Phần mềm tính lương được coi là “cánh tay phải” đắc lực cho bộ phận nhân sự trong việc quản lý tiền lương hàng tháng cho nhân viên của doanh nghiệp. Việc lựa chọn một phần mềm tính lương phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu công tác quản lý nghiệp vụ tiền lương. Vậy để lựa chọn một phần mềm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cần phải chú ý tới những tiêu chí nào?
What is payroll software?
Phần mềm tính lương là công cụ hỗ trợ bộ phận Hành chính nhân sự xử lý các tác nghiệp liên quan tới trả lương cho nhân viên. Từ việc tổng hợp kết quả chấm công, tạo file tính lương, in phiếu lương cho nhân viên, thông báo thông tin cho nhân viên cho đến tự động hóa nhiều hoạt động khác.
Chính nhờ có phần mềm tính lương, quá trình trả lương được tối ưu hóa, giảm thiểu phần lớn gánh nặng cho Bộ phận Hành chính nhân sự. Bộ phận nhân sự có thể dành thời gian cho các công việc khác như: Quản lý nhân sự, xây dựng tuyển dụng và giữ chân nhân tài,…
Hiểu một cách đơn giản nhất, phần mềm tính lương là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách lương chính xác, hợp lý và tiết kiệm thời gian. Từ đây, doanh nghiệp có thể thực hiện việc tính lương hàng tháng và quản lý những thay đổi về tiền lương khi người lao động hoặc chính sách có sự chỉnh sửa.
Một phần mềm tính lương thường có những tính năng về nghiệp vụ tính lương như:
- Lập bảng chấm công theo thời gian, tính lương theo hệ số hoặc mức lương đã thỏa thuận
- Tự động hạch toán các loại chi phí lương, thuế TNCN và bảo hiểm
- Xây dựng bảng thanh toán lương, thuế TNCN và bảo hiểm
Phần mềm tính lương có thể thay thế những cách thức tính lương phức tạp bằng Excel như trước, gia tăng mức hộ chính xác trong tính toán.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm tính lương cho nhân viên
Tính lương cho cả doanh nghiệp là điều không bao giờ dễ dàng, đây là một bài toán khó, nhất là khi quy mô nhân sự của doanh nghiệp lớn. Doanh nghiệp càng đông người, tổ chức phức tạp thì hệ thống tính lương càng trở nên phức tạp và nhạy cảm. Phần mềm tính lương trực tuyến sẽ giúp cho doanh nghiệp nói chung và phòng nhân sự nói riêng thực viện việc tính công chốt lương trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Tối ưu chi phí vận hành và quản trị cho doanh nghiệp
Theo nghiên cứu của Cognizant (Tập đoàn công nghệ đa quốc gia của Mỹ), quy trình làm việc của nhiều tổ chức/doanh nghiệp, chỉ có 25% – 40% là tự động hóa và mỗi nhân viên phải dành tới 22% thời gian cho các hoạt động lặp đi lặp lại, làm lãnh phí tài nguyên cho doanh nghiệp. Và một trong những hoạt động lặp đi lặp lại gây tốn thời gian đó là thao tác tổng hợp, tính lương thủ công.
Bên cạnh đó, theo số liệu của Financesonline (trang web đánh giá phần mềm hàng đầu thế giới) công bố, phần mềm quản lý tiền lương giúp tiết kiệm 80% chi phí in ấn, chi phí giấy và chi phí sai sót phiếu lương trong doanh nghiệp.
Chính vì thế, khi áp dụng phần mềm tính lương thay thế cho các thao tác tính toán thủ công, công ty sẽ tiết kiệm được thời gian và ngân sách, giúp tối ưu chi phí quản trị và vận hành cho doanh nghiệp.
Hạn chế sai sót trong tính toán
Việc xử lý bản lương thủ công sẽ không thể tránh khỏi những sai sót do sơ suất và khó kiểm soát. Phần mềm tính lương có thể giúp các thao tác và tự động hóa các nhiệm vụ tính toán từ cơ bản cho tới phức tạp một cách hiệu quả và chính xác hơn.
Phần mềm này sẽ tự động xử lý hết các dữ liệu từ máy chấm công, xử lý file excel tính lương, chuẩn bị bảng lương,… Phần mềm phù hợp sẽ giúp quá trình tổ chức một cách dễ dàng và hiệu quả.
Phần mềm tính lương giúp tiết kiệm thời gian
Sử dụng phần mềm tính lương sẽ gia tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giảm khả năng mắc sai lầm trong quá trình tính lương có thể làm nhân viên cảm thấy không hài lòng. Doanh nghiệp có thể tính nhầm lương cho nhân sự lần 1, lần 2, có thể sang lần thứ 3 nhưng càng về sau nhân sự càng không muốn mở lời để đòi lại quyền lợi cho bản thân.
Tiền lương là vấn đề nhạy cảm, họ không muốn mỗi tháng phải nói chuyện với nhà quản lý về vấn đề này. Lúc đó, sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến giúp công việc của một nhà quản lý trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm được lượng thời gian lớn.
Có nghĩa là, bộ phận nhân sự sẽ tiết kiệm thời gian hơn để thực hiện các nhiệm vụ khác, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi chí tổng thể trong quá trình này.
READ MORE: How is the 3P salary calculation implemented by businesses?
Bảo mật dữ liệu nâng cao
Nếu thông tin quy trình chấm công tính lương trên excel, nhiều nhân sự có thể truy cập vào và nắm được toàn bộ thông tin. Điều này cực kỳ nguy hiểm vì chưa các thông tin nhạy cảm của nhân viên như tiền lương, thuế, tài khoản ngân hàng và nhiều thông tin khác.
Sử dụng phần mềm tính lương có thể giúp tăng tính bảo mật của thông tin bảng lương với các kiểm soát truy cập chi tiết. Trên phần mềm, bạn có thể phân ra nhiều vai trò của từng bộ phận và canh báo, loại bỏ những truy cập trái phép.
Phần mềm cùng giao diện nhưng chỉ cho phép nhân viên trả lương xem những gì họ cần dựa theo vai trò của họ, chỉ có người quản lý ở cấp cao mới có thể xem toàn bộ thông tin.
Tự động hóa quy trình trả lương
Tự động hóa quy trình có thể tiết kiệm nhiều tiền và thời gian cho doanh nghiệp của mình. Việc trả lương cho nhân viên là một trong những ví dụ điển hình.
Hệ thống tính lương được thiết lập, nhân sự chỉ cần nhập các thông số cần thiết số giờ làm việc, kiểm tra kết quả và cho phép thành toán,… Đôi khi, thông số không cần nhập liệu mà được trích xuất tự động lên phần mềm nhờ công cụ tích hợp như chấm công. Nhân viên chắc chắc sẽ hài lòng khi tiền lương của họ được trả đúng và trả đủ. Khi nội bộ trong doanh nghiệp diễn ra tốt theo quy trình tự động hóa, những công việc khác diễn ra theo đúng quy trình với những mục tiêu được đề ra ban đầu.
Payroll expense tracking
Tiền lương luôn là khoản chi rất thường xuyên, doanh nghiệp càng lớn, chi phí trả lương cho nhân viên càng nhiều và bạn cần có thông tin báo cáo chi tiết về tiền lương hàng tháng.
Phần mềm tính lương có các báo cáo về quỹ lương chi hàng tháng cho các bộ phận, tính lương theo giờ, tính lương theo KPI, so sánh việc chi lương có phù hợp với tình hình doanh nghiệp hay không,…
Khi lựa chọn phần mềm tính lương cần lưu ý những tiêu chí nào?
Vậy để lựa chọn một phần mềm tính lương đáp ứng được yêu cầu thực tế của doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cần quan tâm tới những tiêu chí nào khi lựa chọn?
Tính năng tính lương tự động và đầy đủ
Nếu doanh nghiệp bạn lựa chọn phần mềm tính lương riêng, tách biệt hoàn toàn, các doanh nghiệp cần lưu ý tới khả năng tích hợp của phần mềm đó với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này giúp việc thu thập dữ liệu đầu vào làm cơ sở để tính lương chính xác và dễ dàng hơn.
Hơn nữa, phần mềm tính lương cần tự động hóa toàn bộ quy trình từ thu thập dữ liệu tới tính toán và truy xuất bảng lương hoàn chỉnh. Việc tự động hóa bằng phần mềm tính lương giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm phụ thuộc vào yếu tố con người.
Giao diện dễ dàng sử dụng và thân thiện với người dùng
Doanh nghiệp cần lưu ý tới giao diện và tính thân thiện của phần mềm tính lương. Bởi điều này sẽ hỗ trợ bộ phận nhân sự hay C&B thực hiện các thao tác nghiệp vụ được nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm quản lý lương cần hệ thống các danh mục rõ ràng, trực quan, kèm theo các bộ lọc và tính năng tìm kiếm đủ mạnh.
Linh hoạt, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều có công thức tính lương khác nhau và công thức tính lương cũng thay đổi theo mục tiêu kinh doanh, thời điểm kinh doanh hoặc tăng trưởng của doanh nghiệp. Do đó, một phần mềm tính lương tốt là phần mềm có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu quản lý thực tế của tổ chức.
Hệ thống báo cáo trực quan
Phần mềm quản lý lương cần có đầy đủ hệ thống báo cáo cho nhà quản lý dễ nắm bắt và có những quyết định phù hợp. Các báo cáo cần được thể hiện qua nhiều dạng biểu đồ một cách trực quan, theo thời gian cụ thể, có thể trích xuất file để lưu trữ và phân tích số liệu.
Bảo mật dữ liệu cao
Tính bảo mật được xử lý theo hai cách: xác thực kiểm soát xem người dùng có phải là người dùng hệ thống hợp lệ hay không, ủy quyền xác định những điều mà người dùng được phép làm. Một số người được ủy quyền có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống.
Bên cạnh đó, bảng lương cũng là dữ liệu nhạy cảm và quan trọng của doanh nghiệp vì vậy đơn vị cung cấp phần mềm phải có sự uy tín cao.
Có khả năng tích hợp với giải pháp khác
Phần mềm quản lý tiền lương cần tích hợp với các phần mềm khác như CMS, DMS hoặc máy chấm công,… để đồng bộ dữ liệu xuyên suốt, đảm bảo độ chính xác, liền mạch trong quy trình tính lương cho nhân viên.
Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy
Chúng ta không thể nói trước liệu có thể xảy ra sự cố kỹ thuật khi sử dụng phần mềm tính lương không nên những lúc như vậy, doanh nghiệp cần tới sự giúp đỡ của đội ngũ hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm tính lương. Chắc chắn, bạn sẽ không muốn làm việc với đội ngũ không có trách nghiệm, hời hợt, hỗ trợ mang tính chất “cho có”.
Vì thế, cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có đội ngũ kỹ thuật luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng xử lý các lỗi, sự cố phát sinh một cách nhanh nhất, đễ tiết kiệm thời gian và chi phí.
Tối ưu hóa quy trình chốt công tính lương với CoffeeHR
Trong thời kỳ chuyển đổi số, việc tối ưu hóa việc tính lương bằng phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm đảm bảo tính công bằng, chính xác, tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực.
Phần mềm tính lương cho nhân viên CoffeeHR được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng bởi những kinh nghiệm đúc rút qua hơn 10 năm triển khai cho các dự án công lương phức tạp cho các doanh nghiệp lớn.
CoffeeHR cho phép doanh nghiệp:
- Linh động thay đổi các công thức tính lương sao cho phù hợp với sự thay đổi của đơn vị
- Xây dựng được thư viện công thức Lương – Thưởng cho những vị trí khác nhau trong Tổ chức
- CoffeeHR giúp doanh nghiệp giải quyết tối đa các bài toán lương phức tạp như: Salary 3P, lương KPI, lương kiêm nhiệm, lương thâm niên,…
- Tổng hợp dữ liệu công một cách chính xác và nhanh chóng như nghỉ phép, đi muộn về sớm, ngày/giờ chấm công
- Cảnh báo những sai lệch, giúp nhân sự giải trình kịp thời, không cần chờ tới thông báo vào cuối tháng từ HCNS.
- Quy trình xin – phê duyệt nghỉ phép được đẩy nhanh, loại bỏ nhiều đơn từ.
- Hệ thống báo cáo realtime giúp doanh nghiệp cân đối nguồn lực tài chính phục vụ cho mục đích kinh doanh: Báo cáo quỹ lương, cung cấp tờ khai thuế, biểu mẫu tăng giảm BHXH,…
Giữa hàng trăm phần mềm tính lương khác nhau, sẽ rất khó để xác định đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mình. Để tìm được phần mềm tính lương tốt, bạn cần xác định được nhu cầu của doanh nghiệp và chọn phần mềm phù hợp nhất, ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao.
See more at: Why CoffeeHR?
With more than 10 years of experience and accompanying 300+ businesses in 20+ fields, CoffeeHR has been increasingly strong in building effective human resource management software.
CoffeeHR understands that each business is a unique journey, and that is why we are committed to consulting and accompanying you to build the most effective human resources training solutions, reflecting the true values and core goals. core of the business.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR
