OKR được một số tổ chức hàng đầu trên thế giới sử dụng để thiết lập và tiến hành các chiến lược của họ. Vậy OKR là gì và nó có hiệu quả như thế nào? Trong bài viết này chúng ta sẽ định nghĩa OKR là gì và hãy xem cách chúng được sử dụng trong quản lý.
OKR là gì? Định nghĩa quản trị OKR
Okr là viết tắt của từ gì? OKR là viết tắt của “Objectives and Key Results”. Đây là một phương pháp giúp liên kết các mục tiêu của công ty, phòng ban cùng với cá nhân để đến một kết quả cụ thể. Phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến này gồm có 2 đặc điểm chính bao gồm:
Cấu trúc OKR
- Mục tiêu (Objective): Tôi muốn làm gì?
- Kết quả then chốt (Key Result): Tôi thực hiện nó bằng cách nào?
Tìm hiểu thêm: Khái niệm OKR là gì
Nguyên lý hoạt động của OKR
Vậy nguyên lý hoạt động chính của OKR là gì? Hệ thống niềm tin chính là điểm tạo nên sự khác biệt giữa OKR với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác. Cụ thể như sau:
- Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực.
- Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
- Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
- Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Phương pháp OKR được tạo ra bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel và sau đó được John Doer kế thừa và phát triển. Kể từ đó, nhiều công ty đã áp dụng phương pháp này bao gồm Google, Allbirds, Apartment Therapy, Netflix và các tổ chức phi lợi nhuận như Code for America.
>> Tìm hiểu thêm:
- KPI là gì? Các bước xây dựng KPI hiệu quả
- So sánh sự khác nhau giữa OKR và KPI
5 Lợi ích khi quản trị OKR trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp khi áp dụng hình thức quản trị OKR sẽ mang lại 5 lợi ích tiêu biểu như:
- Tập trung và cam kết thực hiện các mục tiêu ưu tiên hàng đầu.
- Kết nối và sắp xếp công việc của các nhóm.
- Theo dõi tiến độ công việc.
- Mở rộng quy mô mục tiêu để bứt phá.
Tập trung – Focus
Tập trung là lợi ích đầu tiên của OKR vì khi đó bạn bị giới hạn số lượng. Có thể có nhiều hơn một mục tiêu, nhưng không nên quá 5 mục tiêu. Mỗi mục tiêu nên ngắn gọn trên 1 dòng. Đối với các kết quả chính thì không nên quá 5. Do vậy để có thể hạn chế số lượng các điều cần tập trung thì khi thực hiện OKRs bạn phải đưa sự lựa chọn.
Để bắt đầu một chu kỳ OKR thì nên đặt ra các câu hỏi như: Điều gì là quan trọng nhất trong ba (hoặc sáu hoặc mười hai) tháng tới? Chính sự giới hạn về mặt thời gian đã tạo nên sự riêng biệt cho OKR so với các hệ thống thiết lập mục tiêu khác. Bởi lẽ, nó thúc đẩy chúng ta hành động để tạo ra sự đổi mới, trong đó ưu tiên các công việc theo một trình từ quan trọng đến ít quan trọng hơn. Bằng việc tập trung vào một số OKR quan trọng thì các nhà lãnh đạo sẽ hoạch định cho các nhóm phương hướng và tiêu chí để đánh giá chung.
Căn chỉnh – Alignment
Thuật ngữ Alignment trong OKR là gì? Căn chỉnh trong OKR có nghĩa là sự liên kết giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các phòng ban liên quan, và của toàn bộ nhân viên tới mục tiêu nhóm, mục tiêu công ty các công ty tạo ra được sự liên kết cao có cơ hội 200% trở thành những công ty dẫn đầu.
Cam kết – Commitment
Việc chia sẻ tiến trình OKR nên được tiến hành mỗi tháng. Bạn cũng có thể cho in OKR ra giấy và dán chúng lên nơi làm việc hoặc sử dụng một phần mềm chuyên dùng cho OKR để thực hiện. Điều này sẽ tạo nên động lực cũng như sự rõ ràng hơn trong công việc.
Theo dõi – Tracking
Đôi khi những mục tiêu mà bạn đặt ra sẽ gặp một số vấn đề như:
- Rủi ro cuối chu kỳ: Các công việc không có sự theo dõi sẽ dẫn đến bị dồn đọng và chúng ta sẽ không còn thời gian để cứu vãn nó.
- Rủi ro bất chợt: Mọi việc tiến hành đều có vẻ như suôn sẻ nhưng đến cuối giai đoạn thì nảy sinh vấn đề bất chợt không thể xử lý kịp.
- Rủi ro chệch hướng: Công việc bị chênh hướng so với mục tiêu ban đầu do không có sự theo dõi thường xuyên.
- Nhờ có sự theo dõi tiến độ công việc trong từng tuần, từng tháng sẽ giúp hạn chế tình trạng gặp rủi ro nêu trên. Đánh giá chất lượng OKR theo thứ bậc là cách tốt nhất để mỗi cá nhân biết rằng mình có đang đi đúng hướng và thực hiện tốt hay không? Nếu có thì nguyên nhân và khắc phục như thế nào?
Kéo dài (Kéo giãn) – Stretching
Nếu công ty của bạn đã biết cách để tập trung vào mục tiêu công việc từ đó có những cam kết của từng cá nhân và sự liên kết giữa các thành viên với nhau hợp lý, hiệu quả thì bạn nên tận dụng lợi ích sau cùng của OKR là “kéo dài”.
Như John Doerr, Larry Page của Google nói, “Tôi thà có mục tiêu là lên Sao Hỏa, và nếu rơi xuống, ít nhất cũng lên được mặt trăng”. OKR sẽ thúc đẩy các tổ chức nỗ lực phấn đấu hơn nữa để phát triển hơn so với mức ban đầu.
Các phân tầng của OKR
Liên kết nghiêm ngặt
Ở cách tiếp cận này chúng ta sẽ xem Objective là cấp độ dưới và Key result là cấp độ cao hơn trong một tổ chức.
Ví dụ:
- Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
– Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
– Kết quả then chốt:
- Hoàn thành nâng cấp app trước tháng 6
- 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
- Đạt mức rating 4.5+ tại app store
- Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
– Mục tiêu: Thu hút 10,000 người dùng mới
– Kết quả then chốt:
- Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 10%
- Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới
- Đạt mức rating 4.5+ tại app store
Với kiểu liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Điều đó có nghĩa là chúng ta sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Từ đó các bộ phận bên dưới sẽ lặp lại các quá trình này theo một tuần hoàn nhằm thực hiện đúng như ở cấp cao hơn.
Liên kết định hướng
Nhìn chung đôi khi cách phân tầng của Objective và Key result cũng không mang lại hiệu quả. Trong một số tình huống cụ thể thì công ty sẽ hướng đến tham vọng cho từng phòng ban và nhân viên được định hướng phát triển tiềm năng cá nhân thay vì đi theo y nguyên mục tiêu của công ty.
Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”; nhưng Objective và Key Result của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:
- Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
– Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn
– Kết quả then chốt:
- Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 6
- 5 lượt thử nghiệm sản phẩm
- Đạt mức rating 4.5+ tại app store
- Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
– Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích
– Kết quả then chốt:
- Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 12%
- Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu
- Được xuất hiện trên các tạp chí công nghệ
Có thể thấy mục tiêu chung thì luôn được định hướng liên kết với nhau tuy nhiên liên kết giữa Objective và Key result ở các cấp lại có sự thay đổi nhất định. Với những doanh nghiệp có tham vọng xây dựng các mục tiêu linh động, phù hợp với tiềm năng của từng phòng ban cũng như của mỗi cá nhân thì nên đi theo định hướng này.
Phương pháp xây dựng và triển khai OKR
Khi đã nắm rõ được định nghĩa và OKR là gì, vô hình chung doanh nghiệp sẽ có thể hình dung được mô hình OKR. Từ đó xây dựng riêng từng yếu tố và triển khai đạt hiệu quả cao.
Đối với Mục tiêu (Objective)
- Với mỗi cấp độ trong tổ chức, nên có từ 3-5 mục tiêu
- Mục tiêu nên được thiết lập vượt ngưỡng của năng lực, để tạo ra những thử thách cho đội ngũ. Nhờ vậy, nhân viên có động lực làm việc, quản lý thúc đẩy hiệu suất của mỗi cá nhân, phát huy tối đa khả năng giúp doanh nghiệp đạt được kết quả tốt
Đối với kết quả then chốt (Key result)
- Cần đạt được kết quả then chốt với chạm tới được mục tiêu.
- Các kết quả then chốt cần chỉ rõ được kết quả đầu ra thay vì hành động đơn thuần.
6 Bước xây dựng OKR hiệu quả
Xác định Objective và Key Result
Để bắt đầu quá trình thực hiện kế hoạch chiến lược mới của bạn, hãy đưa ra từ ba đến năm mục tiêu. Những điều này phải phù hợp chặt chẽ với kết quả mong muốn của công ty. Ví dụ như vạch ra trong kế hoạch kinh doanh hàng năm của họ. Đây là lý do tại sao hai điều này phải luôn song hành với nhau.
Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR
Mỗi công ty có một cơ cấu tổ chức, mô hình hoạt động khác nhau nên việc theo dõi các chỉ số OKR thường mang nhiều nét riêng biệt. Do đó, các doanh nghiệp hãy nên sử dụng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào những phần mềm. Thay vào đó, hãy nắm vững những quy trình và mục tiêu công việc. Tránh thực hiện không đúng trọng tâm dẫn đến đi chệch với định hướng.
Trao đổi với trưởng các bộ phận để lên mục tiêu
Việc triển khai OKR cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp. Thu thập ý kiến từ đó hoàn thiện chiến lược. Đồng thời phổ biến cách áp dụng phương pháp OKR vào công việc một cách hiệu quả, cũng như cho thấy được mặt hạn chế và cơ hội mà OKR mang lại.
Truyền tải thông tin về OKR đến toàn thể doanh nghiệp
Sau khi đã đưa ra được kế hoạch cuối cùng, OKR sẽ được phổ biến với toàn bộ công ty. Nó phải phân tích một cách cụ thể về mục đích và kết quả cuối cùng. Để từ đó, nhân viên công ty nắm rõ cũng như hiểu được những gì mình đang và sẽ làm.
Kết nối, phân tầng và trình bày OKR
Sau khi đã triển khai cho nhân viên, trưởng phòng sẽ tổng hợp lại ý kiến về OKR. Sau đó gửi về cho ban lãnh đạo. Khi quản lý đã thống nhất về thời gian thực hiện, OKR sẽ được triển khai. Cùng nhau định hướng đi cụ thể để giúp đạt kết quả mong đợi.
Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của từng cá nhân nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có. Khoảng thời gian đầu, chắc chắn mọi thứ sẽ còn rất mới mẻ. Quản lý phải thường xuyên giám sát, điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Việc này giúp cho mỗi cá nhân làm việc hiệu quả, chủ động và tự giác trong công việc. Khi nhân viên đã thật sự hiểu rõ về quy trình và thành thạo sẽ giúp tăng năng suất công việc hơn.
>> Tìm hiểu thêm: Top các phần mềm KPI hiệu quả nhất
5 Lưu ý khi ứng dụng chiến lược OKR
Một số lỗi mà khi áp dụng OKR mà các doanh nghiệp thường mắc phải có thể kể đến là:
Áp dụng OKR như một danh sách công việc
OKR để đo lường giá trị gia tăng của người thực hiện chứ không phải giao việc. Bạn cần phải hiểu sự khác biệt giữa Kết quả then chốt dựa trên Giá trị và Hoạt động. OKR mang lại những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp – là thước đo tiến độ hoàn thành mục tiêu. Do đó cần xác định rõ về công việc thường nhật và giá trị của công ty.
Thiết lập quá nhiều OKR
Thay vì liệt kê danh sách OKR, hãy liệt kê những OKR ưu tiên hàng đầu. Khi doanh nghiệp đặt quá nhiều mục tiêu trong một thời gian nhất định sẽ không có sự ưu tiên cho công việc. Từ đó lan man và gây mất tập trung vào những giá trị công ty. Từ đó dẫn đến không đạt được những kết quả vượt bậc.
Không có sự điều chỉnh OKR
Các chỉ số OKR đã được công bố minh bạch trong nội bộ và họp đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng nhằm giúp mọi người dễ dàng theo dõi và cân chỉnh phù hợp hơn cho quá trình làm việc. Ngoài ra, OKR được xem như một công cụ quản lý mục tiêu cho cả doanh nghiệp. Do đó điều chỉnh giữa các phòng ban là điều cần thiết.
Tạo ra nhưng không tập trung vào OKR
Mô hình OKR cần được nhìn nhận và thực hiện như một nét văn hóa của doanh nghiệp thì mới tạo được nền tảng vững chắc. Do đó, mỗi cá nhân cần phải thường xuyên cập nhật các nội dung. Tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.
Cách đánh giá OKR chính xác
Để đánh giá các OKR được chính xác thì chúng ta nên chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong đó thấp nhất là 0 tức là không hoàn thành bất cứ phần nào của mục tiêu đề ra. Còn từ 0.6-0.7 là đang thực hiện đúng hướng các mục tiêu và hoàn thành tốt sẽ đạt được 1 điểm.
Từ các Key Result được chấm điểm ta sẽ có được điểm trung bình qua đó dùng làm thang đo cho Objective. Dưới đây là một ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing:
- Có hai loại kết quả then chốt
Các hoạt động thực hiện trong công việc mà ta không thể định lượng chính xác các số liệu như triển khai website mới thì sẽ được đánh giá thang điểm nhị phân. Ví dụ như 0 là không hoàn thành và 1 sẽ là hoàn thành tốt. Ngược lại, đối với công việc đo lường được thì tính theo tỷ lệ % được hoàn thành.
Cuối cùng nếu chỉ số dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại. Ở mức độ này cho ta thấy rằng mục tiêu công ty đặt ra quá cao vượt ngoài tầm với hoặc hiệu quả công việc của nhân viên chưa cao. Từ đó chúng ta sẽ có sự phân tầng năng lực và giao nhiệm vụ phù hợp cho từng phòng ban để cải thiện chất lượng trong thời gian tới.
- Hệ thống chấm điểm OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc
- Buổi họp chốt lại về OKR rất cần thiết
Để có được cái nhìn tổng quan về hoạt động của công ty thì mỗi quý nên có những buổi họp để trao đổi và thảo luận về việc triển khai công việc. Tùy vào quy mô cụ thể của mỗi công ty mà có sự sắp xếp cho phù hợp.
CoffeeHR – Giải pháp đánh giá OKR nhân viên tốt nhất hiện nay
Công ty Cổ phần phần mềm CoffeeHR là một trong những công ty đi đầu về phát triển các phần mềm quản lý hiệu quả hiện nay. Với sự am hiểu và vận hành chuyên nghiệp công ty đã áp dụng phương pháp OKR nhằm đánh giá và quản lý nhân viên trong hệ thống. Từ đó, đạt được những kết quả đáng mong đợi. Hiện nay, CoffeeHR còn phát triển thêm rất nhiều các hoạt động khác như: lập trình máy tính, thông tin viễn thông, tư vấn quản lý,… được rất nhiều khách hàng tin tưởng.
Trên đây là bài viết giới thiệu OKR là gì gửi tới các bạn. Hy vọng thông qua bài viết đã giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát nhất về OKR và vận dụng phương pháp này hiệu quả.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
