Những thay đổi trong thời kì hậu Covid khiến phương pháp chấm công thủ công đã không còn tối ưu. Vậy, phần mềm chấm công của Bộ giải pháp nhân sự CoffeeHR có thể mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp
Xu hướng làm việc đã thay đổi
Đại dịch Covid khiến nhiều doanh nghiệp phải thay đổi cách làm việc truyền thống. Đó là từ làm việc tại văn phòng chuyển sang làm tại nhà. Điều này đã dẫn đến một xu hướng làm việc mới ngay cả khi đại dịch phần nào được kiểm soát và các doanh nghiệp bắt đầu bình thường mới trở lại: xu hướng làm việc Hybrid.
Hybrid Work hay mô hình làm việc hỗn hợp là phương án cho phép nhân viên vừa làm việc tại nhà và lên văn phòng vào một số ngày nhất định trong lịch trình làm việc.
Theo báo cáo Work Trend Index của Microsoft, dựa trên khảo sát từ hơn 30.000 người tại 31 quốc gia. 70% mong đợi công việc linh hoạt từ các lựa chọn tại nhà để tiếp tục sau đại dịch.
Những công ty công nghệ hàng đầu thế giới như Microsoft, Google, Facebook… đều cho nhân viên linh hoạt lựa chọn làm việc. Họ có thể vừa làm ở nhà, thỉnh thoảng đến văn phòng khi cần thiết.
Ngay tại Việt Nam, khảo sát chỉ ra rằng: 81% người lao động muốn tiếp tục làm việc từ xa. Nhưng cũng có 77% mong gặp lại đồng nghiệp nơi văn phòng. Để đáp ứng nhu cầu của cả 2 nhóm, theo Microsoft, chỉ có môi trường làm việc linh hoạt mới giúp người lao động an tâm.
Ngày càng nhiều các công ty tại Việt Nam hay trên thế giới áp dụng mô hình làm việc này. Tập đoàn FPT áp dụng chế độ làm việc từ xa với 6 tỉnh có tình hình dịch bệnh diễn biến nghiêm trọng. Những tỉnh còn lại đều áp dụng mô hình Hybrid. Hay mới đây, tập đoàn PwC Mỹ – một trong bốn tập đoàn kiểm toán hàng đầu thế giới, đã cho phép 40.000 nhân viên có thể làm việc từ xa trọn đời.
Xu hướng này ảnh hưởng tới quản trị Công của doanh nghiệp thế nào?
Xu hướng làm việc mới đặt ra cho doanh nghiệp nhiều thách thức. Đó là vấn đề quản trị, gắn kết nhân viên và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Làm thế nào để chắc chắn nhân viên làm việc tại nhà vẫn đảm bảo thời gian như họ làm việc tại công ty? Một số doanh nghiệp áp dụng các biện pháp thủ công như họp đầu giờ điểm danh, hay điểm danh online bằng tin nhắn, … Các giải phạm này mang tính tạm thời và rất khó để kiểm soát. Chưa kể khi làm việc từ xa, các quy trình phê duyệt, các đơn từ sẽ không được vận hành nhanh chóng như khi làm việc trực tiếp.
Ngay cả trong thời điểm chưa xuất hiện đại dịch Covid, việc chấm công bằng phương pháp thủ công hay sử dụng máy chấm công cũng không hoàn toàn tối ưu. Nhân sự chỉ có thể kiểm tra và giải trình công vào cuối tháng. Khi các nhân sự ra ngoài làm việc, doanh nghiệp cũng khó nắm bắt được chính xác thời gian, địa điểm ra ngoài của nhân viên. Đặc biệt khi chỉ áp dụng các phương pháp báo cáo qua tin nhắn, đơn từ thông thường.
Những bài toán cụ thể
- Làm thế nào để kiểm chứng được độ trung thực trong checkin, checkout. Ngay cả khi nhân viên làm việc bên ngoài không gian doanh nghiệp?
- Làm sao để kiểm soát thời gian đi muộn, về sớm của nhân viên hàng ngày để nhắc nhở.
- Làm thế nào để xử lý nhanh chóng các đơn từ, thay đổi ca làm việc của nhân viên?
- Làm thế nào nhanh chóng tính toán ra một bảng công hoàn chỉnh, hạn chế sai sót nhất có thể?
- Khi nhân viên làm việc tại nhà, doanh nghiệp cần phải đảm bảo 2 yếu tố: quản lý được thời gian làm việc của nhân viên. Thứ hai, cần phương pháp hợp lý để tránh tạo cảm giác bị kiểm soát quá mức. Qua đó không làm giản năng suất làm việc.
Giải pháp phần mềm Chấm Công CoffeeHR hiện đại
Để thích ứng với xu thế làm việc mới, các doanh nghiệp cần thay đổi tư duy cũng như phương pháp quản trị. Chăm sóc tinh thần nhân viên, xây dựng các biện pháp gắn kết nhân sự. Hay áp dụng công nghệ vào vận hành doanh nghiệp.
Xu thế chuyển đổi số càng ngày càng diễn ra mạnh mẽ. Nhiều giải pháp chấm công online được ra đời, phục vụ cho nhu cầu của doanh nghiệp. Vậy Giải pháp chấm công của CoffeeHR có thể mang lại những lợi ích gì?
Đa dạng phương pháp chấm công: Chấm công online, GPS, FaceID,…
Tình huống làm việc hiện này rất cần sự linh động để ứng phó với dịch bệnh. Một giải pháp chấm công đa dạng, linh hoạt là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. CoffeeHR mang đến nhiều lựa chọn để doanh nghiệp dù là làm việc tại đâu vẫn có thể kiểm soát một cách hiệu quả, tối ưu.
-
Kết nối trực tiếp với đa dạng các loại máy chấm công
Với các nhân viên làm việc tại văn phòng, doanh nghiệp có thể giữ nguyên phương pháp chấm công thông thường. CoffeeHR cho phép kết nối với rất nhiều loại máy chấm công. Bất kể chấm công vân tay, chấm công bằng thẻ hay máy chấm công Face ID.
Toàn bộ dữ liệu chấm công sẽ được đổ trực tiếp về phần mềm và đưa ra các thống kê chính xác. HR có thể nói lời tạm biệt với Excel ngay bây giờ.
-
Đăng nhập và chấm công online thông qua app: đơn giản, thuận tiện, chính xác
Làm sao để quản lý thời gian làm việc của nhân viên khi họ làm tại nhà một cách tinh tế? Họp điểm danh mỗi sáng, nhắn tin thông báo có mặt,… quá thủ công và lạc hậu. Chưa kể các phương pháp này còn gây khó khăn cho HR khi phải thống kê “chay” hàng ngày. Nhân viên thì cảm thấy mệt mỏi và bị kiểm soát quá mức.
Với chấm công Online của CoffeeHR, chỉ 10s thôi nhân viên đã có thể chấm công dễ dàng và chính xác. Các dữ liệu chấm công được đổ về bảng công mỗi ngày. Nhờ đó, HR và cả nhân viên đều có thể theo dõi từng diễn biến dù là nhỏ nhất.
-
Chấm công không tiếp xúc bằng GPS
Doanh nghiệp sử dụng máy chấm công nhưng muốn đảm bảo an toàn hơn cho nhân viên? CoffeeHR mang đến giải pháp chấm công không tiếp xúc với GPS. Doanh nghiệp chỉ cần setup địa điểm công ty và cài đặt bán kín. Nhân viên đến nơi sẽ checkin ngày. Ngược lại, phương pháp quẹt vân tay tuy quen thuộc nhưng không còn phù hợp trong thời điểm dịch bệnh.
Phương pháp chấm công GPS cũng được áp dụng khi nhân viên cần ra ngoài làm việc. Ví dụ như đi gặp đối tác, khách hàng, giám sát công trường,…
Với những hiển thị chính xác dữ liệu chấm công về ngày giờ, địa điểm và các báo cáo thống kê, doanh nghiệp có thể quản lý tự động, chính xác nhân viên của mình – dù họ làm việc tại văn phòng hay bên ngoài.
Những phương pháp này không chỉ áp dụng trong thời điểm hiện tại mà tương lai. Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi đầu tư dài hạn.
Đơn giản hóa thiết lập ca làm việc phức tạp với phần mềm Chấm công
Quản lý nhiều ca kíp làm việc trong một ngày đã khó. Chưa kể tới việc nhân viên có thể đăng ký ca làm khác nhau theo từng tuần. Họ cũng thường xuyên có nhu cầu xin làm tăng ca, xin huỷ ca, xin đổi ca cho đồng nghiệp. Đa số doanh nghiệp sẽ ủng hộ việc này để cho phép nhân viên chủ động hơn trong lịch làm việc . Đây giống như một hình thức trao đi quyền lực. Tuy nhiên, cấp quản lý sẽ phải tự mình kiểm tra xem các yêu cầu thay đổi ca kíp ngoài kế hoạch đó có khả thi hay không để ra quyết định. Quá nhiều dữ liệu phát sinh khiến các phương pháp quản lý thủ công bằng trí nhớ, giấy note, bảng trắng hoặc file Excel,… đều không “đủ lực”.
Với CoffeeHR, doanh nghiệp có thể tự định nghĩa các ca làm việc đang áp dụng. Thiết lập thông tin cần thiết về loại ca, thời bắt đầu và kết thúc ca. Cho đến lượng thời gian nghỉ giải lao, khung thời gian sớm nhất/muộn nhất để checkin và checkout.
Nhân viên có thể tự đăng ký ca làm việc hoặc các cấp quản lý có thể phân ca, đổi ca linh động. Hay thậm chí khóa ca khi các sự phân bổ đã được xác nhận. Cả các cấp quản lý và nhân viên đều có thể theo dõi dễ dàng, phản hồi và điều chỉnh khi xảy ra sai sót.
Quản lý nghỉ phép, đơn từ online thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Với phương pháp thủ công, một doanh nghiệp 200 người sẽ có ít nhất 200 đơn từ các loại mỗi tháng. Điều này khiến HR gặp khó khăn rất nhiều trong việc quản lý, phân loại đơn, nhập dữ liệu và theo dõi. Khi doanh nghiệp work from home thì bài toán này càng trở nên phức tạp.
CoffeeHR mang đến cách tính năng đăng ký nghỉ phép, đi muộn, về sớm, OT,… hết sức dễ dàng ngay trên phần mềm. Nhân viên có thể đăng ký nhanh chóng. Tạo sự thuận tiện thay vì viết mail, nhắn tin hay viết đơn bằng word. Dù làm tại văn phòng hay tại nhà, Nhà quản lý có thể phê duyệt nhanh chóng với quy trình duyệt online, được setup theo quy trình của doanh nghiệp.
Xem bảng công online, giải trình công ngay trên phần mềm Chấm Công
Doanh nghiệp có đang gặp vấn đề khi tổng hợp công mỗi tháng? Quá nhiều lỗi vi phạm cần nhân viên giải trình nhưng bản thân họ cũng không thể nhớ khi thời gian trôi qua đã lâu.
Khác với các phần mềm khác khi cần giải trình phải làm đề xuất. Phần mềm công CoffeeHR cho phép nhân viên theo dõi và giải trình công trực tiếp. Từ giải trình đi muộn, thiếu giờ, vắng mặt,…. với những màu sắc khác nhau tiện theo dõi.
Nhân viên cũng có thể chủ động theo dõi hoạt động chấm công mỗi ngày. Từ số ngày công thực tế, tình trạng sử dụng quỹ phép cho tới thời gian đi muộn, về sớm, làm thêm, công tác. Họ không cần chờ đợi đến cuối tháng. Hoạt động chấm công trở nên minh bạch hơn bao giờ hết.
Với người quản lý, CoffeeHR cung cấp view trực quan với bảng tổng hợp chi tiết công của nhân viên. Bao gồm: thời gian đi muộn, về sớm, OT, nghỉ phép,… một cách đầy đủ từ những đầu vào dữ liệu.
Không dừng lại ở đó, CoffeeHR giúp thiết lập các công thức tính công và chuyển bảng công tới phần lương một cách tự động.
Đưa ra cảnh báo kịp thời trên hệ thống
CoffeeHR xây dựng hệ thống tiện ích gồm các cảnh báo khi xảy ra những sai lệch về công. Nhân viên đi làm muộn, về sớm hay quên chấm công, làm sai ca,… sẽ được hệ thống gửi các cảnh báo nhắc nhở. Hoặc hệ thống gửi email chi tiết tới cả nhân viên và HR
Báo cáo quản trị trực quan trên phần mềm Chấm công
Ngoài ra, CoffeeHR xây dựng hơn 30 trường báo cáo động có sẵn và các báo cáo customize theo nhu cầu doanh nghiệp. Người quản lý có thể theo dõi các báo cáo nhanh như:
- Top 10 nhân viên đi muộn nhiều nhất
- Top 10 nhân viên về sớm
- Top 10 nhân viên OT nhiều nhất năm
- Bảng công chi tiết theo tháng của toàn bộ nhân viên
- Bảng theo dõi phép năm của nhân viên
- Bảng theo dõi OT chi tiết
Nếu như trước đây, nhân viên C&B phải mất rất nhiều thời gian để lọc các dữ liệu từ: máy chấm công, đơn từ. Sau đó lại thống kê các bảng theo dõi phép trên excel và xây dựng lại thành báo cáo. Quy trình này mất nhiều thời gian mà không tránh khỏi sai sót.
Ngược lại, phần mềm chấm công CoffeeHR sẽ đưa ra những biểu đồ, báo cáo nhanh chóng và chính xác theo thời gian thực. Chỉ cần một thay đổi nhỏ về số liệu, báo cáo cũng lập tức điều chỉnh theo. Nhanh chóng, chính xác đến từng giây. Từ đó giúp nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định thưởng, phạt hay điều chỉnh chính sách một cách chính xác nhất.
TẠM KẾT
Nhà quản trị ai tính toán chuẩn xác thời gian nhân sự làm việc để đánh giá tốt hơn. Nhưng đồng thời, một người quản lý cũng không muốn kiểm soát quá chặt chẽ. Và khiến nhân sự cảm thấy gò bó khi luôn bị theo dõi. Đây chính là nỗi niềm của nhiều người làm nhân sự hay quản lý trực tiếp tại Việt Nam. Với CoffeeHR, những băn khoăn này sẽ dần được hóa giải. Bất kể làm việc tại công ty, từ xa hay gặp khách hàng đều chấm công chính xác. Dữ liệu không bị chồng chéo khiến phòng HCNS rối bời khi tổng hợp. Và bản thân nhân viên cũng cảm thấy thoải mái khi có sự chủ động trong chấm công.
Phần mềm chấm công CoffeeHR sẽ là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời trong quản trị tổ chức. Không chỉ cải thiện hiệu suất của phòng HCNS, tạo sự tiện lợi cho quản lý. Mà còn trao quyền cho tất cả thành viên tại công ty. Trên hết, giải pháp phù hợp với mọi thời đại. Dù là trong quá trình giãn cách hay bình thường mới.
LIÊN HỆ
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu Bài toán Chấm Công cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
