Những năm gần đây, xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại nhiều doanh nghiệp. Cùng bối cảnh dịch Covid 19 đã khiến địa điểm làm việc, công tác chấm công thay đổi. Qua đó yêu cầu mỗi tổ chức cần linh động hơn trong quản lý lương. Áp dụng phần mềm tính lương nhân viên dường như trở thành công cụ quen thuộc với nhiều doanh nghiệp.
Vì sao nên áp dụng phần mềm tính lương?
Quản lý lương bằng Excel là phương án rất phổ biến. Mặc dù cho phép thiết lập nhiều công thức phức tạp, nhưng nó chưa hoàn toàn tối ưu. Bởi một bảng lương hoàn chỉnh sẽ cần đến rất nhiều dữ liệu. Cơ bản như: File bảng công, Danh sách nhân sự và mức lương, File tiền thưởng, phụ cấp; File tiền phạt, giảm trừ lương; File theo dõi nghỉ; File theo dõi thân nhân; File bảo hiểm; File thuế TNCN; File theo dõi ứng lương, nợ lương…
Để tổng hợp tất cả dữ liệu, một chuyên viên C&B sẽ mất nhiều ngày để hoàn thiện bảng lương cho khoảng 100 nhân sự. Chưa kể các thao tác thủ công dễ xảy ra sai sót. Họ mất thêm 1-2 ngày nữa để tra soát và chỉnh sửa lại. Rất tốn thời gian và công sức! Làm chậm tiến độ trả lương của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc của nhân viên.
Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác. Không đảm bảo bảo mật; Tích hợp kém; Dữ liệu phân tán, khó làm báo cáo toàn diện. Chưa kể đôi khi việc diễn giải của chủ sở hữu sẽ khó hiểu với thành viên khác. Hay không thể để lại “thừa kế” cho người sau; Không thể mở rộng;…
Phương pháp tính lương thủ công cũng gây khó khăn với những thành viên khác. Cụ thể:
- Nhà quản lý khó nắm bắt do dữ liệu phân tán, thiếu chính xác, thiếu báo cáo kịp thời
- Nhân viên phải chờ đến cuối tháng để xem bảng lương. Trong khi đó có quá nhiều trường dữ liệu, khi sai sót thì mất thời gian email thắc mắc, giải trình.
Vì lẽ đó nên nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi từ việc tính lương bằng excel sang các giải pháp tính lương tự động. Một phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và quản trị dữ liệu hiệu quả.
Những tiêu chí nào để lựa chọn phần mềm tính lương?
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm chấm công tính lương được quảng cáo rầm rộ. Nên lựa chọn một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp không phải điều dễ dàng. Thậm chí, nếu lựa chọn sai giải pháp, phần mềm khó đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó đẩy doanh nghiệp vào trạng thái “tiến thoái lưỡng nan”. Hiện đại hóa nửa vời, hao tổn chi phí và nhân lực. Dưới đây là những tiêu chí cơ bản lựa chọn phần mềm:
Nghiệp vụ tính lương tự động và đầy đủ
Hiện các phần mềm trên thị trường có thể chia thành 2 loại: phần mềm tổng thể từ quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương,.. và phần mềm tính lương riêng biệt.
Đối với phần mềm tính lương riêng biệt, cần xem xét khả năng kết nối với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Ví dụ như máy chấm công, hệ thống quản trị dữ liệu HRIS,… để lấy dữ liệu đầu vào bảng lương. Hay các hệ thống KPI, CRM, quản lý BHXH và thuế để tính chính xác thu nhập cuối cùng.
Trong khi đó, phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương tổng thể sẽ bao quát nhiều nghiệp vụ của doanh nghiệp. Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng về tính lương, quy định thưởng phạt, công thức lương,…
Một phần mềm tốt là phần mềm có thể quản lý tập trung dữ liệu để tạo thành bảng lương. Từ dữ liệu chấm công, các khoản khấu trừ thuế, BHXH, mức phụ cấp. Cho đến biến động lương, thời gian tăng ca, làm thêm, quỹ phép,…
Tính linh động đáp ứng quy tắc tính lương của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có cách thức vận hành không giống nhau. Sự khác biệt về giờ giấc làm việc, chia ca kíp, quy chế OT,.. khiến độ phức tạp chấm công trả lương nhân lên nhiều. Mỗi ngành nghề, lĩnh vực hoạt động sẽ có các đặc thù riêng. Một phần mềm đôi khi đáp ứng tốt tại doanh nghiệp này nhưng lại thất bại với doanh nghiệp khác là điều bình thường.
Phần mềm tính lương cần có khả năng tùy chỉnh các công thức. Nhất là khi quy định nhân sự, quy chế quản lý đều có thể thay đổi theo sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, từng doanh nghiệp sẽ trả lương theo tuần, theo tháng hoặc theo ngày.
Các phần mềm trên nền tảng Cloud thường được phát triển theo dạng đóng gói. Nên không phải phần mềm nào cũng có thể linh hoạt, tùy biến theo từng doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tìm hiểu một phần mềm tính lương Online, nên lưu ý tới khách hàng của nhà cung cấp, các lĩnh vực họ đã triển khai. Cùng với đó, đưa ra bài toán tính lương cụ thể của mình để đánh giá mức độ đáp ứng của giải pháp. Qua đó đưa ra quyết định lựa chọn chính xác.
Hệ thống báo cáo cho nhà quản lý
Với nghiệp vụ tính lương, doanh nghiệp cần có rất nhiều báo cáo như: báo cáo quỹ lương, báo cáo thuế, báo cáo tăng giảm BHXH,… Vậy nên một phần mềm tốt cũng cần có hệ thống báo cáo chi tiết hỗ trợ đến từng phòng ban, từng đối tượng nhân viên. Hệ thống báo cáo dạng biểu đồ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý theo dõi dễ dàng, trực quan hơn. Đồng thời hỗ trợ so sánh các dữ liệu qua từng mốc thời gian cụ thể.
Phần mềm Tính lương có bảo mật dữ liệu cao
Bảng lương luôn là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của một doanh nghiệp. Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp nên lưu ý yếu tố năng lực của nhà cung cấp. Họ có phải đơn vị chuyên sâu và có năng lực bảo đảm dữ liệu khi bị tấn công? Các yêu cầu ràng buộc và cam kết đền bù khi xảy ra rủi ro.
Ngoài ra, việc phân quyền trong tổ chức cũng hết sức quan trọng. Một phần mềm tốt sẽ cho phép phân quyền những thành viên được tham gia và chỉnh sửa dữ liệu bảng lương. Tương tự, phần mềm cần có các yếu tố như xây dựng quy trình chỉnh sửa và phê duyệt chặt chẽ.
Đội ngũ support hệ thống phần mềm tính lương
Lựa chọn mua một phần mềm thường đi kèm với việc doanh nghiệp không có sẵn một đội ngũ IT đủ mạnh về chuyên môn. Vì thế rất khó để họ nhanh chóng xử lý các vấn đề kỹ thuật. Nếu được, doanh nghiệp hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật miễn phí cho khách hàng.
Ngoài ra trong quá trình sử dụng, sẽ có những thời điểm phần mềm xảy ra lỗi từ hệ thống. Hoặc doanh nghiệp cần thay đổi chính sách lương, thưởng, mức đóng, quy định, công thức. Các nhà cung cấp với đội ngũ support liên tục sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các thay đổi nhanh hơn. Cũng như xử lý kịp thời khi có vấn đề phát sinh.
Sự khác biệt của Phần mềm tính lương CoffeeHR
Là giải pháp HRM Cloud hết sức chuyên sâu
CoffeeHR là giải pháp quản trị nhân sự chuyên sâu trên nền tảng Cloud do OOS Software phát triển. Vốn là đơn vị có lịch sử hơn 10 năm xây dựng giải pháp HRM cho nhiều doanh nghiệp lớn như: Bibica, Ecopark, Lotte, SHB, Th True Milk, Vua Nệm. Giải pháp CoffeeHR có thể đáp ứng được bài toán tổng thể cho doanh nghiệp, không chỉ tính lương mà còn quản lý từ Tuyển dụng, Hồ sơ nhân sự, Quản lý hội nhập và nghỉ việc, Quản lý C&B (chấm công, tính lương, thuế, BHXH), Quản lý đào tạo và đánh giá, Cung cấp các dịch vụ nhân sự.
Khả năng tùy biến cao của phần mềm tính lương CoffeeHR
Khác với các giải pháp Cloud trên thị trường được phát triển riêng lẻ, hoặc đóng gói 100%, CoffeeHR được xây dựng dựa trên bộ khung nghiệp vụ được tổng kết từ quá trình triển khai nhiều dự án HRM phức tạp. Do đó, giải pháp có thể giải quyết được nhiều bài toán công, lương đặc thù của nhiều lĩnh vực. CoffeeHR cho phép tùy biến các công thức tính lương, các quy định, quy trình C&B đặc thù theo từng doanh nghiệp.
Hiện nay, CoffeeHR là giải pháp Cloud xử lý được nhiều bài toán C&B phức tạp nhất trên thị trường.
Khả năng tích hợp API
API là viết tắt của Application Programming Interface. Đây là phương thức trung gian kết nối các ứng dụng và thư viện khác nhau.
Nó cung cấp khả năng truy xuất đến một tập các hàm hay dùng. Từ đó có thể trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.
Như đã phân tích, nghiệp vụ về công lương yêu cầu nhiều trường dữ liệu từ nhiều hệ thống để hoàn chỉnh bảng lương. Chẳng hạn, nhiều doanh nghiệp áp dụng tính lương KPI theo doanh thu đối với nhân viên kinh doanh. Hoặc họ chi trả hoa hồng theo từng mức doanh số quy định. Phần mềm tính lương cần kết nối được với hệ thống quản lý bán hàng để nhận dữ liệu cuối. Đó là doanh số theo từng nhân viên nhằm tính lương KPI.
Với CoffeeHR, phần mềm có API mở hai chiều nên có thể kết nối được nhiều hệ thống khác. Ví dụ như: hệ thống CRM, hệ thống DMS, GPS (quản lý định vị, chấm công), hệ thống bảo hiểm xã hội online,… Chưa dừng lại ở đó, OOS Software (đơn vị phát triển giải pháp CoffeeHR) cũng có kinh nghiệm kết nối với nhiều hệ thống về quản trị doanh nghiệp. Ví dụ như ERP củagiải pháp SAP (dự án TH True Milk), Oracle Netsuite (Dự án Vua Nệm, Citicom, Getfit),… để tạo thành hệ thống quản trị vận hành tổng thể.
Đội ngũ triển khai và support có nhiều kinh nghiệm
Là đơn vị chuyên sâu phát triển giải pháp HRM, dễ hiểu khi CoffeeHR có đội ngũ giàu kinh nghiệm. Điều này tạo thuận lợi khi doanh nghiệp lựa chọn CoffeeHR. Bạn có thể yên tâm với năng lực triển khai giải pháp.
Với kinh nghiệm của mình, CoffeeHR không chỉ cung cấp giải pháp phần mềm. Mà sẽ tư vấn doanh nghiệp xây dựng quy trình, áp dụng phương pháp phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực của mình.
Không chỉ vậy, CoffeeHR có đội ngũ support riêng 24/7. Đảm bảo về các yếu tố kỹ thuật, thời gian xử lý phát sinh trong quá trình sử dụng
Cụ thể, phần mềm tính lương CoffeeHR làm được gì?
Xây dựng công thức và tự động tính toán bảng lương
Bộ biến mặc định vô cùng phong phú kết hợp với các trường thông tin cho phép tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp xây dựng công thức tính lương một cách linh hoạt và tiện dụng nhất. Các công thức excel được cài đặt dễ dàng và nhanh chóng. Sau đó hệ thống tự động tính toán sẽ giảm tỉ lệ sai sót và tiết kiệm thời gian.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự điều chỉnh công thức lương khi có thay đổi trong quá trình sử dụng hoặc đội ngũ support của CoffeeHR có thể hỗ trợ điều đó.
Tổng hợp tự động các dữ liệu để tạo thành bảng lương
Là một nền tảng tổng thể nên CoffeeHR dễ dàng tổng hợp dữ liệu chính xác, nhanh chóng:
- Tổng hợp dữ liệu về mức lương cơ bản, phụ cấp theo hợp đồng từ module quản lý nhân sự
- Tổng hợp dữ liệu chấm công: bảng công máy, công ký hiệu, công chấm GPS, tổng hợp đi muộn về sớm, quy định thưởng phạt, các ca làm việc, đơn từ giải trình,… để tính toán ra bảng công cuối cùng và chuyển vào dữ liệu lương.
- Tổng hợp OT và bóc tách dữ liệu OT. Ví dụ như OT ngày thường, thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ, OT đêm… và các công thức tương tự
- Tổng hợp dữ liệu nghỉ phép, nghỉ bù, đi công tác,…
- Tổng hợp dữ liệu đánh giá để tính lương KPI,…
- Quản lý biến động lương: tăng giảm lương, điều chuyển, bổ nhiệm,…
Từ đó, CoffeeHR sẽ trở thành phần mềm quản lý lương cho HR và có khả năng theo dõi mọi biến động. Không chỉ dừng ở việc thu thập dữ liệu và hoàn thiện bảng lương. Ngoài ra, thông tin về thân nhân, số người phụ thuộc sẽ tự động tính thuế thu nhập cá nhân và chuyển vào bảng lương ngay trên phần mềm.
CoffeeHR quản lý các biến động tăng, giảm bảo hiểm như: nghỉ thai sản, quay lại làm việc sau nghỉ thai sản, tăng lương, chuyển trạng thái từ thử việc sang chính thức, nghỉ việc hoặc nghỉ không báo trước quá thời gian quy định, thay đổi về mức đóng bảo hiểm,… để đưa ra các cảnh báo trên phần mềm, điều chỉnh dữ liệu và chuyển vào bảng lương.
Xử lý được các bài toán lương phức tạp
Không chỉ là phần mềm tính lương theo sản phẩm, ngày công, theo giờ,… CoffeeHR xử lý được các bài toán lương phức tạp hơn theo đặc thù ngành nghề, doanh nghiệp:
Lương KPI:
Nhiều doanh nghiệp đang áp dụng tính lương KPI nhưng hầu hết các giải pháp Cloud trên thị trường chưa xây dựng được đánh giá KPI và chuyển kết quả vào bảng lương. Ngược lại, tổ chức có thể thiết lập CoffeeHR thành phần mềm tính lương theo KPI. Cụ thể như sau:
- Cho phép thiết lập và tùy chỉnh các tiêu chí đánh giá KPI theo từng nhu cầu của doanh nghiệp
- Cài đặt công thức và đưa ra các kết quả dạng tham số (A,B,C), dạng tỉ lệ phần trăm hoặc dạng điểm.
- Liên kết với bảng lương để tính hoa hồng, tính lương KPI,…
KPI cũng là yếu tố thứ ba (P3) để tính lương 3P.
Lương 3P:
Ngày càng nhiều các doanh nghiệp áp dụng phương pháp chi trả lương 3P cho người lao động. Lương 3P là hệ thống đánh giá lương thưởng dựa trên 3 yếu tố chính:
– Pay for Position: Trả lương theo vị trí công việc (P1). Doanh nghiệp dùng số tiền cố định chi trả tiền lương 1 tháng cho một vị trí, bất kể người đó là ai và có năng lực như thế nào.
Với P1, CoffeeHR cho phép thiết lập các mức lương theo vị trí công việc. Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh hoặc cài đặt các công thức, phần mềm sẽ tự động tính toán để đưa ra bảng lương.
– Pay for Person: Trả lương theo năng lực (P2) Doanh nghiệp dựa vào khung đánh giá năng lực để chi trả lương cho nhân viên.
CoffeeHR xây dựng được các tiêu chí đánh giá năng lực và chuyên sâu, hình thành các biểu đồ mạng nhện quản lý dễ dàng theo dõi năng lực nhân viên. Các dữ liệu đầu ra của đánh giá năng lực sẽ được chuyển thành đầu vào của bảng lương dựa trên công thức được cài đặt từ trước.
– Pay for Performance: Trả lương theo kết quả. (P3). Thưởng của của người lao động sẽ được chi trả dựa trên hiệu suất công việc. Họ đạt được tiêu chí nào doanh nghiệp đưa ra? Họ mang lại lợi ích nào cho doanh nghiệp?
Lương kiêm nhiệm:
Lương kiêm nhiệm được áp dụng khi một nhân viên phụ trách 2 công việc hoặc vị trí tại một công ty hay tập đoàn. Đa phần là mô hình holding hoặc chuỗi cửa hàng.
Điều khó nhất khi xử lý bài toán lương kiêm nhiệm là các yếu tố về thuế và bảo hiểm xã hội. Nhất là khi quản lý trên phần mềm.
Với CoffeeHR, phần mềm có thể bóc tách trường dữ liệu để tính thuế và BHXH. Từ đó hình thành hai bảng lương khác nhau. Nhưng vẫn hết sức thuận tiện để theo dõi và xuất báo cáo.
Lương tách dòng
Khi nào thì xuất hiện tách dòng bảng lương? Là khi kỳ lương đó có nhân sự tách dòng lương do các thay đổi như:
- Thay đổi về lương như có quyết định tăng lương, giảm lương, thay đổi về vị trí công việc dẫn đến thay đổi lương…
- Thay đổi hợp đồng từ thử việc lên chính thức
Khi có các thay đổi này thì thuế và BHXH cũng sẽ thay đổi theo. Với phương pháp tính lương bằng excel thông thường, nhân viên C&B cần theo dõi rất nhiều file dữ liệu. Như file hợp đồng, danh sách nhân sự và lương, điều chuyển bổ nhiệm,… Đôi khi thông tin bị thiếu, cập nhật không đầy đủ sẽ dẫn đến sai sót trong tính lương, thuế và BHXH.
Với CoffeeHR, phần mềm sẽ quản lý biến động về dữ liệu. Hình thành 2 dòng lương và chạy các dữ liệu về thuế, BHXH ngay trên cùng một bảng lương. Giúp nhân viên dễ dàng theo dõi mà không cần tốn nhiều công sức. Mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao.
Đưa ra bảng lương chi tiết và xuất phiếu lương
- CoffeeHR cho phép tạo thông tin chu kỳ tính lương và thanh toán tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp
- Tổng hợp dữ liệu, hiển thị bảng lương trực tiếp
Một bảng lương chi tiết cần đầy đủ các dữ liệu. Từ lương cơ bản, lương theo ngày công, mức đóng bảo hiểm, khấu trừ thuế. Cho tới lương hoa hồng, thưởng, ứng lương, thực lĩnh. Nhờ phiếu lương này, doanh nghiệp và bản thân nhân sự có thể theo dõi kịp thời.
- Thông tin bảng lương sẽ được hiển thị và gửi về mail cho từng nhân viên.
Nhân viên có thể xem trực tiếp phiếu lương chi tiết tại cổng portal. Các thắc mắc về tính lương cá nhân đều được ghi nhận nhanh chóng và chuyển đến nhân viên C&B. Tiết kiệm thời gian, không lo ngại khoảng cách là sự tiện lợi của CoffeeHR.
- Tính năng khóa bảng lương và phân quyền: giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn
- Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương thủ công. Nếu có vấn đề cần điều chỉnh thủ công, mọi lịch sử chỉnh sửa đều được lưu lại. Đồng thời nhân viên sẽ được thông báo về sự điều chỉnh này. Với các doanh nghiệp có những khoản trợ cấp đặc thù, thưởng đột xuất, nhân viên C&B có thể dễ dàng cập nhật lên bảng lương thông qua tính năng import.
Hệ thống báo cáo trên Phần mềm tính lương CoffeeHR
CoffeeHR cho phép tự động tạo báo cáo chuyên sâu từ dữ liệu hệ thống. Đó có thể là tổng số tiền lương doanh nghiệp đã trả cho nhân viên trong tháng. Bao gồm tổng số thuế và bảo hiểm đã nộp. Hay tương quan con số giữa các phòng ban, bình quân đầu nhân sự,… Ngoài ra, phần mềm tính tiền lương CoffeeHR có thể so sánh chi phí lương với doanh thu để đưa ra các chỉ số lợi nhuận. Từ đó nhà quản trị có thể quản lý tính lương của tổ chức tốt hơn và đưa ra những quyết định chính xác.
TẠM KẾT
Tự động hóa quy trình tính lương sẽ mang lại nhiều giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai, tổ chức nên cân nhắc những tiêu chí, tính năng của các giải pháp. Bên cạnh đó là kỳ vọng tương lai và năng suất phần mềm đem lại.
Phần mềm quản lý lương CoffeeHR với tính năng ưu việt sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình phức tạp. Cắt giảm thao tác thủ công không chỉ tăng hiệu suất của HCNS. Mà còn tiết kiệm ngân sách và tăng trải nghiệm nhân viên trong tổ chức. Với nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ triển khai tốt, thời gian thiết lập ngắn kèm chi phí phù hợp, CoffeeHR là lựa chọn phù hợp. Bất kể doanh nghiệp của bạn gói gọn 30 nhân sự hay 300 nhân sự.
LIÊN HỆ
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
