Một nhà tuyển dụng sở hữu riêng cho mình kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ là tiền đề thúc đẩy quá trình tuyển chọn nhân tài cho doanh nghiệp. Vậy hãy để CoffeeHR mách riêng cho bạn về những kỹ năng quan trọng này.
Vai trò quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
Đối với nhà tuyển dụng:
Cuộc phỏng vấn diễn ra hiệu quả, cho phép nhà tuyển dụng xác định được những kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách của người ứng viên. Đó là những yếu tố cần thiết thể hiện khả năng đáp ứng những yêu cầu công việc và văn hóa của công ty. Đây sẽ là cách tốt nhất giúp nhà tuyển dụng hạn chế vấn đề tuyển người không phù hợp, giảm tổn thất về các chi phí lâu dài.
Đối với ứng viên:
Đối với người ứng viên, buổi phỏng vấn được xem là hiệu quả sẽ là điều kiện để họ hiểu hơn về nhu cầu công việc, mong muốn và tính phù hợp của bản thân đối với doanh nghiệp tuyển dụng. Như vậy, với những lý do kể trên, phía nhà tuyển dụng cần đầu tư xây dựng một kế hoạch để nâng cao kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng.
3 Hình thức phỏng vấn tuyển dụng phổ biến
Để thành thạo trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, người phỏng vấn cần biết tới 3 loại hình thức phỏng vấn sau:
- Phỏng vấn qua điện thoại (Telephone interview)
Hình thức phỏng vấn bằng cách trao đổi qua điện thoại được xem là bước đầu để đánh giá trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng và mức lương mong muốn của ứng viên. Điều này cho thấy họ có phù hợp với vị trí tuyển dụng và doanh nghiệp hay không. Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ sàng lọc những ứng viên được mời phỏng vấn trực tiếp.
- Phỏng vấn trực tiếp một – một (Direct one-on-one interview)
Hình thức phỏng vấn trực tiếp một – một có thể diễn ra theo hai kiểu cấu trúc hoặc không cấu trúc. Điều này tùy thuộc vào loại thông tin mà các doanh nghiệp cần tìm kiếm. Một số phương pháp tiếp cận được sử dụng trong hình thức phỏng vấn này là tiếp cận hành vi (behavioral), tình huống (situational) và dựa trên năng lực (competency-based).
- Phỏng vấn nhóm (Group interview)
Hình thức phỏng vấn nhóm có nghĩa nhà tuyển dụng sẽ sắp xếp phỏng vấn một nhóm ứng viên cùng lúc. Hoặc, một ứng viên sẽ trao đổi trực tiếp với hội đồng tuyển dụng có từ hai người trở lên. Dễ dàng thấy được, khi có nhiều người cùng tham gia vào quá trình phỏng vấn và đánh giá ứng viên, quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ đảm bảo được tính khách quan cao hơn.
» Đừng bỏ lỡ: 11 Phương pháp phỏng vấn hiệu quả người tuyển dụng nên biết
3 Việc cần chuẩn bị trước cuộc phỏng vấn
Đối với chuyên viên nhân sự, chuẩn bị trước là sự cần thiết để mang lại hiệu quả và nâng cao kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Điều quan trọng nhất chính là phải biết mình đang tìm kiếm điều gì ở ứng viên tham gia phỏng vấn.
Nắm rõ vị trí cần tuyển dụng
Để phát triển kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, việc chuẩn bị sẵn một bản mô tả công việc chi tiết (Job Description – JD) là điều tất yếu. Nó sẽ cho biết những yêu cầu cần thiết mà ứng viên phải có. Tuy nhiên, không phải nhà tuyển dụng nào cũng có chuyên môn về vị trí đang tuyển dụng, giải pháp là hãy thảo luận với người phụ trách chính và đưa ra được chính xác ý muốn của họ.
Cụ thể, chuyên viên nhân sự nhận được yêu cầu tuyển nhân viên sale từ trưởng phòng sale. Hãy thảo luận với vị trưởng phòng đó về mong muốn của họ đối với ứng viên.
Hiểu rõ các tính chất công việc của vị trí cần tuyển là điều tất yếu trước khi đăng bài tuyển dụng. Việc đầu tiên cần làm chính là nghiên cứu chi tiết những kỹ năng và phẩm chất phù hợp với vị trí, hay cũng như những nhiệm vụ hàng ngày và mức KPI cần đạt. Bên cạnh đó, đảm bảo tất cả thành viên trong bộ phận tuyển dụng đều hiểu và đồng nhất quan điểm với những tiêu chí đó.
Lọc ứng viên
Xác định được các câu hỏi cụ thể là yếu tố cần thiết để bắt đầu cuộc phỏng vấn. Điều này nhằm đánh giá tố chất của ứng viên liệu có liên quan tới công việc hay không.
Khi cầm trên tay hồ sơ ứng tuyển, cần nghiên cứu kỹ nội dung trong đó. Nếu có thể, hãy cho điểm từng ứng viên dựa trên các yêu cầu trong mô tả công việc.
Liên hệ ứng viên phỏng vấn
Gọi điện thoại cho ứng viên vào khoảng thời gian nghỉ ngơi giữa trưa hay tối là điều đặc biệt tối kỵ trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng.
Trước khi trao đổi với ứng viên, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị thông tin rõ ràng, đầy đủ các ý chính. Các thông điệp được truyền tải đầy đủ sẽ khiến ứng viên quan tâm đến công ty và vị trí đang tuyển dụng. Việc này đòi hỏi nhà tuyển dụng dù có nhiều kinh nghiệm hay chưa, cũng cần thực hành trước.
Đối với chất giọng, việc luyện giọng trước để có chất giọng khỏe, dễ nghe là điều cần thiết. Trách tình trạng sử dụng âm địa phương, làm người nghe khó hiểu.
Các câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng thường gặp
Một nhà tuyển dụng có tính cẩn trọng sẽ luôn chuẩn bị những nội dung trao đổi với ứng viên trong buổi phỏng vấn. Thông thường, các nhóm câu hỏi phỏng vấn sẽ bao gồm các dạng câu hỏi sau:
Câu hỏi chung
Câu hỏi chung là những câu hỏi liên quan đến kinh nghiệm, vị trí ứng viên đã làm, lý do ứng viên ứng tuyển,.. Mục đích của những câu hỏi này là xác thực lại thông tin có trên CV, và biết được nguyên nhân khiến họ ứng tuyển. Các câu hỏi chung thường gặp là:
- Bạn làm ở công ty cũ trong bao lâu? Công việc chính bạn làm có những gì?
- Bạn biết những thông tin gì về công ty chúng tôi?
- Tại sao bạn ứng tuyển vị trí này?v.v…
Câu hỏi hành vi
Với nhà tuyển dụng có kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cao, những câu hỏi hành vi không chỉ giúp xác thực lại thông tin trên CV, mà còn biết rõ hơn về phong cách làm việc, cách ứng viên giải quyết vấn đề trong công việc trước đây hay trong cuộc sống. Một số câu hỏi hành vi thường được nhà tuyển dụng sử dụng gồm:
- Khó khăn lớn nhất bạn từng đối mặt trong công việc cũ là gì?
- Bạn giải quyết các khó khăn trong công việc như thế nào?
- Dự án lớn nhất tại công ty cũ mà bạn từng kiêm nhiệm là gì?
- Vị trí quan trọng nào mà bạn đã từng đảm nhiệm?
- Bạn rút ra được kinh nghiệm làm việc gì qua các vị trí đó?
Ngoài ra, thay vì đặt câu hỏi liên quan đến công việc trước kia, nhà tuyển dụng cũng có thể đưa ra một số tình huống nhất định để đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của người tham gia phỏng vấn, như:
- Đồng nghiệp gian dối trong vấn đề tài chính, bạn sẽ làm gì?
- Bạn được giao nhiệm vụ cần đến sự hỗ trợ từ một đồng nghiệp khác có mâu thuẫn trước đó, bạn sẽ giải quyết vấn đề này như nào?
- Khi bạn là cấp trên của nhân viên “cứng đầu”, bạn sẽ huấn luyện kỹ năng và thay đổi tư duy của họ như nào?
Câu hỏi tạo áp lực
Dành cho vị trí cấp cao và quan trọng, doanh nghiệp thường sử dụng dạng câu hỏi tạo áp lực. Mục đích của dạng câu hỏi này là kiểm tra, đánh giá khả năng chịu áp lực, kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy sáng tạo của ứng viên. Vị trí tuyển dụng càng quan trọng thì câu hỏi đặt ra có độ càng cao, để chọn lọc được ứng viên chất lượng nhất.
Trong những câu hỏi tạo áp lực, các câu hỏi mang tính chất mẹo như “Làm sao để thả quả trứng xuống sàn mà không mà vỡ nó?” sẽ giảm không khí căng thẳng và giúp nhà tuyển dụng đánh giá tư duy sáng tạo của ứng viên.
Câu hỏi thăm dò
Khi câu trả lời của ứng viên không đáp ứng đủ mong muốn của nhà tuyển dụng, những câu hỏi phụ (follow-up) – hay còn gọi là câu hỏi thăm dò (probing) là thứ cần thiết để đào sâu hơn thêm thông tin nào đó. Cụ thể:
- Bạn có thể cho tôi biết thêm về… ?
- Bạn có ví dụ nào về điều bạn vừa trình bày không?
- Theo cách hiểu của tôi là… Vậy có đúng ý bạn đang trình bày không?
Câu hỏi giả thuyết
Các câu hỏi dưới dạng tình huống giả lập được không ít nhà tuyển dụng đưa ra để thử cách mà ứng viên phản ứng và xử lý. Mục đích của câu hỏi giả thuyết là đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của người ứng tuyển. Các câu hỏi thường gặp trong dạng câu hỏi này là: giải quyết tình huống đồng nghiệp có mâu thuẫn cùng thực hiện một dự án, cách xử lý phàn nàn của khách hàng trong tình huống cụ thể,…
Câu hỏi tự đánh giá
Cách để người được phỏng vấn thể hiện bản thân rõ nhất chính là hãy cho họ tự đánh giá chính mình. Câu hỏi tự đánh giá là dạng câu hỏi mà nhà tuyển dụng nên gợi ý cho ứng viên, để họ tự nhìn nhận được những ưu nhược điểm, kinh nghiệm trong quá khứ và khả năng.
Như vậy, việc chuẩn bị trước bộ câu hỏi là điều rất cần thiết trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cũng không nên quá áp đặt vào danh sách các câu trả lời ý tưởng. Vì phần lớn các ứng viên sẽ không thể trả lời y như cách nhà tuyển dụng nghĩ. Do vậy, hãy tập trung ghi nhớ vào phẩm chất tốt của ứng viên phù hợp.
» Tìm hiểu thêm: 10 Bộ câu hỏi phỏng vấn hay nhất dành cho nhà tuyển dụng
5 Bước quy trình phỏng vấn tuyển dụng
Quá trình phỏng vấn đôi khi sẽ khiến cả người phỏng vấn và ứng viên căng thẳng. Vì thế, với cương vị là nhà tuyển dụng, hãy vận dụng kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp để tạo một môi trường thoải mái, giúp ứng viên không bị ngột ngạt khi tham gia phỏng vấn. Khi cảm thấy được thả lỏng, ứng viên sẽ thể hiện năng lực thực sự của bản thân. Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ có được đánh giá khách quan nhất và hiểu rõ hơn về tính cách của ứng viên.
Với mục đích đảm bảo tính khách quan trong lựa chọn ứng viên, doanh nghiệp sẽ sắp xếp nhiều hơn một người phỏng vấn theo từng tình hình. Bên cạnh đó, đây còn là cách nâng cao kỹ năng phỏng vấn cho các bên liên quan. Cụ thể, những giai đoạn trong quá trình phỏng vấn sẽ bao gồm:
- Mở đầu cuộc phỏng vấn: Để có được cuộc phỏng vấn thoải mái, bước đầu nhà tuyển dụng nên chủ động trao đổi những thông tin ngoài lề. Điều này sẽ giảm căng thẳng cho cả hai bên.
- Trao đổi thông tin với ứng viên: Những thông tin cơ bản về nhiệm vụ, vai trò và yêu cầu của vị trí tuyển dụng nên được trình bày một cách dễ hiểu. Ngoài ra, còn có thể giới thiệu thêm các thông tin khác về công ty cho ứng viên.
- Đặt câu hỏi phỏng vấn: Hãy bắt đầu từ câu hỏi chung cho đến các câu hỏi hành vi và sau đó là những câu hỏi khó, tạo áp lực. Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ có được những đánh giá và sàng lọc ứng viên chuẩn xác nhất.
- Tổng kết và đánh giá: Sau khi tạo điều kiện để người tham gia phỏng vấn đặt câu hỏi, nhà tuyển dụng cần tổng kết lại những thông tin mà hai bên đã trao đổi, cảm ơn ứng viên đã tham gia phỏng vấn và cuối cùng là thông báo thời điểm dự kiến có kết quả.
- Kiểm tra sau phỏng vấn (nếu cần): Ở một số trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ có thể yêu cầu bổ sung thêm bài kiểm tra nhỏ khác. Đây có thể là bài kiểm tra tính cách (Predictive Index – PI) hay một bài nghiên cứu tình huống thực tế (Case study) với mục đích đánh giá chính xác hơn về thái độ và năng lực của ứng viên.
Tối ưu Quy trình phỏng vấn tuyển dụng để tìm được ứng viên tốt nhất
Các chủ đề phỏng vấn
Dưới đây là một số chủ đề phỏng vấn mà nhà tuyển dụng có kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng tốt thường đề cập trong quá trình trao đổi với ứng viên:
- Kiến thức chuyên môn: Hãy tập chung hỏi ứng viên về những kiến thức, tầm hiểu biết về chuyên ngành hay lĩnh vực của vị trí tuyển dụng. Bên cạnh đó, các chứng chỉ hay bằng cấp về lĩnh vực chuyên môn của ứng viên cũng có thể là chủ đề phỏng vấn.
- Kỹ năng làm việc: Một số kỹ năng quan trọng cần được quan tâm là kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tư duy, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng lập kế hoạch, mục tiêu,…
- Động cơ thúc đẩy: Cần đi sâu vào yếu tố đã thúc đẩy ứng viên muốn làm việc và cống hiến cho doanh nghiệp, và những hành động cụ thể mà ứng viên sẽ thực hiện khi được nhận.
- Hiểu biết về con người: Các tính cách, định hướng nghề nghiệp, văn hóa làm việc, khả năng thích nghi,… của ứng viên chính là những yếu tố giúp người tuyển dụng hiểu và xác định được ứng viên có phù hợp với vị trí đang tuyển hay không.
- Năng lực lãnh đạo: Khi đề cập đến chủ đề này, người tuyển dụng sẽ nhìn ra được ứng viên có khả năng lãnh đạo, phong cách quản lý và làm việc nhóm hay không.
Nghệ thuật lắng nghe khi phỏng vấn
Để đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả và ý nghĩa, người tuyển dụng không chỉ chú trọng đến kỹ năng đặt câu hỏi, mà còn phải biết lắng nghe.
“Hearing is one of the body’s five senses. But listening is an art.”
– Frank Tyger –
Phần lớn chúng ta thường chỉ chú ý vào những gì mình nói hơn là nghe người khác. Như thế, chẳng ai có thể để tâm hết mọi thứ xung quanh, dễ dàng bỏ quên một điều gì đó. Chính vì lẽ đó, một nhà tuyển dụng giỏi luôn cần đến sự lắng nghe tốt. Và để có một buổi phỏng vấn hiệu quả, người phỏng vấn cần vận dụng điều này trong kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Dưới đây là một số mẹo giúp cải thiện khả năng lắng nghe hơn:
- Hạn chế tác nhân làm mất tập trung cả bên trong và bên ngoài, tập trung hoàn toàn vào những lời mà ứng viên đang nói. Ví dụ: buổi phỏng vấn diễn ra tại nơi yên tĩnh.
- Lắng nghe đầy đủ câu trả lời rồi hãy đặt câu hỏi.
- Làm rõ ý trả lời của ứng viên nếu cần thiết, chủ động hỏi họ cần thêm thông tin nào không. Nhà tuyển dụng có thể cân nhắc việc trình bày lại ý trả lời của ứng viên theo lời của mình.
- Để ý đến biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của người đang được phỏng vấn.
Xây dựng hệ thống đánh giá ứng viên
Phỏng vấn đạt hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào người phỏng vấn. Vì thế, cần có một hệ thống chung về việc đánh giá ứng viên qua từng quá trình.
- Quá trình ghi chú và đánh giá
- Tập trung vào những gì ứng viên đang nói. Bên cạnh đó là quan sát ngôn ngữ cơ thể, nét mặt khi họ đang trả lời.
- Không nên cố ghi chú khi ứng viên trình bày, việc này có thể làm sau khi họ trả lời xong.
- Với hình thức phỏng vấn hội đồng, các thành viên khác nên ghi chú những câu hỏi mà ứng viên đang trả lời, đồng thời vẫn chú ý lắng nghe và nhận thức được cử chỉ của người ứng viên.
- Từng thành viên nên chấm điểm người được phỏng vấn theo mỗi tiêu chí khi diễn ra. Bởi sau 45 phút, sẽ chẳng ai nhớ rõ các câu trả lời trước đó. Tốt hơn hết, hội đồng phỏng vấn nên thảo luận luôn về từng ứng viên ngay khi họ rời đi, để đồng nhất về điểm số với các tiêu chí đã đề ra.
- Đánh giá sau phỏng vấn
- Vì thiên kiến cá nhân hay yếu tố khác nên việc đánh giá ứng viên sau buổi phỏng vấn thường không mang lại đầy đủ tính khách quan. Do đó, cần có sự cân nhắc sử dụng chung một hệ thang điểm.
- Tránh so sánh các ứng viên với nhau trước khi đối chiếu thang điểm chung. Điều này chỉ nên thực hiện khi đã có kế hoạch chốt số lượng ứng viên.
Một số lưu ý về kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
Để gia tăng hiệu quả trong việc tìm kiếm nhân tài, người phỏng vấn cần có những lưu ý và kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng.
- Nghiên cứu hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn: Bên cạnh những hồ sơ, CV, người phỏng vấn có thể nghiên cứu về profile của ứng viên trên nền tảng mạng xã hội như Facebook, Linkedin,… để hiểu hơn về tính cách và năng lực của họ.
- Chuẩn bị câu hỏi: Công đoạn chuẩn bị câu hỏi trước không hề thừa thải nếu nhà tuyển dụng muốn chọn lựa ứng viên phù hợp nhất. Tuy nhiên, không nên lệ thuộc quá vào danh sách các câu hỏi đã chuẩn bị sẵn. Thay vào đó, hãy linh động đưa ra những câu hỏi mở nhằm khai thác thêm thông tin về ứng viên.
- Thái độ thân thiện và vui vẻ: Việc tạo không khí phỏng vấn thoải mái sẽ rất quan trọng, điều này sẽ khiến ứng viên cởi mở, thoải mái chia sẻ nhiều thông tin hơn.
- Ghi chú: Công việc ghi chú rất cần thiết khi phải phỏng vấn nhiều người. Càng có nhiều thông tin được ghi chép thì khi ra quyết định càng dễ dàng, chính xác hơn.
- Động cơ thúc đẩy: Cần đi sâu vào yếu tố đã thúc đẩy ứng viên muốn làm việc và cống hiến cho doanh nghiệp, và những hành động cụ thể mà ứng viên sẽ thực hiện khi được nhận.
- Hiểu biết về con người: Các tính cách, định hướng nghề nghiệp, văn hóa làm việc, khả năng thích nghi,… của ứng viên chính là những yếu tố giúp người tuyển dụng hiểu và xác định được ứng viên có phù hợp với vị trí đang tuyển hay không.
- Năng lực lãnh đạo: Khi đề cập đến chủ đề này, người tuyển dụng sẽ nhìn ra được ứng viên có khả năng lãnh đạo, phong cách quản lý và làm việc nhóm hay không.
Với những thông tin và lưu ý về kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng mà Coffee HR đã chia sẻ sẽ thực sự hữu dụng đối với những nhà tuyển dụng khát khao tìm kiếm nhân tài, xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
