Quản trị là một việc không thể thiếu trong việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp dù ở bất kỳ lĩnh vực nào. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc của toàn hệ thống. Do đó, các nhà lãnh đạo luôn phải thực hiện các chức năng quản trị một cách thường xuyên và liên tục. Ngoài ra, quản trị nói chung được hiểu là một loạt các hành động được thực hiện tương ứng với từng hoạt động trong doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Có thể thấy, quản trị đóng vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp. Hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu 5 Chức năng của quản trị doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!
Chức năng quản trị là gì?
Chức năng quản trị được hiểu là các hành động quản lý riêng biệt nhằm thể hiện các phương thức tác động của người quản trị hệ thống trong các lĩnh vực quản trị của công ty.
Chỉ đến đầu thế kỷ 20, các nhà nghiên cứu khoa học về hành chính mới phân loại các chức năng hành chính một cách có tổ chức và có hệ thống. Các nghiên cứu đã kết hợp 4 chức năng quản trị gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và kiểm soát. Dưới đây chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về 4 loại chức năng này.
Chức năng hoạch định
Trong quá trình quản trị doanh nghiệp, hoạch định là chức năng đầu tiên cần được nhắc đến. Chức năng quản trị này nhằm giúp các nhà lãnh đạo đánh giá được nguồn lực và các thực trạng cũng như xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng kế hoạch hoạt động ngắn và dài hạn của doanh nghiệp trong từng thời gian nhất định. Từ đó, nhà quản trị có cái nhìn tổng quan để lên các phương án bổ sung, kế hoạch dự phòng phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức.
Vai trò của chức năng hoạch định:
- Đánh giá các vấn đề tồn đọng của tổ chức và các nguồn lực.
- Xác định mục tiêu lâu dài: doanh thu, mức tăng lợi nhuận, số lượng nhân viên
- Thiết lập các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định.
Chính vì thế, chức năng hoạch định có vai trò quyết định tới định hướng, mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Ở bất kỳ bộ máy doanh nghiệp nào, để dẫn dắt tổ chức, các phòng ban đều cần những người có năng lực hoạch định kế hoạch. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải tận dụng tối ưu nguồn lực sẵn có của mình để thực hiện kế hoạch đề ra nhằm đảm bảo việc thực hiện, triển khai diễn ra thuận lợi.
Chức năng tổ chức
Một cơ cấu tổ chức tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru. Do đó, chức năng tổ chức cũng là một trong các chức năng của quản trị vô cùng quan trọng với doanh nghiệp và thường là do các cấp quản lý thực hiện. Doanh nghiệp cần có đủ vốn, nhân sự và các nguyên vật liệu sản xuất cần thiết để có thể xây dựng một cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cũng cần trao quyền cho các bộ phận, cá nhân phù hợp với yêu cầu của từng công việc.
- Tạo dựng môi trường nội bộ gắn kết để hoàn thành mục tiêu
- Xây dựng cơ cấu tổ chức chuyên nghiệp và trao quyền cho các cá nhân, bộ phận phù hợp với từng yêu cầu công việc
- Truyền đạt các chỉ thị, thông tin cần thiết để mọi người thực hiện công việc, đồng thời nhận các phản hồi.
Trong 5 chức năng quản trị, chức năng tổ chức có vai trò quan trọng đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì nó liên quan trực tiếp đến con người. Quy luật Pareto cho thấy rằng, 80% kết quả trong công việc được tạo ra với chỉ 20% nhân sự và 80% sai sót bị gây ra bởi 20% sự cố. Chính vì vậy, các công việc sau khi được trao quyền sẽ không diễn ra theo đúng kế hoạch nếu xảy ra sai sót trong quá trình tổ chức.
>>> Tìm hiểu thêm: 13 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến mới nhất 2022 [Tải về]
Chức năng chỉ đạo
Sau khi hoạch định và tổ chức các đầu việc thì chức năng chỉ đạo có vai trò chỉ huy, động viên, phối hợp với nhân sự để thực hiện các mục tiêu kế hoạch đã đề ra và giải quyết các mâu thuẫn khi phát sinh.
Chức năng quản trị này bao gồm các công việc như: Hướng dẫn, chỉ đạo mọi người thực hiện công việc. Các nhà quản lý cần xem xét và thảo luận kỹ trước khi đưa ra những định hướng chỉ đạo rõ ràng, hợp lý để sau khi nhận được chỉ thị, người dưới quyền biết chính xác họ cần làm gì. Điều này giúp cho việc thực hiện công việc được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhất, tránh tình trạng chậm trễ ngoài ý muốn.
Ngoài ra, chức năng chỉ đạo giúp các công việc được phối hợp nhịp nhàng, trơn tru giữa các phòng ban với nhau để cùng đưa ra một kết quả tốt nhất. Trong 5 chức năng quản trị, để chức năng hoạch định, tổ chức có ý nghĩa thì chức năng chỉ đạo cần được thực hiện một cách hiệu quả.
Ví dụ, tại một doanh nghiệp, khi một mục tiêu được đặt ra, các nhà quản lý cần xem xét, thảo luận kỹ lưỡng những việc cần làm để có thể chỉ đạo cấp dưới thực viện các công việc nhanh chóng, trơn tru. Đồng thời, họ cũng cần giao tiếp để tạo động lực, khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên trong quá trình làm việc.
Giải thích chức năng lãnh đạo bởi Simon Sinek
Chức năng điều phối
Đây được xem là chức năng khó nhất trong các chức năng của quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ vận hành trơn tru và hiệu quả hơn khi tất cả các hoạt động được phối hợp một cách nhuần nhuyễn. Bên cạnh đó, thái độ và cách ứng xử của nhân viên có vai trò rất quan trọng trong việc phối hợp giữa các phòng ban. Vì vậy, mục tiêu của chức năng điều phối là tạo động lực, không khí thoải mái giữa các phòng ban. Đồng thời làm cho công việc diễn ra suôn sẻ, nhẹ nhàng và thuận lợi hơn.
Để thực hiện tốt chức năng này, nhân viên điều phối cần phải có khả năng lãnh đạo, giao tiếp, có trách nhiệm trong việc lên kế hoạch tổ chức. Từ đó, đảm bảo các công việc được diễn ra suôn sẻ, đạt được mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp.
>>> Tham khảo thêm: 10 Phần mềm quản lý doanh nghiệp đơn giản, giúp vận hành mượt mà
Chức năng kiểm soát
Chức năng kiểm soát có vai trò trong việc giám sát, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động trong quá trình thực hiện công việc. Chức năng kiểm soát giúp cho nhà quản trị theo dõi xem doanh nghiệp của mình đang hoạt động như thế nào, liệu có đang thực hiện đúng theo kế hoạch không, kết quả đạt được có đúng như mục tiêu đề ra hay không. Từ đó kịp thời đưa ra các điều chỉnh giúp các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra trơn tru. Các chức năng quản trị như kiểm soát không chỉ ở các cấp quản lý, mà các nhân viên đôi khi cũng cần tự kiểm tra bản thân, đánh giá lại công việc của mình để tránh xảy ra sai sót.
Chức năng kiểm soát gồm 4 bước:
- Đưa ra tiêu chuẩn hoạt động, KPI dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp
- Đo lường và lập báo cáo về các hoạt động thực tế
- So sánh kết quả thực tế với chỉ tiêu đề ra
- Điều chỉnh hoặc lên các biện pháp phòng ngừa khi có sự sai lệch
Tùy vào mục đích và yêu cầu của từng công việc, chức năng kiểm soát có các hình thức sau:
- Kiểm soát lường trước: Giúp lường trước những tình huống có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc.
- Kiểm soát đồng thời: Giúp nhà quản trị nắm bắt được những khó khăn, sai sót trong quá trình làm việc để điều chỉnh kịp thời.
- Kiểm soát phản hồi: Hình thức này là bước đánh giá, nhìn nhận lại xem kế hoạch có đạt được mục tiêu đã đề ra không. Ngoài ra giúp nhà quản trị rút ra kinh nghiệm cho các hoạt động sau.
>>> Xem ngay:
- Văn hóa doanh nghiệp là gì và cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh
- Truyền thông nội bộ là gì? 4 Vai trò cốt lõi của truyền thông nội bộ
- Hợp đồng điện tử có đặc điểm gì? Các đặc điểm của hợp đồng điện tử
Với xu thế chuyển đổi số ngày nay, việc thực hiện chức năng quản trị doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn với các phần mềm quản trị doanh nghiệp. Các chức năng quản trị đều được mô hình hóa trên phần mềm giúp nhà quản trị có thể dễ dàng hơn trong việc tổ chức và điều khiển bằng cách gắn luôn tên nhân viên và thời gian thực hiện công việc. Thêm vào đó, nhân viên cũng có thể chủ động cập nhập tiến trình công việc để sắp xếp thời gian hợp lý giúp tiết kiệm thời gian, tránh sự chậm trễ công việc.
TẠM KẾT
Có thể thấy, chức năng của quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tác động đến từng đầu việc ở các bộ phận khác nhau. Qua bài viết này, CoffeeHR hy vọng những thông tin trong bài viết có thể hữu ích, giúp các nhà quản trị có những kế hoạch để phát triển doanh nghiệp một cách thuận lợi, hiệu quả nhất.
Với CoffeeHR, chúng tôi mang đến Giải pháp Quản lý nhân sự từ xa toàn diện: Phần mềm tuyển dụng, Phần mềm quản lý chấm công, Phần mềm tính lương, Phần mềm quản lý đào tạo, Quản lý hội nhập và nghỉ việc,…
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
