Tại sao phải thường xuyên đánh giá nhân viên? Công cụ hỗ trợ đánh giá tự động?
Nhân lực dù ở bất kỳ vị trí nào cũng đều là những nhân tố thiết yếu góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Trí tuệ, sự sáng tạo của nhân viên được coi là tài sản vô hình của doanh nghiệp. Nhân viên giỏi tạo nên thế mạnh của doanh nghiệp bởi gia tăng hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh cũng như khả năng phát triển của doanh nghiệp.
Để xây dựng nguồn lực hiệu quả, các doanh nghiệp thường tập trung vào việc đánh giá chất lượng nhân sự. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được nguồn lực lao động hiện tại mà còn kịp thời điều chỉnh, đưa ra các chính sách đào tạo để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
» Xem thêm: 7 Mẫu bảng mô tả công việc chi tiết cho các ngành nghề thông dụng
Tầm quan trọng của đánh giá nhân viên
Phản hồi giúp tạo ra động lực
Quá trình đánh giá phải cung cấp thông tin về điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Đồng thời đóng vai trò hướng dẫn họ phát triển. Thấu hiểu khả năng của nhân viên là một bước quan trọng để dẫn dắt họ đến thành công. Cũng như thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp bất cứ khi nào họ đạt thành quả.
Các chỉ số đánh giá cũng giúp nhà quản lý đưa ra những nhận xét khách quan hơn tới nhân viên. Ví dụ, nhận xét “A đã làm tốt vì vượt chỉ tiêu 10% và tăng doanh thu 5%”. Nhận xét cụ thể kèm con số sẽ giúp nhân viên cảm nhận sự nhìn nhận từ quản lý.
Đưa ra các phản hồi đúng đắn và đúng thời điểm cho nhân viên là cần thiết. Bởi vì nó không chỉ tạo ra thay đổi tích cực mà còn động viên nhân viên làm tốt hơn và cống hiến nhiều hơn.
» Xem thêm: Trọn bộ mẫu thư trả lời ứng viên chuyên nghiệp cho các HR
Nhận được phản hồi giúp các cá nhân tiến bộ
Quá trình đánh giá và phản hồi nên diễn ra thường xuyên và mang tính xây dựng. Mọi người thường phản ứng tốt hơn với các nhận xét tích cực và có ích với họ. Đưa ra nhận xét phù hợp có thể giúp đưa ra kết quả làm việc tốt hơn, thậm chí dẫn đến thành công lớn hơn. Hơn nữa, thông qua quá trình phản hồi, nhân viên có thể thấy được các yêu cầu trong công việc và trong hiệu suất của họ, hoặc gợi ý các khóa huấn luyện thêm khi cần thiết.
Việc đánh giá hiệu suất còn có thể giúp chỉ ra những trở ngại và cách giải quyết chúng. Từ một vấn đề nhỏ của một cá nhân đến những khó khăn chung của cả nhóm, quá trình đánh giá là cơ hội tuyệt vời để cả nhóm cùng ngồi lại và tìm ra nguyên nhân cũng như đưa ra cách giải quyết vấn đề.
Phản hồi giúp gắn kết nhân viên và quản lý
Nhân viên của bạn thường trông chờ nhận được phản hồi vì chúng cần thiết cho sự tiến bộ của họ. Đưa ra nhận xét thường xuyên có thể tăng sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp và động viên họ hoàn thành công việc tốt hơn.
Quá trình đánh giá hiệu suất cần cả nhóm cùng làm việc để lập ra kế hoạch và đánh giá công việc lẫn nhau, đồng thời tạo điều kiện giao tiếp giữa các đồng nghiệp cũng như giữa nhân viên và quản lý. Quá trình đánh giá phản hồi kết nối cấp trên và nhân viên cả về mặt công việc lẫn mặt cá nhân, và cuối cùng, gia tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty và củng cố văn hóa công ty.
Cuối cùng, áp dụng quá trình phản hồi thường xuyên sẽ tạo điều kiện để nhân viên của bạn có cơ hội trình bày ý kiến cũng như đóng góp ý tưởng của họ cho dự án mới. Với quy trình đánh giá hiệu suất phù hợp, bạn sẽ củng cố mối quan hệ giữa các quản lý và nhân viên, đồng thời đóng góp tích cực cho quá trình phát triển cá nhân của nhân viên.
Các phương pháp đánh giá nhân viên
Tùy vào đặc điểm, văn hóa làm việc của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng các phương pháp đánh giá nhân viên khác nhau. Dưới đây là các phương pháp đánh giá nhân viên thường được áp dụng.
Đánh giá hiệu suất công việc (KPIs)
Khái niệm
KPI – tiếng anh là Key Performance Indicator. Đây là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Là công cụ đo lường được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng. Phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.
Vai trò của KPIs ( Key Performance Indicators)
Với doanh nghiệp:
- Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp
- Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
- Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng
Với nhân viên:
- Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
- Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
- Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời
» Xem thêm: 5 Mẫu thư mời nhận việc chuẩn nhất cho nhà tuyển dụng 2022
Tại sao KPI quan trọng nhưng một số doanh nghiệp thất bại khi áp dụng KPI?
Dù hiểu rõ về KPI nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được KPI đã đề ra. Một trong các lý do dẫn đến thất bại của doanh nghiệp:
- Các mục tiêu được thiết lập không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART.
- Hệ thống mục tiêu KPI quá xa vời, xa rời năng lực thực tế của doanh nghiệp.
- Thiếu hệ thống để theo dõi, giám sát và đưa ra các phân tích chỉ số đánh giá của nhân viên
- Quy trình xây dựng KPI rườm rà nhưng không tập trung vào hệ thống mục tiêu của quy trình.
- Năng lực thực tại của đội ngũ nhân viên không đủ để đạt được KPI đã đề ra.
Do đó, việc xây dựng hệ thống tiêu chí, quản lý theo dõi đánh giá KPI là điều hết sức quan trọng nếu doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp này thành công.
» Xem thêm: 5 mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế dành cho nhà tuyển dụng
Đánh giá năng lực (ASK)
Khái niệm
ASK là mô hình đánh giá năng lực tiêu chuẩn phổ biến nhất trên thế giới. Được viết tắt của Attitude – Skill – Knowledge. Mô hình ASK ứng dụng trong quản trị nhân sự nhằm đào tạo và phát triển năng lực cá nhân. Mô hình này dựa trên 3 yếu tố đó là:
Attitude (Phẩm chất / Thái độ): thuộc phạm vi cảm xúc là cách tiếp nhận và phản ứng lại thực tế trong công việc. Các phẩm chất, hành vi thể hiện thái độ của các nhân trong công việc cũng như những tố chất cần có để đảm nhiệm tốt công việc. Các phẩm chất cũng được xác định phù hợp với vị trí từng công việc.
Skill (Kỹ năng): thuộc các kỹ năng thao tác, là khả năng biến kiến thức thành hành động cụ thể. Có thể chia kỹ năng thành các loại như: kỹ năng bắt chước(quan sát và hành vi khuôn mẫu), ứng dụng(làm bằng cách thực hiện theo hướng dẫn), vận dụng(cụ thể và chính xác hơn với mọi hoàn cảnh), vận dụng một cách sáng tạo(trở thành phản xạ tự nhiên).
Knowledge (Kiến thức): thuộc về năng lực tư duy, là những hiểu biết mà cá nhân có được khi trải qua quá trình giáo dục, đào tạo. Đây là những năng lực về thu thập dữ liệu, năng lực hiểu các vấn đề, năng lực phân tích, năng lực tổng hợp, năng lực đánh giá. Có thể nói khi tiếp xúc với công việc thì đây là những năng lực cơ bản cần có. Công việc càng phức tạp sẽ yêu cầu các năng lực này càng cao. Theo đặc thù của từng doanh nghiệp thì các năng lực này sẽ được cụ thể hoá hơn.
Ứng dụng ASK trong doanh nghiệp
- Mô hình ASK giúp đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp: Một số doanh nghiệp dùng mô hình ASK như “xương sống” cho thang bậc lương của nhân viên. Nhân viên càng đạt điểm cao khi đánh giá bằng khung năng lực thì càng có mức lương và lộ trình phát triển tốt hơn.
-
Xây dựng lộ trình onboarding: Để bất kỳ nhân viên mới nào cũng nắm được yêu cầu công việc, sẽ rất phù hợp khi bạn dùng luôn những tiêu chí khi tuyển dụng làm nội dung giáo án để onboarding nhân viên mới.
Mở rộng hơn nữa, quy trình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp cũng cần một mục đích cụ thể. Điều đó giúp mỗi cá nhân tiến gần hơn tới chân dung nhân viên lý tưởng được vẽ lên từ mô hình ASK.
» Xem thêm: 11 Phương pháp phỏng vấn hiệu quả người tuyển dụng nên biết
Ứng dụng Phần mềm HRM CoffeeHR để đánh giá nhân viên
Phần mềm Quản trị Nhân sự CoffeeHR được hơn 200 doanh nghiệp đầu ngành tin dùng trên con đường chuyển đổi số. Là nền tảng Quản trị Chuyên sâu, CoffeeHR hỗ trợ số hóa các công tác Hành chính Nhân sự. Từ Tuyển dụng, Quản lý hồ sơ, Chấm Công Tính lương. Cho tới Phát triển Nguồn lực thông qua Đánh giá và Đào tạo.
Xuyên suốt 10 năm, CoffeeHR đã thành công triển khai Phân hệ Đánh giá với nhiều tính năng nổi bật.
Xây dựng quy trình đánh giá nhân viên hoàn thiện
CoffeeHR mang đến quy trình đánh giá đa dạng bước, nhiều cấp bậc:
- Nhân viên thiết lập mục tiêu -> Quản lý phê duyệt
- Nhân viên tự đánh giá -> Quản lý đánh giá -> Các cấp cao hơn đánh giá
- Xây dựng các đợt đánh giá theo kỳ: Tháng, quý, năm
Quản lý mục tiêu cho từng vị trí công việc
- Cho phép thiết lập / phân rã mục tiêu xuống từng phòng ban / bộ phận / cá nhân từ mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Hệ thống thiết lập tiêu chí đánh giá & phê duyệt đa cấp linh động, dễ dàng
Đối với các doanh nghiệp đã có bộ tiêu chí đánh giá chuẩn, CoffeeHR hỗ trợ thiết lập toàn bộ các tiêu chí đánh giá lên hệ thống. Không chỉ một mà nhiều bộ tiêu chí. Ngoài ra, với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm HRM, CoffeeHR mang đến một giải pháp, hỗ trợ tư vấn, thiết kế các bộ tiêu chí theo từng đặc thù ngành.
Tùy biến đánh giá nhân viên theo từng doanh nghiệp
Phần mềm CoffeeHR giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các công thức đánh giá theo yêu cầu, hệ tham số đa dạng: Chữ cái, thang điểm, phần trăm,…. Phù hợp với đặc thù nhiều doanh nghiệp.
(ảnh minh họa 1 bộ đánh giá có điểm)
Thực thi và theo dõi kết quả đánh giá nhân viên
- Công cụ hỗ trợ thiết lập đánh giá trực quan theo tháng / quý / năm
- Theo dõi (tracking) kết quả đánh giá hiệu quả công việc linh hoạt theo tần suất, thời gian, theo cấp độ (công ty/bộ phận/chức danh/cá nhân, …)
- Tự động cảnh báo và gửi mail nhắc nhở nhân viên hoàn thành đánh giá định kỳ
- Hỗ trợ người dùng đánh giá trực trực tuyến trên Web & Ứng dụng di động
Hệ thống báo cáo và biểu đồ trực quan
- Kết quả đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện dưới dạng Dashboard với các báo cáo sinh động, đa dạng theo từng cấp độ, theo thời gian, có so sánh giữa các năm.
- Báo cáo thống kê kết quả hàng tháng, quý, năm
- Báo cáo theo từng phòng ban, cá nhân, bộ phận, chi nhánh
- Báo cáo đề xuất cải thiện (liên kết với phân hệ quản lý đào tạo)
- Đưa ra các biểu đồ mạng nhện đánh giá năng lực nhân viên
Liên kết với phân hệ payroll và đề xuất thưởng phạt
- Xuất kết quả đánh giá và link bảng lương để tính lương KPIs, lương 3P
- Đề xuất review lương, tăng lương, thưởng, phạt dựa trên kết quả đánh giá
- Lưu trữ toàn bộ lịch sử đánh giá tại hồ sơ nhân viên
TẠM KẾT
Đánh giá Nhân viên là công tác không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Thông qua đánh giá, nhà quản trị có bức tranh toàn cảnh về hiệu suất và chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức. Từ đó đưa ra những quyết định mang tính chiến lược và định hướng phát triển cho từng cá nhân. Về lâu dài, việc đánh giá là phương thức tốt trong giữ chân nhân tài. Sử dụng nền tảng phần mềm Đánh giá như CoffeeHR sẽ giúp đẩy nhanh quá trình đánh giá. Đồng thời đảm bảo tính chính xác và trực quan nhất.
LIÊN HỆ
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để Số hóa Quy trình Đánh giá cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
