Những chi phí nào được cắt giảm khi sử dụng phần mềm chấm công?
Việc áp dụng phần mềm chấm công giúp doanh nghiệp giảm lượng chi phí đáng kể, trong đó có một vài chi phí mà nhà lãnh đạo sẽ khó nhận thấy được:
- Chi phí của việc không tuân thủ: Việc áp dụng máy hoặc phần mềm chấm công phần nào giúp nhân viên, quản lý cải thiện được tình trạng không tuân thủ giờ giấc. Hơn nữa, với những con số về thời gian được lưu lại chính xác, doanh nghiệp sẽ không cần phải mất thời gian giải quyết những tranh cãi, kiện cáo của nhân viên và cứ thế áp dụng vào nội quy đã đề ra.
- Vi phạm cố ý từ nhân viên: Cục Thống kê Lao động báo cáo, chi phí ước tính mà Mỹ phải trả cho tình trạng “buddy-punch” – gian lận việc chấm công cho người khác – là khoảng 373 triệu USD mỗi năm. Phần mềm chấm công tốt sẽ chấm dứt việc gian lận thời gian nếu nhân viên của bạn buộc phải chấm công bằng dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt (face ID) hay là hệ thống sinh trắc học.
- Thời gian xử lý bảng lương: Phần mềm chấm công giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán. Theo cách làm truyền thống, làm bảng lương chỉ riêng mỗi thu thập thẻ công và nhập lại dữ liệu theo cách thủ công đã mất từ 7 – 10 tiếng hoặc hơn. Hệ thống chấm công tích hợp với bảng lương, quy trình này giờ rút gọn chỉ còn vài cú nhấp chuột. Thời gian nhập dữ liệu thủ công giờ đã có thể phân bổ sang làm việc khác.
- Sai sót, nhầm lẫn trong bảng lương: Một số lỗi trong bảng lương có thể là thanh toán thừa hoặc thiếu lương cho nhân viên do lỗi nhập dữ liệu, ứng dụng sai công thức, quy tắc,… phần lớn đều do lỗi của con người. Do đó, tự động hóa quy trình sẽ giúp giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có.
- Thời gian quản lý giờ giấc nhân viên: Khi chưa có phương pháp quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả thì timekeeping software sẽ là giải pháp hoàn hảo. Phần mềm hỗ trợ lưu trữ, hiển thị các thông tin: thời gian check in/check out làm việc, số phút đi muộn/về sớm, số ngày phép của nhân viên trên màn hình – giúp quản lý dễ dàng việc tuân thủ quy định của công ty về thời gian làm việc của nhân viên.
Cần lưu ý những tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công nào?
Để lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, đừng coi trọng một tính năng nào đó mà hãy xem xét toàn bộ các tiêu chí đánh giá dưới đây. Với những doanh nghiệp phát triển thường sẽ phát sinh thêm yêu cầu quản lý, khi đó khả năng tích hợp hay mở rộng của hệ thống chấm công lựa chọn hôm nay mới thực sự phát huy được ý nghĩa.
Phần mềm chấm công có giao diện thân thiện với người dùng
Một phần mềm dù được giới thiệu là có chức năng tốt với nhu cầu của doanh nghiệp thì cũng chưa hẳn là phần mềm hiệu quả và phù hợp. Yếu tố vô cùng quan trọng để hiện thực hóa giá trị và ROI là mức độ hiệu quả do người dùng đánh giá, những đánh giá này liên quan tới khả năng sử dụng hoặc tính thân thiện của phần mềm với người dùng. Do đó, song song với yếu tố chức năng phù hợp với nhu cầu, bạn cần xem xét mức độ thân thiện của phần mềm khi sử dụng.
Phần mềm có thể gồm nhiều module, tính năng nhưng nhất định chúng phải được hệ thống một cách rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc và tìm kiếm đủ mạnh. Tốt nhất là nếu có thông tin hướng dẫn sử dụng trong hệ thống hoặc doanh nghiệp tham gia khóa đào tạo ngắn về phần mềm của nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng.
Hỗ trợ chấm công trên điện thoại
Ngày nay, điện thoại được coi là “vật bất ly thân” với nhiều người. Nhà quản trị cũng cần xem xét và nghiên cứu cả tính năng tích hợp trên điện thoại di động.
Tính năng này giúp nhân viên tại đơn vị dễ dàng chấm công từ xa, mọi lúc mọi nơi, cực kỳ thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều nhân viên phải đi công tác hoặc hoạt động ở nhiều nơi trong giờ làm việc.
Có chức năng xây dựng báo cáo trực quan và quản lý dữ liệu
Để lãnh đạo có thể kịp thời theo dõi tình hình đi làm, nghỉ phép, nhà quản trị xem xét cả chức năng tạo báo cáo.
Chức năng báo cáo cho phép bộ phận quản lý dễ dàng truy xuất dữ liệu theo thời gian thực tế dưới dạng biểu đồ trực quan. Lãnh đạo doanh nghiệp cũng sẽ không còn tốn thời gian chờ đợi nhân viên dưới quyền truy xuất dữ liệu Excel và tổng hợp lại thành báo cáo.
Chấm công đa dạng dưới nhiều hình thức
Phầm mềm chấm công cần đáp ứng các hình thức chấm công khác nhau. Nhiều doanh nghiệp có tính chất đặc thù, nhà lãnh đạo cần quan tâm tới khả năng cho phép điểm danh theo tính chất của công việc.
Ta có thể lấy ví dụ bộ phận bán hàng, nhân viên cần di chuyển nhiều khu vực địa lý khác nhau, việc chấm công bằng thẻ hay vân tay ở lối ra vào công ty không còn hợp lý. Lúc đó, doanh nghiệp cần xem xét lại những phần mềm có thể đáp ứng nhu cầu chấm công từ xa của nhân viên.
Tính năng đối chiếu dữ liệu 2 chiều
Doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn phần mềm chấm công có tính năng báo cáo dữ liệu 2 chiều. Điều này sẽ đảm bảo dữ liệu chấm công minh bạch và giảm thiểu tối đa những trường hợp gian lận, giả mạo dữ liệu chấm công.
Về phía nhà quản trị, họ có quyền giám sát, xét duyệt đơn nghỉ phép của nhân viên. Về phía nhân viên, họ cũng sẽ có quyền theo dõi chi tiết số ca chấm công cá nhân để có những phản hồi kịp thời tránh trường hợp sai công vào cuối tháng.
Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và nhiệt tình
Điều khó khăn khi chuyển giao từ chấm công thủ công qua hoạt động chấm công phần mềm là điều mà các doanh nghiệp không thể tránh khỏi. Vì thế nhà lãnh đạo cần phải xem xét đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật đứng sau thương hiệu phần mềm. Những đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật có kinh nghiệm lâu năm, chuyên môn cao, nhiệt tình với khách hàng là yêu tố quan trọng giúp hoạt động chuyển giao trở nên nhanh và dễ dàng hơn.
Với doanh nghiệp ở xa, nhà quản trị nhân sự sẽ cần xem xét cả hoạt động hỗ trợ kỹ thuật trực tuyến cho khách hàng để phòng trừ những trường hợp lỗi phần mềm cấp bách.
Read more: Summary of the most used employee timekeeping methods
CoffeeHR – Giải pháp chấm công hiện đại, chuẩn xác
Là một trong những doanh nghiệp đi đầu về phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên sâu, phần mềm chấm công CoffeeHR không chỉ hỗ trợ quản lý công tốt, dữ liệu có thể tự động tính sang lương, giảm gánh nặng công việc bộ phận nhân sự.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm chấm công CoffeeHR, bạn có thể tham khảo đó là:
- Tích hợp đa dạng các hình thức chấm công: GPS, Face ID, máy chấm công vân tay,… hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng xử lý và tổng hợp các bài toán công phức tạp.
- Thiết lập tùy chỉnh vị trí, thời gian làm việc, các ca làm việc trong ngày phù hợp với nhiều đối tượng nhân sự.
- Cho phép nhân sự diễn giải công tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn trong quá trình chấm công.
- CoffeeHR cho phép chấm công nhiều lần trong ngày với đối tượng nhân sự yêu cầu phải dịch chuyển nhiều.
- Nhân viên có thể đăng ký ca, xin nghỉ, công tác ngay trên phần mềm.
- Quản lý có thể theo dõi tổng quan và đăng ký ca làm việc cho nhân sự đặc thù.
- Minh bạch bảng công với nhân sự trong doanh nghiệp, gia tăng trải nghiệm nhân sự số.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm và quy chế vận hành khác nhau. Vì thế, nhà lãnh đạo cần xem xét, nghiên cứu lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp. Sử dụng phần mềm quản lý chấm công có thể rút ngắn thời gian tổng hợp công và đảm bảo độ chính xác cao. Đồng thời, nhà quản lý có thể theo dõi ngay khi cần mà không cần phòng HCNS tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu.
See more at: Why CoffeeHR?
With more than 10 years of experience and accompanying 300+ businesses in 20+ fields, CoffeeHR has been increasingly strong in building effective human resource management software.
CoffeeHR understands that each business is a unique journey, and that is why we are committed to consulting and accompanying you to build the most effective human resources training solutions, reflecting the true values and core goals. core of the business.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR
