Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, dự đoán và đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu kinh doanh và ứng biến với những thay đổi, hoạch định nguồn nhân lực cần định rõ số lượng, chất lượng và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí công việc. Vậy hoạch định nguồn nhân lực gồm bao nhiêu bước? Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu ngay nhé!
1. Tầm quan trọng của hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, dự đoán và đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực của doanh nghiệp để đưa ra biện pháp, kế hoạch thực hiện các hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ số lượng nhân sự với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp với định hướng phát triển của tổ chức.
- Đáp ứng nhu cầu công việc: Đảm bảo doanh nghiệp có nguồn nhân lực đủ kỹ năng để thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu.
- Dự báo và ứng phó với thay đổi: Dự đoán nhu cầu cụ thể nguồn nhân lực và đưa ra kế hoạch trước để duy trì nguồn cung cấp nhân viên ổn định.
- Tăng cường hiệu quả và hiệu suất: Đánh giá, kiểm toán năng lực hiện có của nguồn nhân lực nhằm đảm bảo kỹ năng phù hợp với vị trí được điền.
- Giảm rủi ro và chi phí: Tuyển dụng, giữ chân nhân viên nhờ việc dự đoán và chuẩn bị sẵn sàng nguồn nhân lực. Tránh tình trạng thiếu nhân lực, tuyển dụng vội vàng mà không đem lại hiệu quả.
- Phát triển đào tạo nguồn nhân lực: Từ việc đánh giá nhân lực hiện có và xác định các kỹ năng cần cải thiện để đầu tư vào việc phát triển và nâng cao năng lực nhân sự.
Xem thêm: Các lợi ích khác của hoạch định nguồn nhân lực
2. Ở giai đoạn nào doanh nghiệp cần hoạch định chiến lược nguồn nhân lực?
Hoạch định nguồn nhân lực rất cần thiết với cả các doanh nghiệp đang hoạt động và doanh nghiệp mới thành lập. Đối với hoạch định của doanh nghiệp đã phát triển có thể tập trung hoạch định nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu mở rộng, phát triển và thay đổi trong hoạt động kinh doanh. Trong khi đó các doanh nghiệp Startup nên tập trung vào xác định nhu cầu nhân lực ban đầu, định biên nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng và xây dựng đội ngũ nhân viên nòng cốt.
Quyết định hoạch định nguồn nhân lực không chỉ dựa trên yếu tố quy mô doanh nghiệp. Việc có hoạch định nguồn nhân lực chặt chẽ và phù hợp dù là doanh nghiệp nhỏ, trung bình hay lớn là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển và thành công bền vững.
Kết luận lại, hoạch định nguồn nhân lực là quy trình quan trọng mà mọi doanh nghiệp bất kể giai đoạn hoặc quy mô nào cũng nên thực hiện.
Đọc thêm: 4 Bước xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp
3. Các bước hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Bước 1: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng
Doanh nghiệp cần đánh giá và hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định nguồn nhân lực. Cụ thể là yếu tố thuộc môi trường bên trong và bên ngoài.
Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp:
- Kinh tế
- Kỹ thuật – Công nghệ
- Chính trị
- Luật pháp
- Cạnh tranh giữa các đối thủ cùng ngành
Yếu tố bên trong doanh nghiệp:
- Sản phẩm dịch vụ
- Mục tiêu phát triển & chiến lược kinh doanh
- Những thay đổi tự nhiên của doanh nghiệp: nhân sự nghỉ hưu, thay đổi nghề nghiệp, luân chuyển công tác, kết thúc hợp đồng,…
Ví dụ: Công ty Công nghệ muốn mở rộng kinh doanh từ thị trường nội địa sang thị trường quốc tế. Điều này đòi hỏi công ty phải phân tích thị trường lao động ở quốc gia mục tiêu để hiểu yêu cầu và quy định lao động từ đó thực hiện chiến lược tuyển dụng và đào tạo phù hợp.
Bước 2: Dự đoán nhu cầu nguồn nhân lực
Xác định số lượng nguồn nhân lực cần cho từng vị trí công việc với các yêu cầu về trình độ, kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc cho từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.
Các công việc cần thực hiện để xác định chiến lược:
- Mục tiêu giai đoạn tới (1 năm, 5 năm,….) của doanh nghiệp là gì?
- Cần thực hiện kế hoạch, chiến dịch gì?
- Quy mô phát triển, sản xuất sắp tới? Sản phẩm/dịch vụ gì?
Từ các thông tin sau khi trả lời câu hỏi, doanh nghiệp dễ dàng hoạch định nhân sự và dự đoán các thông tin gồm:
- Số lượng: Từng vị trí – phòng ban
- Chất lượng: Kỹ năng, chuyên môn và phẩm chất cần có
- Thời gian: Khi nào?
Ví dụ: Công ty Công nghệ đánh giá nhu cầu nguồn nhân lực để triển khai một dự án mới. Họ cần xác định số lượng, kỹ năng và thời gian cần thiết cho các vai trò như lập trình viên, kỹ sư công nghệ thông tin,… để đảm bảo thành công của dự án.
Bước 3: Phân tích nhân sự hiện có trong doanh nghiệp
Mục tiêu nhằm xác định được ưu nhược điểm của nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại để đáp ứng nhu cầu công việc trong hiện tại và tương lai.
- Đánh giá cá nhân: số lượng, trình độ kỹ năng, kinh nghiệm, tiềm năng phát triển, hiệu suất làm việc và thái độ.
- Đánh giá tổ chức: cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, trách nhiệm quyền hạn từng bộ phận, chính sách quản lý nhân sự (đào tạo, khen thưởng, tuyển dụng,.…), tình hình nghỉ hưu, luân chuyển và kết quả đánh giá việc sử dụng nguồn nhân lực trong những năm gần đây.
Bước 4: Định hình chiến lược hoạch định nguồn nhân lực
- Xác định phương pháp tuyển dụng và thu hút nhân tố tiềm năng: Đăng tin tuyển dụng trên các website việc làm, tổ chức sự kiện tuyển dụng, sử dụng mạng xã hội và tạo quan hệ đối tác với các trường đại học hoặc tổ chức đào tạo.
- Xác định phương pháp phát triển và đào tạo nhân viên: Hoạch định nhân sự mà tổ chức dựa vào đào tạo và phát triển kỹ năng, nâng cao năng lực của những nhân sự hiện có để đáp ứng nhu cầu mới.
- Xác định phương pháp duy trì và giữ chân nguồn nhân lực hiện tại: Tạo ra chính sách thưởng, cung cấp cơ hội thăng tiến, bảo đảm môi trường làm việc tốt và khuyến khích học tập và phát triển cá nhân.
Bước 5: Ra quyết định phân bổ nguồn nhân lực
Kế hoạch gồm 4 nhóm nội dung cơ bản:
- Kế hoạch tuyển dụng nhân viên (nếu thiếu hụt): Xác định số lượng và vị trí cần tuyển. Đăng tin tuyển dụng, thu thập hồ sơ, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp.
- Kế hoạch cắt giảm nhân sự (nếu dư thừa): Xác định các vị trí không cần thiết hoặc dư thừa. Đánh giá hiệu suất, năng lực nhân viên để quyết định cắt giảm nhân sự hiệu quả và công bằng.
- Kế hoạch tái cơ cấu tổ chức: Đánh giá, điều chỉnh cấu trúc tổ chức để phù hợp với mục tiêu công ty. Xác định bộ phận, phòng ban và vai trò công việc cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
- Kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển nhân viên: Đánh giá kỹ năng, năng lực và hiệu suất để xác định cơ hội khai thác và phát triển tài năng nhân viên nội bộ.
Bước 6: Đánh giá và điều chỉnh quá trình hoạch định nguồn nhân lực
Để đánh giá khách quan hoạch định nguồn nhân lực đã đáp ứng được mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp hay không, doanh nghiệp cần:
- Xác định chênh lệch (nếu có) giữa mục tiêu và thực tế (chỉ số hiệu suất lao động, sự phù hợp của nhân viên,…)
- Phân tích nguyên nhân/thành tựu dẫn đến sự chênh lệch.
- Đề xuất giải pháp khắc phục/phát huy.
- Triển khai tuyển dụng nhân lực theo dự kiến và chuẩn bị nguồn lực thay thế cho doanh nghiệp trong trường hợp cần thiết.
Bước 7: Thiết lập hệ thống ghi nhận và quản lý thông tin nhân viên
Dưới đây là quy trình thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên:
- Thu thập thông tin: Thông tin cá nhân, số điện thoại, email, quá trình học tập và kinh nghiệm.
- Quản lý thông tin: Trong phần mềm quản lý nhân sự.
- Đảm báo chính xác và bảo mật thông tin: Gồm hồ sơ, lịch sử làm việc, kỹ năng, chứng chỉ, tiến độ đào tạo và các thông tin liên quan đến quá trình quản lý nhân sự.
- Sử dụng thông tin nhân sự: Để hỗ trợ quyết định liên quan đến đào tạo, phát triển và lộ trình thăng tiến.
4. Giải pháp hoạch định và quản lý nhân sự hàng đầu thị trường CoffeeHR
Để đơn giản hóa quá trình xây dựng các bước hoạch định nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự như CoffeeHR. Một trong những nền tẳng quản lý nhân sự chuyên nghiệp, toàn diện nhất trên thị trường với hàng loạt tính năng hiện đại như:
Cập nhật nhanh chóng toàn bộ thông tin nhân sự của tổ chức chỉ với 1 vài thao tác
- Số hóa hồ sơ thông tin nhân sự, lưu trữ trực tuyến trên phần mềm: Quản lý đầy đủ profile, vị trí làm việc, hợp đồng lao động, lương, thưởng, kỷ luật, khen thưởng, quá trình công tác, bổ nhiệm nguồn lực.
- Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, quản lý KPI nhân sự, quản lý chấm công, tính lương,….
- Theo dõi và quản lý biến động nhân sự, tăng giảm qua từng thời kỳ.
- Tự động thông báo: hết hạn thai sản, hạn hợp đồng, đến hạn bổ nhiệm, đến hạn nghỉ hưu…
- Hỗ trợ các công tác về BHXH, thuế TNCN, tự động khấu trừ các khoản theo quy định Nhà nước, doanh nghiệp không cần đến các cơ quan để nộp giấy tờ.
Hy vọng bài viết của CoffeeHR đã cung cấp cho các bạn kiến thức nền tảng trong lĩnh vực hoạch định nhân sự.
Liên hệ
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng 300+ doanh nghiệp ở 20+ lĩnh vực. Liên hệ ngay để tối ưu Quản trị nhân sự cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459 (Mr.Thức)
Facebook: Cà phêHR
