Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Bạn đang quản lý một tổ chức hay doanh nghiệp nhưng không biết định biên nhân sự là gì? Định biên nhân sự là bước quan trọng giúp chúng ta theo dõi, lên kế hoạch và hoạch định nguồn nhân lực. Đây là bước vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp trong sự phát triển của mình. Để hiểu rõ hơn về định biên nhân sự, hãy cùng CoffeeHR theo dõi bài viết sau đây ngay nhé.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự trong tiếng anh gọi là Manpower Allocation hay còn gọi là Manpower Planning hoặc Manpower Forecasting.

Có rất nhiều khái niệm về định biên nhân sự. Tuy nhiên chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản định biên nhân sự là việc xác định các nhân viên với từng phẩm chất cá nhân, tri thức mà họ có để đáp ứng được nhu cầu công việc cụ thể trong tương lai.

Hay nói cách khác, định biên là sự liên kết giữa nguồn lực con người với mục tiêu, định hướng của tổ chức, doanh nghiệp để hoàn thiện quá trình kinh doanh và phát triển văn hóa tổ chức. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường

Đặc biệt, nhờ có định biên mà doanh nghiệp đánh giá nhân sự tốt hơn từ đó đưa ra kế hoạch cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết giảm tải cho doanh nghiệp. Cũng nhờ định biên mà các nhà lãnh đạo biết được các khoản chi lãng phí, không cần thiết hoặc lên kế hoạch đào tạo phù hợp giúp doanh nghiệp phát triển.

» Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì? Khái niệm và các kỹ năng cần có

Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Định biên nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Bởi nó xuất phát từ yếu tố con người giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Có thể nói rằng nếu không có định biên nhân sự thì việc quản lý các nguồn lực sẽ không hiệu quả.

Định biên nhân sự hiệu quả mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động nhiều lợi ích sau:

Đối với cơ quan, tổ chức

– Giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần sử dụng, số lượng hiện có và các khả năng đáp ứng được nhu cầu cần thiết dựa trên năng lực của họ.

– Là nền tảng cơ sở để xác định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt thăng chức hoặc luân chuyển nhân sự.

– Giúp theo dõi tình hình nhân sự

– Là cơ sở để xây dựng ngân sách lương thưởng, các chi phí khác đến quyền lợi con người (bảo hiểm, phúc lợi xã hội).

Đối với người lao động

– Giúp người lao động hiểu rõ năng lực của mình từ đó tìm kiếm công việc đúng và phù hợp.

– Giúp người lao động định hướng và phát triển được năng lực của bản thân.

Điều kiện tính định biên nhân sự

Đối với cấp công ty:

• Cần xác định được hướng chiến lược nhân sự rõ ràng
• Cần có chiến lược kinh doanh cụ thể với ngân sách rõ ràng và các kế hoạch thay đổi

Đối với cấp bộ phận:

• Xác định được vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc
• Nắm bắt được số lượng các nhiệm vụ, quy trình thực hiện một cách hiệu quả
• Xác định được kết quả cần có và mức độ làm việc của nhân viên để ra được các giá trị mong muốn
• Mức độ ứng dụng tự động trong việc thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý

Nguyên tắc quan trọng khi định biên nhân sự 

Khi tính định biên nhân sự, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc nhất định để có tính chính xác nhất. Dưới đây là 3 nguyên tắt mà các nhà quản trị doanh nghiệp phải nắm được:

Tỷ lệ tương quan

Định mức lao động 

Tần suất và thời lượng

» Đừng bỏ lỡ: Turnover Rate là gì? 5 Cách cải thiện tỉ lệ nghỉ việc hiệu quả

5 Bước xây dựng định biên nhân sự 

Các bước xây dựng định biên nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả:

• Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực
• Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
• Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực
• Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
• Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực

Bước đầu tiên trong định biên đó là dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai gần một cách chính xác nhất. Ở bước này bạn cần biết được mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, hoạt động nào cần ưu tiên và quy mô sản xuất ra sao.

Khi đã biết chính xác được các thông tin phía trên thì tiếp đến bạn cần xác định nhu cầu nhân sự tiếp theo của doanh nghiệp như:

• Thời gian: khi nào thì cần tuyển thêm nhân sự?
• Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng nào quan trọng cho vị trí mới?
• Số lượng: cần thêm bao nhiêu nhân sự cho mỗi vị trí, phòng ban

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Ở bước này bạn tiến hành phân tích chất lượng nguồn nhân sự hiện có của công ty mình. Cần xác định những ưu, nhược điểm của nguồn lực có đáp ứng nhu cầu hiện tại của công ty hay không. Trong quá trình này bạn nên đưa ra các yếu tố để phân tích kĩ lưỡng hơn như: yếu tố phân tích về hệ thống và phân tích về quá trình.

Yếu tố về mặt hệ thống

• Số lượng, chức vụ, trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc
• Các hoạt động, quyền lợi và nghĩa vụ cũng như các mối quan hệ công việc
• Các chính sách quản trị nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo khen thưởng và kỷ luật.

Yếu tố về quá trình

• Tính thu hút của công việc đối với nhân viên
• Mức độ hài lòng và yêu thích của nhân viên với công việc
• Văn hóa, môi trường làm việc ở công ty như thế nào
• Sự minh bạch của các mục tiêu doanh nghiệp đề ra
• Các trở ngại khi gặp các vấn đề của doanh nghiệp
• Nâng cao hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Mẫu đánh giá cá nhân nhân viên

Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nguồn nhân lực

Sau khi đã xác định được những ưu, nhược điểm của từng bộ phận nhân viên thì tiếp theo bạn cần xác định được thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp với nhu cầu hiện tai. Bạn cần biết được nhân sự đang thiếu hụt hay bị dư thừa, từ đó có cái nhìn tổng thể để đưa ra các giải pháp tốt nhất. Đồng thời bạn sẽ tiến hành tìm cách khắc phục tốt nhất và điều chỉnh sao cho phù hợp.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bạn có số lượng nhân viên kinh doanh là 50 người. Nhưng vì nhu cầu công việc giảm, lượng công việc không còn nhiều như trước. Lúc này bộ phận nhân sự cần tiến hành cắt giảm nhân sự để cân bằng khối lượng công việc và nhân sự.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Khi đã hoàn thành 3 bước phía trên thì tiếp theo doanh nghiệp vậy kế hoạch để thực hiện định biên nhân sự là gì? Nếu đi đúng hướng thì phòng nhân sự vừa tiết kiệm tối đa chi phí và tuyển được số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty.

Để lập kế hoạch định biên nhân sự, bạn cần xây dựng các nội dung cơ bản sau:

• Kế hoạch tuyển dụng và lịch trình nhân sự cụ thể
• Đề bạt và luân chuyển nhân sự
• Phân bổ nhân sự tại các phòng ban
• Cắt giảm nguồn nhân lực kém, không mang giá trị cao cho công ty
• Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty

Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch

Sau khi đã thực hiện được kế hoạch thì bạn nên tiến hành đánh giá để tìm được những sai sót giữa mục tiêu đề ra so với quá trình thực tế. Từ đó sẽ giúp bạn tìm hiểu được nguyên nhân, phân tích và khắc phục những sai lầm đó lần sau.

Khi đánh giá, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch
• Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện
• Các kế hoạch điều chỉnh và đưa vào thực thi
• Tìm kiếm ứng viên tiềm năng và bố trí nhân lực phù hợp vào các phòng ban cụ thể.

Xem thêm Video Hướng dẫn Lập kế hoạch định biên nhân sự | Công thức tính FTE

Tải ngay mẫu định biên nhân sự chuyên nghiệp

Phần mềm hỗ trợ định biên nhân sự chính xác 100% 

Ngày nay ở các công ty hay doanh nghiệp thì việc lập kế hoạch định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng. Điều này sẽ tác động đến các chính sách tuyển dụng, hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp có thực sự hiệu quả không. Tuy nhiên để áp dụng định biên vào thực tế thì không phải là điều dễ dàng.

» Tham khảo thêm: Top 18 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Miễn Phí Tốt Nhất 2022

Bộ công cụ quản trị nhân sự toàn diện, nhanh chóng và thao tác đơn giản HRM của CoffeeHR là giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang đau đầu với định biên nhân sự. Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp đã có thể tính toán số lượng nhân sự phù hợp cần có. Ngoài ra, các yếu tố về năng lực chuyên môn và phẩm chất cần có cũng được tích hợp trên hệ thống nhằm đáp ứng với khối lượng công việc cụ thể trong tương lai của doanh nghiệp.

Đặc biệt, thông qua việc định biên nhân sự, phần mềm CoffeeHR có thể đưa ra những đề xuất về tuyển dụng hoặc bổ nhiệm nhân sự. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các quyết định chính xác phù hợp với tình hình nhân sự.

Trên đây là bài viết CoffeeHR giới thiệu đến mới người định biên nhân sự là gì. Hy vọng với bài viết này các doanh nghiệp và cá nhân đã có thêm những thông tin hữu ích về cách quản trị và hoạch định nhân sự hiệu quả. Nếu bạn cần phần mềm hỗ trợ định biên nhân sự liên hệ ngay với CoffeeHR nhé.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Nhận DEMO FREE Phần mềm Quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự