Nhân sự được coi là xương sống của doanh nghiệp. Mỗi sự thay đổi nhân sự đều ảnh hưởng ít nhiều tới quá trình vận hành. Việc thay thế người mới đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đối mặt với các cơ hội và rủi song song. Chính vì vậy mỗi doanh nghiệp cần có một chương trình on the job training (OJT) để đầu tư vào chất lượng nhân sự. Vậy on the job training là gì?
On the job training (OJT) là gì?
On the job training (OJT) có nghĩa là đào tạo tại chỗ. OJT là một chương trình được thiết kế giúp nhân viên có được kiến thức thực hành tại nơi làm việc. Loại hình đào tạo OJT liên quan đến nhân viên sử dụng các tài nguyên có sẵn cho họ tại nơi làm việc của họ.
OJT cho phép họ vừa học vừa hòa nhập với môi trường làm việc hằng ngày. Các nhà quản lý, thành viên nhóm nhân sự và đồng nghiệp có kinh nghiệm sẽ cung cấp đào tạo nội bộ.
>>> Xem thêm: Top 18 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Tốt Nhất 2022
Phân loại On the job training
On the job training (OJT) được chia làm 2 loại: OJT có kế hoạch và tự phát.
- OJT có kế hoạch: Chương trình được thiết kế có hệ thống, dựa theo những gì mà nhân viên cần biết có outline và kế hoạch triển khai cụ thể. OJT theo cách này thường sẽ tốn kém hơn nhưng mang lại hiệu quả tốt hơn.
- OJT tự phát: Mặc dù không tốn kém nhưng thường không mang lại hiệu quả. OJT tự phát được tiến hành như “làm theo mọi người xung quanh” hay “ngồi cạnh ai đó quan sát”. Điều này khiến cho công ty không sử dụng hợp lý nguồn lực và các nhân viên mới cũng dễ nản và không học tập được nhiều kiến thức.
» Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp
12 Lợi ích của On the job training
Lợi ích đến từ On the job training sẽ tác động lên các nhóm đối tượng khác nhau:
Nhân viên
- Tăng sự hài lòng, tạo động lực làm việc cho nhân viên. Năng suất công việc cao hơn nhờ OJT.
- Tự tin, phát triển trong công việc được giao phó
- Đảm bảo an toàn
Quản lý
- Dễ dàng giao việc cho nhân viên cấp dưới nhiều hơn
- Ít phàn nàn nhân viên
- Tăng tính đồng đội
- Tiết kiệm thời gian
Khách hàng
- Chương trình đào tạo OJT giúp cho khách hàng nhận dịch vụ đồng nhất, chu đáo, không có cớ để phàn nàn.
- Chất lượng sản phẩm, dịch vụ xứng đáng với chi phí bỏ ra nhờ OJT
Công ty
- Đảm bảo dịch vụ đồng nhất cho công ty
- Tăng doanh thu, hiệu quả, tăng khách hàng thân thiết và đồng thời giảm phàn nàn của khách hàng.
- Có đội ngũ nhân viên trung thành, lành nghề cho doanh nghiệp
» Xem thêm:
Phần mềm đào tạo nhân sự Coffeehr
5 bước quy trình OJT cho doanh nghiệp
Để sử dụng thành công OJT cần 5 bước cơ bản sau đây.
Xác định đối tượng và kiến thức, kỹ năng cần đào tạo
Như bạn đã biết, phân tích là kỹ năng cơ bản tiên quyết cho sự thành công của chương trình đào tạo. Cần xác định:
- Mục tiêu rộng là gì?
- Chiến lược là gì?
- Danh tiếng cộng đồng
- Năng suất?
- Lợi nhuận?
- Mục tiêu dài hạn
Khi bạn trả lời được tất cả vấn đề trên, hãy ghi nhớ chúng và thực hiện phần còn lại của quá trình đánh giá. Bạn cần liệt kê bằng cấp, kiến thức, kỹ năng cứng, kỹ năng mềm mà công việc yêu cầu.
Bạn đang xây dựng định nghĩa về một nhân viên lý tưởng cho công việc có thể làm. Sau đó hãy liệt kê các kỹ năng mà hầu hết các nhân viên đến phỏng vấn đều có. Cuối cùng hãy xem lại những lần bạn yêu cầu nhân viên làm lại phần công việc đó, các trục trặc giao tiếp. Những thứ làm chậm công việc của bạn đề ra.
Bây giờ, bạn đã hình dung ra sự khác nhau giữa những điều nhân viên cần và những gì họ đang có. Đó là khoảng trống. Và khoảng trống đó là nơi bạn sẽ đào tạo và điền vào.
» Xem thêm: Onboarding là gì? Quy trình onboarding chuẩn là gì?
Lên kế hoạch đào tạo
Quyết định định dạng và tài liệu nào sẽ phù hợp nhất với mục tiêu nơi làm việc doanh nghiệp của bạn:
- Đào tạo phong cách lớp
- Cố vấn
- Chương trình có cấu trúc
Hầu như chương trình đào tạo tại chỗ có cấu trúc là cơ bản nhất, theo định hướng nhiệm vụ và hữu ích cho tất cả nhân viên đang thực hiện các nhiệm vụ lặp đi, lặp lại. Sử dụng danh sách kiểm tra theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp về các nhiệm vụ cần thiết, huấn luyện viên làm việc với nhân viên mới. Đến lúc nhân viên mới thể hiện được kỹ năng cần thiết, họ sẽ đăng xuất để bắt đầu.
Mặc dù vậy, nếu công việc trôi chảy hơn lặp đi lặp lại, bạn sẽ cần một huấn luyện viên là một giáo viên lành nghề. Không phải tất cả mọi người đều học theo một cách. Một người hướng dẫn giỏi phải xác định cách một nhân viên học để áp dụng việc đào tạo cho họ một cách hiệu quả.
Một số nhân viên học bằng cách:
- Thực hành thông qua mô phỏng hay nhiệm vụ thực tế
- Tổ chức một số hoạt động nhóm để gia tăng cảm xúc và trải nghiệm cá nhân chân thật
- Tự tạo cảm hứng với các hoạt động tự túc và độc lập
- Thích các hoạt động độc lập, đọc hay làm bài kiểm tra
- Học tập thông qua các bài giảng của người hướng đẫn
Có thể bạn không thể điều chỉnh toàn bộ khóa học theo từng cách học. Nhưng ít nhất nó cho phép bạn tạo ra một tập hợp tùy chọn có thể. Chẳng hạn, bạn có thể để nhân viên mới chọn tham gia một bài kiểm tra viết, hoặc đóng vai để minh họa kiến thức mới của họ.
Chuẩn bị tài liệu
Bạn xác định được cách đào tạo nên như thế nào, bạn có thể tìm và lưu trữ tài liệu để xác định mục tiêu đào tạo ở nhiều nơi:
- Cẩm nang công ty
- Cơ sở kiến thức
- Tài nguyên công nghiệp
- Tài nguyên trực tuyến
- Quản trị doanh nghiệp nhỏ
- Các chương trình liên quan
- Bộ Lao động Hoa Kỳ
Đào tạo tại chỗ hiếm khi là sự kiện một lần và đào tạo định kỳ trong suốt sự nghiệp của nhân viên.
- Tìm hiểu về chính sách của doanh nghiệp tổ chức
- Làm cách nào để làm việc dây chuyền nhà máy
- Cách trả lời khách hàng
- Sử dụng hệ thống mới
- Làm thế nào để điền chi phí kinh doanh và báo cáo tài chính để hoàn trả
- Cập nhật về thay đổi thông tin liên hệ hệ thống
- Làm thế nào để luật mới ra ảnh hưởng đến nhân viên và công việc của nhân viên
- Khóa học bồi dưỡng về huấn luyện tinh thần đồng đội của doanh nghiệp
Thực chất đào tạo nên là một vấn đề đang diễn ra. Bởi vì hầu hết các nhân viên, tùy thuộc vào công việc của họ, sẽ cần được thông báo khi doanh nghiệp có sự thay đổi. Thiết kế chương trình đào tạo tại chỗ nhiều chính là mục tiêu bạn muốn nhân viên đạt được trước khi chuyển sang phần tiếp theo.
Ở cuối mỗi phần, hãy xác định cách bạn sẽ thực hiện đo lường thành công của nhân viên. Họ cần thể hiện kỹ năng với bạn không? Đỗ kỳ thi? Kịch bản ứng phó? Mỗi mục tiêu cần có một thành công xác định cần được đáp ứng trước khi nhân viên chuyển sang bước tiếp theo.
Đào tạo với giảng viên phù hợp
Thực hiện một chương trình đào tạo quả thực là điều không hề dễ dàng. Trước khi bạn tham gia, bạn hãy đảm bảo rằng bạn biết những người giỏi nhất sẽ tiến hành đào tạo. Cho dù đó là người quản lý, đồng nghiệp hoặc cố vấn hoặc điều phối viên đào tạo được chỉ định.
Bạn cũng có thể lựa chọn thuê ngoài và sử dụng một điều phối viên nội bộ để làm việc với công ty xử lý việc đào tạo. Điều này là hữu ích khi bạn không có tài nguyên hoặc kiến thức để tiến hành đào tạo thành công hoặc trường hợp hệ thống hoặc thiết bị chuyên dụng cao.
Đánh giá
Bạn hoàn toàn có thể xác định mức độ thành công của chương trình đào tạo tại chỗ của bạn với một cách tiếp cận đơn giản là hỏi. Bạn sử dụng một khảo sát được lên kế hoạch cẩn thận cho phép ẩn danh và xem xét đưa ra bảng khảo sát trong thời gian. Ngay sau đó, hoặc vài tháng sau đào tạo.
Hiệu suất nhân viên được cải thiện sẽ luôn tác động tích cực tới lợi nhuận và tăng trưởng của doanh nghiệp. Có thể đo lường sự cải thiện rõ rệt của nhân viên bằng cách so sánh dấu hiệu năng suất từ trước khi đào tạo đến sau khi đào tạo.
Bạn cũng có thể thực hiện cách giám sát việc giữ chân nhân viên của doanh nghiệp. Những nhân viên được đào tạo của bạn có ở lại lâu hơn hay không? Một số vấn đề khó đo lường hơn như dịch vụ khách hàng và thái độ.
Bạn quan sát và trò chuyện với các nhà quản lý sẽ giúp bạn nhận thức rõ ràng hơn về những gì đang diễn ra tại các phòng ban trong doanh nghiệp. Nếu như bạn thấy sự cải thiện trong văn hóa nơi làm việc giống với việc đạt được các mục tiêu hiệu suất của công ty thì đó là thứ bạn đang tìm kiếm bấy lâu.
Một số lưu ý để quy trình OJT được hiệu quả và ý nghĩa
- Các nhà quản lý cần lên kế hoạch cụ thể và chi tiết cho chương trình On the job training và phải cập nhật thường xuyên
- Mô hình ADDIE đặc biệt có ích để doanh nghiệp bắt đầu thiết lập một khóa học riêng
- Đánh giá tình hình thực tế (A): Các nhân viên của bạn cần kiến thức và kỹ năng nào để hoàn thành công việc tốt nhất?
- Thiết kế (T): Khung chương trình on the job training sẽ như thế nào?
- Phát triển (D): Nội dung doanh nghiệp cần đào tạo, thời gian thực hiện và phương pháp áp dụng cho công tác đào tạo?
- Triển khai (I): Doanh nghiệp sẽ triển khai chương trình đào tạo của mình như thế nào?
- Đánh giá quá trình (E): Làm như thế nào để đánh giá hiệu quả chương trình on the job training?
- Nhà quản lý nên lập bảng câu hỏi hoặc bài khảo sát cho nhân viên cho mình. Chẳng hạn, nhân viên trước khi khóa đào tạo bắt đầu, nhân viên kỳ vọng sẽ học hỏi và thay đổi như thế nào sau khóa đào tạo
- Trong chương trình đào tạo, việc cho nhân viên tự đánh giá khả năng thích nghi, mức độ phát triển của bản thân là nên làm. Sau khi kết thúc khóa đào tạo, hỏi nhân viên xem liệu mục tiêu của họ có được đáp ứng không? Hãy để họ trả lời câu hỏi ở chế độ ẩn danh vì như vậy sẽ tăng tính khách quan cho câu trả lời.
- Nếu on the job training được cập nhật liên tục và diễn ra tốt đẹp sẽ thu hút được những nhân viên cầu tiến. Từ đó, nhân viên có thể sẽ cam kết nhiều hơn với sự phát triển của doanh nghiệp.
- Đo lường và xác định xem phương pháp đào tạo có thực sự hiệu quả hay không đóng vai trò quan trọng trong tìm hiểu khả năng thành công của on the job training. Liệu rằng các nhân viên có tiến bộ hơn? Hiệu suất trước và sau các buổi đào tạo? Tỷ lệ nghỉ việc, nhân viên có gắn bó hơn nhờ việc đào tạo? Chính từ các lưu ý đó, sẽ gợi ý cho doanh nghiệp cách thay đổi đào tạo phù hợp.
Xem thêm Video On the job training là gì?
Tạm kết
Như vậy việc đào tạo tại chỗ cho nhân viên bởi các giáo viên lành nghề trong lĩnh vực nào đó là thực sự quan trọng. Điều đó ảnh hưởng và quyết định lớn tới sự thành công và phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần quan tâm và tìm hiểu tới on the job training là gì và cách thực hiện hiệu quả sẽ góp phần đưa doanh nghiệp lớn mạnh hơn trong tương lai.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
