Hậu dịch Covid, sự an toàn và sạch sẽ trong môi trường xung quanh càng được coi trọng. Đặc biệt, tình trạng lây nhiễm chéo trong văn phòng trở nên phổ biến hơn. Nắm bắt tâm lý lo ngại của nhân viên, nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp chấm công Online tiện lợi. Tuy nhiên, lợi ích của các phần mềm này không chỉ có vậy. Ngoài sự an toàn, chấm công Online giúp cải thiện môi trường làm việc, tiết kiệm chi phí và thời gian của tổ chức.
Giải pháp chấm công online là gì?
Giải pháp chấm công online là giải pháp công nghệ giúp việc tích công và quản lý công tiện lợi hơn qua app mobile. Thông thường, doanh nghiệp sẽ sử dụng app riêng hoặc app tích hợp với phần mềm Quản trị Nhân sự. Mỗi nhân viên sẽ có tài khoản riêng. Họ chỉ cần tải app, đăng nhập hàng ngày để chấm công trên điện thoại. Để xác nhận ngày công, hệ thống sẽ kiểm tra qua GPS, yêu cầu chụp ảnh FaceID hoặc quét QR trên thẻ nhân viên.
Phần lớn các doanh nghiệp vẫn áp dụng chấm công bằng vân tay, thẻ từ hoặc thẻ giấy. Tuy nhiên, trong diễn biến dịch Covid, việc tiếp xúc tập trung tại một điểm thường gây ái ngại. Chưa kể những nhân sự làm việc tại nhà sẽ không thể chấm công. Với các công việc mang tính chất linh động cũng rất khó để đảm bảo nhân viên có làm việc hay không. Do đó, các giải pháp chấm công Online chiếm ưu thế trên thị trường hơn cả.
» Xem thêm: Phần mềm chia ca làm việc thông minh nhanh chóng, tiện lợi
Lợi ích khi sử dụng giải pháp chấm công online
Ghi nhận dữ liệu chính xác
Các giải pháp chấm công Online đều nhận dữ liệu theo thời gian thực. Hệ thống chỉ ghi nhận công khi điện thoại được kết nối mạng, đến đúng địa điểm và ngay tại thời gian nhân viên thực hiện hành động. Do đó, gian lận về công được hạn chế tối đa. Khác với những hình thức như thẻ từ, thẻ giấy, khi việc đăng ký hộ có thể xảy ra.
Tùy cách thiết lập của doanh nghiệp, phần mềm có thể yêu cầu ảnh chụp công ty hay FaceID để tăng độ chính xác.
Tiết kiệm thời gian
Chấm công Online giúp cá nhân hóa công tác tích công hàng ngày. Thẻ giấy thường yêu cầu bộ phận Hành chính Nhân sự (HCNS) túc trực. Thẻ từ hay vân tay thường xuyên phải xếp hàng. Trong khi đó, nhân sự có thể chấm công ngay trên điện thoại cá nhân với giải pháp chấm công Online. Vừa nhanh chóng, vừa tiện lợi, nhân viên không cần vội vã hay bực tức vì chấm công muộn do phải đợi chờ.
>>> Xem thêm: Phần Mềm HRM Là Gì? 5 Điều Cần Biết Khi Sử Dụng
Đồng thời, các công việc thường xuyên làm ngoài văn phòng như xây dựng, kỹ sư, nhân viên kinh doanh,…vẫn có thể chấm công mà không cần tới văn phòng. Nhà quản lý theo dõi được giờ làm việc của họ mà không cần dò hỏi.
Một số giải pháp chấm công online cho phép nhân sự đăng ký ca, xin nghỉ phép trực tiếp trên hệ thống. Qua đó cắt giảm thời gian xử lý giấy tờ và tạo sự tiện lợi trong quy trình nội bộ.
Tự động hóa
Khi sử dụng các máy chấm công, HCNS thường phải xuất và xử lý file dữ liệu trước khi chuyển sang tính lương. Công tác này yêu cầu nhiều thời gian và dễ sai sót. Ngược lại, các phần mềm chấm công Online đã mã hóa bảng công theo mẫu chuẩn của doanh nghiệp. Dữ liệu không còn bị chồng chéo và cần xử lý lại. Doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác giờ vào, giờ ra của nhân viên.
Ngoài ra, một số phần mềm cho phép công khai bảng chấm công. Nhân viên có thể truy cập hàng ngày để theo dõi số ngày làm việc. Sau đó giải trình ngay khi có những thiếu sót về chấm công.
» Đừng bỏ lỡ: Review top 4 phần mềm chấm công định vị phổ biến nhất hiện nay
Tiết kiệm chi phí
Máy chấm công thường giảm dần tuổi thọ sau khoảng 1 năm. Do đặc tính hoạt động dựa trên cảm biến. Vì vậy doanh nghiệp phải nâng cấp và sửa chữa thường xuyên. Điều này vô tình làm tăng chi phí đầu hệ thống, điều mà ít doanh nghiệp lường tới khi mua máy chấm công.
Với các giải pháp chấm công Online, doanh nghiệp không cần chi phí đầu tư máy móc. Dưới dạng Mobile App, việc sửa chữa và nâng cấp cũng dễ dàng hơn. Thông thường, nhà cung cấp sẽ nâng cấp hệ thống 2-3 lần/năm. Bạn chỉ cần tải lại app mà không mất thêm chi phí nào.
Bên cạnh đó, những chi phí dành cho lưu trữ giấy tờ vật lý sẽ được cắt giảm. Tất cả thông tin được truyền tải trên nền tảng điện toán đám mây riêng của tổ chức. Dung lượng lưu trữ rộng lớn, không giới hạn số file, tìm kiếm nhanh chóng khi cần là những ưu điểm nổi bật. Về lâu dài, đây là chấm công online là giải pháp tối ưu ngân sách dành cho tất cả doanh nghiệp.
» Tìm hiểu thêm: Top 13 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay – CoffeeHR
CoffeeHR – giải pháp chấm công online hiệu quả hiện nay
CoffeeHR là giải pháp chấm công online tích hợp quản trị nhân sự dành cho doanh nghiệp SME. Do đó, không chỉ hỗ trợ quản lý công tốt hơn, dữ liệu có thể tự động tính sang lương, giảm gánh nặng công việc của HCNS. Một số tính năng nổi bật của phần mềm chấm công CoffeeHR:
- Hỗ trợ đa hình thức chấm công: Điện thoại Online, GPS, hình ảnh
- Doanh nghiệp tùy chỉnh thiết lập khung định vị, thời gian vào ra, đi muộn về sớm cho từng bộ phận, phòng ban, chức vụ
- Không giới hạn số ca làm việc và địa điểm làm việc
- Không giới hạn lượt truy cập chấm công cùng lúc
- Cho phép chấm công nhiều lần trong ngày nếu nhân sự thường xuyên điều chuyển
- CoffeeHR tự động tổng hợp và diễn giải công thành các mẫu báo cáo
- Nhân viên có thể đăng ký ca, xin nghỉ, công tác ngay trên phần mềm
- Theo dõi bảng công và giải trình đi muộn về sớm, thiếu công trên Mobile App hoặc Website
- Chi phí phù hợp, tương đương 1 ly cà phê.
Giới thiệu Giải pháp chấm công online CoffeeHR
» Tìm hiểu thêm: Top 9 phần mềm chấm công qua điện thoại phổ biến nhất hiện nay
Tạm kết
Chấm công Online không chỉ đem lại trải nghiệm tiện ích trong môi trường làm việc. Đây còn là công cụ hỗ trợ HCNS quản lý công hiệu quả. Cũng như đem lại nhiều lợi ích lâu dài về chi phí, thời gian cho doanh nghiệp. Vì thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn các giải pháp chấm công Online.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Hệ thống Quản lý nguồn lực Miễn phí cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
