Giới thiệu công ty
Công ty Thời trang M2 được thành lập từ năm 2013. Sau 08 năm xây dựng và phát triển, M2 hiện đã khẳng định được uy tín trên thị trường thời trang Việt Nam và có 18 cửa hàng trải dài đất nước cùng một cửa hàng tại Liên bang Nga với đội ngũ 500 nhân viên.
Bài toán thực tế
Trước khi dùng phần mềm, toàn bộ quy trình, biểu mẫu quản lý nhân sự tại M2 được thực hiện hoàn toàn bằng Excel, bao gồm công tác quản lý thông tin hồ sơ, chấm công, tính lương, Bảo hiểm – Thuế TNCN.
Những đặc điểm dự án trước khi triển khai phần mềm:
- Thông tin nhân sự không thống nhất, đầy đủ: Khi quản lý nhân sự trên Excel, các thông tin và quá trình được lưu theo dạng text và mỗi quá trình là 1 cột,… vậy nên nhân sự thường khó khăn trong khâu tổng hợp dữ liệu.
- Bảng chấm công hàng tháng được các cửa hàng gửi lên trụ sở tính công/lương, nhiều khi không chính xác phải điều chỉnh nhiều lần.
- Tính lương chậm, nhiều sai sót, các khoản lương kinh doanh phức tạp mất thời gian.
- Nhân viên kinh doanh tại cửa hàng thay đổi liên tục, đa phần là nữ nên các nghiệp vụ Thuế TNCN và Bảo hiểm thường xuyên phải xử lý
Thông tin triển khai
- Tổng nhân sự triển khai toàn Hệ thống: hơn 500 người
- Số lượng chi nhánh: 18 cửa hàng, 2 công ty con
- Các module triển khai: Quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, Bảo hiểm – Thuế TNCN
- Hệ thống đi vào vận hành chính thức: 07/2017
Kết quả đạt được
Về quản lý thông tin nhân sự:
- Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, import nhiều nguồn dữ liệu vào hệ thống phần mềm.
- Xây dựng cây sơ đồ tổ chức theo đúng Sơ đồ của M2, chuẩn hóa hệ thống chức danh – chức vụ
- Quản lý nhân sự tập trung tại trụ sở, toàn bộ thông tin nhân viên được cập nhật đầy đủ, thống nhất và chính xác trên phần mềm.
- Qúa trình công tác, khen thưởng – kỷ luật được lưu trữ đầy đủ, hỗ trợ đắc lực cho đánh giá cuối năm
Về chấm công – tính lương:
- Hỗ trợ import bảng chấm công của nhân viên với các nhân viên chấm công tay. Nhân viên chấm công máy, dữ liệu công tự động tải về phần mềm hằng ngày và cảnh báo tới nhân viên nhân sự các tình huống bất thường cần xử lý.
- Phần mềm tính lương của toàn bộ các nhóm lương, các bảng lương của M2. Với nhóm lương kinh doanh khá phức tạp vì liên quan nhiều nhóm sản phẩm, nhiều đơn giá, khoản thưởng hiệu suất
- Hỗ trợ in ấn, trích xuất báo cáo, biểu mẫu liên quan đến công lương hàng tháng trên hệ thống phần mềm.
- Tích hợp các hệ thống kế toán, bán hàng, ERP để lấy dữ liệu tính lương.
Về Bảo hiểm, Thuế TNCN
- Hệ thống tính toán chính xác chi phí bảo hiểm xã hội hàng tháng.
- Hệ thống đã xây dựng chức năng cảnh báo, tạo biến động tăng/ giảm BHXH từ các dữ liệu liên quan đến nhân viên như hợp đồng, công, lương, nghỉ ốm v.v…
- Hệ thống đã xây dựng các báo cáo, biểu mẫu BHXH trình ký nộp cơ quan BHXH cũng như các template import biến động lên hệ thống phần mềm BHXH.
- Cảnh báo, gợi ý các trường hợp kê khai và quyết toán Thuế TNCN
