Truyền thông nội bộ được ví như là linh hồn của doanh nghiệp, bởi vậy việc sử dụng kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp đem lại những giá trị lớn và thiết thực. Vậy các bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ như thế nào. Làm thế nào để vận hành doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao nhất? Những lợi ích quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông là gì?
6 Bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ
Cách thức để có thể xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả, phù hợp với mục tiêu và tình hình doanh nghiệp? Cùng CoffeeHR chia sẻ các bước sau đây:
- Chính sách của truyền thông nội bộ (communication policy)
- Đánh giá thực trạng
- Xác định đối tượng mục tiêu
- Xác định mục tiêu và thông điệp
- Xác định chiến lược
- Xác định kế hoạch hành động
Dưới đây là chi tiết các bước xây dựng truyền thông nội bộ:
Chính sách của truyền thông nội bộ (communication policy)
Để truyền thông nội bộ doanh nghiệp đạt hiệu quả cần nắm được các nguyên tắc chính sách cơ bản sau:
- Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết của doanh nghiệp cho nhân viên về nội dung, kế hoạch, mục đích, mục tiêu truyền thông.
- Cung cấp thông tin quan trọng về các hoạt động, sự kiện, hay thành tích nổi bật của doanh nghiệp.
- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến phản hồi để cùng xây dựng tổ chức ngày càng vững mạnh. Không ngừng động viên, thúc đẩy sự sáng tạo, phát triển của nhân viên.
- Có biện pháp xử lý tích cực, khéo léo đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực
- Truyền thông trung thực, hai chiều, thường xuyên giữa cán bộ quản lý và cấp nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các vấn đề, nội dung công việc quan trọng của công ty phải được truyền thông nhanh chóng, kịp thời đến tất cả nhân viên, tuyệt đối không được để nhân viên nhận được thông tin từ kênh truyền thông khác.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp khuyến khích tư duy sáng tạo, phát minh, sáng kiến.
- Nên có các chính sách khen thưởng kịp thời từ các cấp quản lý đối với sự tiến bộ, thành tích tốt của nhân viên.
>>> Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? 4 Vai trò cốt lõi của truyền thông nội bộ
Đánh giá thực trạng
Để giải quyết một vấn đề bạn cần phải biết hiện trạng cốt lõi của nó như thế nào. Bởi vậy, một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở quan trọng để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp của bạn chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ nào, bạn cũng cần đánh giá được điều đó đang gây ra những vấn đề bất cập như thế nào trong doanh nghiệp.
Các tiêu chí sau cần được nhìn nhận lại một cách toàn diện để hoàn thiện bước đầu xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ:
- Đánh giá tình hình doanh nghiệp bạn (tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi, phòng ban,…)
- Các hoạt động truyền thông nội bộ đã được doanh nghiệp bạn đã và đang triển khai.
- Hiệu quả truyền thông nội bộ trong nội tại doanh nghiệp bạn hiện tại như thế nào?
Xác định đối tượng mục tiêu
Việc nắm được doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì và tới những ai là vô cùng quan trọng trước khi thảo kế hoạch truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, trong một vài thời điểm then chốt như sắp có sự thay đổi về nhân sự, đặc biệt cần quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi sự thay đổi.Trả lời các thắc mắc dưới đây để xác định được đúng đối tượng của truyền thông nội bộ:
- Trong doanh nghiệp bạn, những đối tượng nào cần biết đến các thông tin? Họ cần biết những gì?
- Đối tượng nào có mối liên hệ mật thiết nhất với nhân sự trong doanh nghiệp?
- Một người có đủ để kết nối hiệu quả toàn bộ nhân viên của bạn lại không?
Xác định mục tiêu và thông điệp
Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch truyền thông nội bộ. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả như mong muốn, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART: Mục tiêu cụ thể (Specific) – Mục tiêu đo lường được (Measurable ) – Mục tiêu có thể đạt được (A) – Mục tiêu thực tế (Relevant) – Mục tiêu có thời hạn cụ thể (Timebound)
Chìa khoá của bước này chính là câu trả lời của các câu hỏi:
- Mục tiêu then chốt của doanh nghiệp là gì (đặc biệt là các mục tiêu về nhân sự)?
- Để đạt được mục tiêu này, nhân viên của doanh nghiệp cần hiểu được những gì? Nhân viên cần có những niềm tin gì? Nhân viên cần có được những hành động gì?
- Thông điệp của truyền thông nội bộ là kết quả của thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải và nhu cầu thông tin của nhân viên
>>> Tham khảo thêm: 51 Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp các tập đoàn hàng đầu
Xác định chiến lược
Chiến lược là các phương pháp, các cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu cuối cùng của mình. Đôi khi xảy ra nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên việc nhìn nhận ở góc độ chiến lược sẽ hạn chế được tình trạng sơ sót.
Trong bản kế hoạch truyền thông nội bộ, hãy làm rõ các khía cạnh sau:
- Hình thức công nhận nhân viên
- Lộ trình đào tạo nội bộ cho nhân viên
- Lộ trình thăng tiến
- Minh bạch thông tin giữa Ban lãnh đạo và nhân viên
- Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Xác định kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế công việc trong kế hoạch truyền thông nội bộ.
- Những hoạt động nào sẽ phục vụ cho chiến lược X?
- Hoạt động sẽ được triển khai vào thời gian nào?
- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính triển khai hoạt động này?
Đo lường hiệu quả
Đo lường là cách thức duy nhất để doanh nghiệp của bạn biết được có đang đạt đến mục tiêu hay không và có những phương án điều chỉnh hợp lý, xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí dưới đây làm cơ sở đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ:
- Mức độ tương tác và phản ánh của nhân viên đối với thông tin?
- Sự thay đổi trong suy nghĩ / hành vi / hành động của nhân viên sau thông tin?
- Các chỉ số cơ bản về tỉ lệ giữ chân nhân viên, turnover rate, mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc,…
Một số hình thức truyền thông nội bộ phổ biến
Hiện nay, trong khi lập kế hoạch truyền thông nội bộ có đa dạng cách thức truyền thông nội bộ khác nhau để tham khảo, có thể liệt kê một số hình thức chính sau:
- Bảng tin, Standee: Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy thường cho các sự kiện.
- Bản tin Email: Sử dụng để nhằm mục đích thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp.
- Radio: Hàng tuần, bạn có thể tổ chức chương trình radio cho các nhân viên tại công ty. Nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ quản lý, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu.
- Tạp chí nội bộ: Khi email chưa phổ biến, tạp chí nội bộ là một trong những phương thức truyền thông nội bộ được sử dụng thường xuyên nhất. Nội dung tạp chí thường là bài viết chia sẻ về vấn đề nổi cộm trong tháng, bài phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp, tổng hợp sự kiện,truyện ngắn,…
- Event tổng kết hàng tuần: Đúng như tên gọi, chương trình này sẽ tổng kết hoạt động, sự kiện, vinh danh cá nhân và phòng ban xuất sắc trong tuần. Mỗi tuần sẽ có một MC đến từ các phòng ban khác nhau, họ cùng mặc đồng phục để chụp ảnh tập thể,…
- Truyền miệng: Truyền miệng sẽ là một kênh cực kỳ hiệu quả, có thể thông báo tin tức với trưởng phòng, trưởng nhóm và họ có trách nhiệm sẽ truyền thông tới nhân viên trong phòng và trong nhóm.
- Cuộc thi, game event quy mô nội bộ: Hãy tự sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều thành viên có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker,… Bạn có thể mang một số gameshow đang hot vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam’ Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng,…
- Cùng tham gia event cộng đồng: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các event cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,… rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia, không chỉ giúp nâng cao hình ảnh trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.
Gợi ý một số hình thức cải thiện truyền thông nội bộ
Một số hình thức nên được áp dụng tại doanh nghiệp để cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ như sau:
Xây dựng kênh thân thiện để truyền thông nội bộ, đặc biệt cho smartphone
Trong thời đại công nghệ, công ty hay doanh nghiệp hãy đảm bảo rằng kênh truyền thông nội bộ mà bạn cung cấp cho các nhân viên có thể truy cập được bằng điện thoại. Nhờ vậy, mà thông tin có thể đến được với họ dù họ ở bất cứ đâu một cách kịp thời nhất.
Sử dụng các công cụ giao tiếp online như Skype
Để cập nhật thông tin nhanh chóng hoặc tham gia các buổi họp cùng công ty thuận tiện nhất thì các cuộc họp và hội nghị trực tuyến chính là những công cụ mà bạn cần phải khai thác để hiệu quả và giúp tiết kiệm chi phí cho truyền thông, trong khi vẫn đảm bảo thông điệp chính xác được truyền đi tới nhân viên.
Mạng xã hội nội bộ
Tại nơi làm việc, những mạng xã hội như là Facebook Workplace, Slack,.. sẽ cho phép nhân viên trong doanh nghiệp trao đổi với nhau nhanh chóng hơn các hình thức trực tiếp khác.
Tổ chức sự kiện nội bộ
Bên cạnh các phương thức truyền thông truyền thống, tổ chức sự kiện nội bộ sẽ dùng thông tin truyền miệng để thông báo tin tức cũng là cơ hội để nhân viên doanh nghiệp giao lưu, gặp gỡ.
5 Sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch truyền thông nội bộ
Trong khi xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết, người lập kế hoạch thường dễ mắc phải một số lỗi như sau:
Chọn phương thức truyền thông chưa phù hợp
Sai lầm khi dùng suy nghĩ thay vì định lượng thực tế, không đánh giá được kế hoạch truyền thông này có thực sự hiệu quả hay không để thực hiện tiếp hay xây dựng mới. Điều này là tối kỵ khi thực hiện lập kế hoạch truyền thông nội bộ.
Khi phương thức truyền thông chưa phù hợp với nội bộ, cần xem xét lại cách thức truyền thông hiện tại và đưa ra các giải pháp thay thế phù hợp hơn.
Thông điệp khó hiểu
Người nghe khó có thể hiểu được thông điệp mà người người nói muốn truyền tải khi hình thức quá phức tạp, quá nhiều. Để tránh đưa ra thông điệp khó hiểu, cần sử dụng thông điệp rõ ràng, đơn giản và dễ tiếp cận nhất. Vì điều này có thể ảnh hưởng tới kế hoạch của cả một tổ chức, vận hành doanh nghiệp sẽ không đạt được hiệu quả như đề ra.
Xem video Cách để tạo thông điệp mạnh mẽ đến truyền thông nội bộ
Đo lường kết quả chưa hiệu quả
Việc đo lường thiếu chính xác sẽ hạn chế bản kế hoạch kinh doanh nội bộ đạt được hiệu quả cao nhất. Từ sai lầm này cần rút ra kinh nghiệm khi lập kế hoạch sau.
Khâu triển khai chưa gắn kết
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp là một bản thể khác nhau có suy nghĩ khác nhau, chưa kể đến giữa các cấp với nhau thường tạo khoảng cách. Vì vậy việc tạo tính gắn kết trong khâu triển khai là lỗi thường xuyên bắt gặp khi lập kế hoạch truyền thông nội bộ nhưng lại rất cần thiết.
Cách sử dụng từ ngữ và thái độ khi giao tiếp
Tùy từng công ty sẽ có văn hóa ứng xử riêng, bạn phải hiểu được văn hóa đó mới lên kế hoạch để giao tiếp được hiệu quả trong nội bộ. Sai lầm khi mắc phải là việc sử dụng từ ngữ không chuẩn mực, thái độ không cầu thị, không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Tạm kết
Nếu ví một tổ chức hay một doanh nghiệp là một cơ thể thì nhân lực chính là tinh anh, còn truyền thông nội bộ đóng vai trò như là linh hồn. Bởi vậy, trong doanh nghiệp những người lãnh đạo nên thay đổi tư duy, bắt kịp xu thế, đẩy mạnh sự quan tâm hơn tới những lợi ích lâu dài để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, có như vậy mới phát triển được trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
