hạn hợp đồng thử việc
- Ngày hết hạn hợp đồng chính thức
- Ngày lễ, Tết, …
- Ngày sinh nhật nhân viên
- Ngày hết hạn phụ thuộc của người phụ thuộc
- Việc phải ghi nhớ quá nhiều thông tin có thể khiến HR bị quá tải, dẫn đến tình trạng quên gia hạn hợp đồng, thiếu sót trong việc chúc mừng kịp thời hay tổ chức các hoạt động kỷ niệm
CoffeeHR giúp HR vận hành công việc dễ dàng hơn với hệ thống cảnh báo tự động:
- Cảnh báo hết hạn hợp đồng
- Cảnh báo hết hạn phụ thuộc của người phụ thuộc
- Thông báo sinh nhật nhân viên, xuất file, gửi mail chúc mừng tự động trên phần mềm
- Thông báo nhân viên kết thúc quá trình nghỉ thai sản
- Cảnh báo sắp có sự gia nhập của nhân viên mới
- Cảnh báo hết hạn các bằng cấp, chứng chỉ
- Cảnh báo các nhân viên chưa hoàn thành đủ các yêu cầu về hồ sơ nhân sự
- HR sẽ giảm thiểu công việc ghi nhớ hơn bao giờ hết và doanh nghiệp cũng xây dựng được văn hóa nội bộ tốt đẹp từ quy trình vận hành liền mạch, chuyên nghiệp và quan tâm kịp thời tới nhân viên.
Hệ thống báo cáo chi tiết
CoffeeHR xây dựng hệ thống báo cáo đa dạng bao gồm các báo cáo headcount, biến động nhân sự, báo cáo về BHXH như:
- Nhân sự mới gia nhập trong tháng
- Nhân sự thử việc
- Nhân sự chính thức
- Nhân sự đang trong chế độ nghỉ thai sản
- Các báo cáo về biến động nhân sự qua từng tháng, quý, năm
Khả năng tích hợp hệ thống
Quản lý hồ sơ nhân sự là một tính năng thuộc Giải pháp quản trị nhân sự tổng thể CoffeeHR. Các dữ liệu có thể được liên kết, thông suốt để tạo thành giải pháp hoàn chỉnh:
- Liên kết các dữ liệu từ Hợp đồng lao động để chuyển sang module Tính lương, BHXH, thuế,…
- Liên kết các thông tin nghỉ thai sản, nghỉ việc, gia nhập mới, nhân sự từ thử việc sang chính thức,… Đưa ra các báo tăng, báo giảm BHXH
- Theo dõi số người phụ thuộc và tự động liên kết đến các module quản lý thuế
- Chưa dừng lại ở đó, CoffeeHR có thể mở rộng kết nối tới nhiều giải pháp doanh nghiệp online.
Với module Quản lý hồ sơ nhân sự, CoffeeHR liên kết với Hợp đồng điện tử, chữ ký số Efy. Doanh nghiệp có thể tạo, ký kết hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện ngay trên phần mềm.
LIÊN HỆ
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
