Khi tuyển dụng, HR thường hay đính kèm một biểu mẫu bao gồm tất cả thông tin liên quan tới doanh nghiệp và vị trí đang tìm nhân sự. Đây chính là bảng mô tả công việc, là tài liệu giúp kết nối nhà tuyển dụng đến với ứng viên phù hợp nhất. Dưới đây là 7 bảng mô tả công việc dành cho các vị trí thông dụng nhất, hỗ trợ HR trong tìm và tuyển người.
Bảng mô tả công việc là gì?
Bảng mô tả công việc (Job Description – JD) là tài liệu miêu tả chi tiết về trách nhiệm, nhiệm vụ của một người khi đảm nhiệm một vị trí, chức vụ tại tổ chức. Thông qua bản mô tả, người lao động biết mình cần làm công việc gì. Vì thế đây là mẫu bản được sử dụng phổ biến trong tuyển dụng, giao việc và đánh giá nhân viên.
Vai trò của bảng mô tả công việc
Mô tả công việc đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Thông qua tài liệu, các vị trí trong tổ chức trở nên rõ ràng, tránh sự chồng chéo các nhiệm vụ. Bên cạnh đó, bản thân nhân viên nắm bắt được các trách nhiệm mình cần thực hiện. Từ đó tạo sự thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc sử dụng người lao động.
Với tuyển dụng, bảng mô tả công việc là công cụ giao tiếp ban đầu giữa ứng viên và người tuyển. Qua bảng mô tả, ứng viên đánh giá được sự phù hợp với mục tiêu cá nhân trước khi ứng tuyển. Nhà tuyển dụng tìm và tuyển đúng người mà doanh nghiệp cần. Sau đó HR, nhà quản lý dễ dàng hướng dẫn và bàn giao công việc cho người mới chính xác, hiệu quả.
Trong quản trị doanh nghiệp, bảng mô tả giúp đánh giá nhân viên một cách chính xác. Từ việc đo lường khả năng hoàn thành, mức độ lỗi cho tới những điểm cần cải thiện. Hơn nữa, bảng mô tả công việc tạo sự nhất quán trong quản lý. Qua đó giảm thiểu turnover rate hay tái tuyển dụng nhiều lần do không đúng người đúng việc.
Phần mềm quản lý tổ chức nhân sự Coffeehr
Cấu trúc chuẩn của bảng mô tả công việc
Tiêu đề
Một số tiêu chuẩn cơ bản khi tạo tiêu đề cho bảng mô tả công việc:
- Thể hiện vai trò của vị trí ứng tuyển một cách rõ ràng, dễ hình dung
- Tiêu đề ngắn gọn
- Tiêu đề có từ khóa được tối ưu trên công cụ tìm kiếm để tăng khả năng tiếp cận
Mô tả vị trí
Đây là phần nội dung giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp và vị trí cần tuyển. Vì thế, bạn phải đảm bảo:
- Có tên công ty
- Giới thiệu ngắn gọn về sản phẩm, thị trường, môi trường làm việc
- Mục tiêu của vị trí đang tuyển dụng
- Một, hai điểm chính mà nhà tuyển dụng kỳ vọng ở ứng viên, thường nhắc về tính cách, kỹ năng đặc biệt
Nhiệm vụ
Đây là nội dung quan trọng nhất trong bảng mô tả công việc. Do đó, ngoài việc càng chi tiết càng tốt, một số điều nhà tuyển dụng cần lưu ý là:
- Chi tiết và rõ ràng, không nên dài dòng hay quá phức tạp
- Phân rõ những nhiệm vụ mà vị trí này đảm nhiệm
- Với một số chức vụ cấp cao, phần nhiệm vụ có thể chia theo từng thời kỳ hay từng kỹ năng cụ thế. Điều này giúp ứng viên càng dễ hình dung và đo lường độ phù hợp
Yêu cầu
Dựa vào yêu cầu, ứng viên biết mình có đủ năng lực trước khi ứng tuyển vào vị trí hay không. Thông thường nội dung này sẽ bao gồm:
- Nhân khẩu học: giới tính, độ tuổi, học vấn nếu vị trí yêu cầu
- Số năm kinh nghiệm
- Yêu cầu về kiến thức, chuyên môn
- Yêu cầu về kỹ năng sử dụng công cụ hay nghiệp vụ cụ thể
- Yêu cầu về địa điểm làm việc, các thiết bị bổ trợ
- Yêu cầu về tố chất
Đây là nội dung để nhà tuyển dụng thuyết phục ứng viên gia nhập tổ chức sau khi họ nhận thấy sự phù hợp từ phần nhiệm vụ và yêu cầu.
- Lương, thưởng và chế độ đãi ngộ dành cho vị trí
- Các phúc lợi đi kèm
- Thời gian làm việc, môi trường văn phòng
- Cơ hội khác về thăng tiến, rèn luyện, phát triển
Quy trình tuyển dụng
Sau khi đã có các mô tả chi tiết trên, bạn cần nêu rõ trình tự tuyển dụng với vị trí đó.
- Nêu rõ từng bước trong quy trình
- Số bài kiểm tra: hình thức, thời gian có kết quả
- Số vòng phỏng vấn: với ai, địa điểm nào, hình thức như nào
- Thông tin liên lạc với nhà tuyển dụng
Dựa vào nhu cầu tuyển dụng của vị trí, phần thông tin này có thể lược bớt. Tương tự với các nội dung trên, bạn có thể điều chỉnh sao cho phù hợp.
>>> Đừng bỏ lỡ: Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn cho doanh nghiệp
Nguyên tắc khi làm bảng mô tả công việc
Nội dung đầy đủ nhưng có trọng tâm
Một bảng mô tả công việc chung chung sẽ không thể hình dung phạm vi và trọng trách công việc. Một bảng mô tả lan man thường dễ gây hiểu nhầm về công việc cần làm. Điều này khiến quá trình tuyển dụng trở nên khó khăn khi CV nhận về không đạt yêu cầu, nhà tuyển dụng phải giải thích nhiều lần hay thậm chí tái tuyển dụng do không phù hợp như mong đợi.
Vì thế khi xây dựng bảng mô tả công việc, nhà tuyển dụng cần xác định đâu là những tiêu chí kỹ năng, công việc chính. Từ đó tạo sự nhấn mạnh và trọng tâm trong bảng mô tả công việc.
Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển dụng
Đối với doanh nghiệp, xác định đúng vai trò của người cần tuyển giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong tuyển dụng. Đồng thời hỗ trợ quá trình vận hành trơn tru của doanh nghiệp. Với ứng viên, họ xác định được mục tiêu của công việc mình đảm nhận và hiểu mình cần những tiêu chí, kỹ năng nào trong công việc.
Đây chính là cơ sở để người lao động xác định độ phù hợp trước khi ứng tuyển. Thứ nhất là phù hợp về năng lực, thứ hai là phù hợp về định hướng tương lai. Một tips được nhiều nhà tuyển dụng sử dụng là giới thiệu trước người quản lý trực tiếp cho vị trí tuyển dụng. Đây vừa là cách tạo ấn tượng, vừa là cách tạo động lực.
>>> Xem thêm: Employer branding là gì? Cách xây dựng employer branding hiệu quả
Quảng bá được sự hấp dẫn của vị trí cũng như môi trường làm việc của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể tạo sự hấp dẫn riêng thông qua bảng mô tả công việc để tăng cạnh tranh trên thị trường lao động. Một số cách thường được sử dụng để gây ấn tượng gồm:
- Mức lương thưởng hấp dẫn cùng chế độ đãi ngộ tốt: đây là cách để nhấn mạnh sự ghi nhận của doanh nghiệp đối với vị trí ứng tuyển. Lương thưởng rõ ràng cùng nhiều phúc lợi đi kèm cũng như tạo động lực để nhân viên mới phấn đấu
- Điểm đặc biệt trong văn hóa, môi trường của doanh nghiệp: Cơ sở vật chất hiện đại và một tổ chức đoàn kết, cởi mở, có văn hóa học tập sẽ tăng độ hấp dẫn đối với ứng viên.
- Lộ trình thăng tiến dành cho vị trí: cho ứng viên thấy sự phát triển bản thân và nghề nghiệp nếu gia nhập vào tổ chức. Điều này cũng cho thấy sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Một ngày ứng viên nhận từ 10 đến 20 tin tuyển dụng, hãy gây ấn tượng nhất bằng việc quảng bá những thế mạnh của doanh nghiệp và vị trí cần tuyển.
Tổng hợp mẫu bảng mô tả công việc chuẩn nhất
Bảng mô tả công việc mẫu
Một bảng mô tả công việc cần có thông tin công việc, yêu cầu và quyền lợi của từng vị trí. Ngoài ra có những thông tin bổ sung khác như giới thiệu công ty,…
Cụ thể như bảng mô tả công việc mẫu dưới đây:
>>> Xem thêm: Review 6 Phần mềm quản lý tuyển dụng tốt nhất hiện nay
Bảng mô tả công việc cho nhân viên kinh doanh
Công việc của nhân viên kinh doanh:
- Thúc đẩy hoạt động trao đổi hàng hóa giữa công ty và khách hàng
- Tư vấn, truyền đạt thông tin sản phẩm/ dịch vụ tới khách hàng
- Phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng sử dụng sản phẩm/ dịch vụ
- Xây dựng niềm tin, uy tín với khách hàng
- Soạn thảo hợp đồng, thương thảo và ký kết với khách hàng
- Giải quyết vấn đề khiếu nại, phát sinh từ khách hàng
- Duy trì và chăm sóc khách hàng
Yêu cầu dành cho vị trí:
- Tốt nghiệp đại học, cao đẳng chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Kinh tế hoặc có bằng cấp tương đương
- Có X năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương
- Có kỹ năng giao tiếp. Có ngoại ngữ là lợi thế
- Thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm CRM là lợi thế
- Nhiệt tình, năng động, kỹ năng phân tích và xử lý tình huống tốt
- Có phương tiện đi lại cá nhân
Quyền lợi của nhân viên kinh doanh:
Nhà tuyển dụng diễn giải dựa theo cơ chế của công ty dành cho vị trí.
>>> Tìm hiểu thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp
Bảng mô tả công việc cho trưởng phòng kinh doanh
Công việc của trưởng phòng kinh doanh:
- Xây dựng và quản trị đội ngũ kinh doanh. Đào tạo và huấn luyện đội ngũ phát triển, gắn kết lâu dài và trở thành đại diện kinh doanh cho công ty
- Lên kế hoạch đảm bảo mục tiêu kinh doanh của năm, quý, tháng. Triển khai kế hoạch tới đội ngũ kinh doanh của mình, đồng thời theo dõi quá trình thực hiện của nhân viên
- Phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng. Phân loại khách hàng và phân chia tới đội ngũ kinh doanh
- Giải quyết vấn đề khiếu nại, phát sinh từ khách hàng
- Duy trì và chăm sóc tệp khách hàng trung thành
- Tham gia những hội thảo về kinh doanh nhằm xây dựng mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng nếu có
- Báo cáo trực tiếp tới Giám đốc kinh doanh hoặc Giám đốc vận hành
Giải pháp phần mềm báo cáo nhân sự Coffeehr
Yêu cầu dành cho vị trí:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing,…hoặc có bằng cấp tương đương
- Có X năm kinh nghiệm quản lý. X năm công tác trong bộ phận kinh doanh
- Thành thạo vi tính, các phần mềm CRM, quản lý doanh nghiệp
- Có kỹ năng lên kế hoạch
- Có kỹ năng đào tạo, huấn luyện
- Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và ngoại ngữ Tiếng Anh,…
Quyền lợi dành cho vị trí:
Với vị trí cấp cao, nhà tuyển dụng nên đưa ra nhiều tiêu chí đãi ngộ về lương thưởng, phúc lợi để tạo sự hấp dẫn.
Bảng mô tả công việc cho kế toán trưởng
Công việc của kế toán trưởng:
- Xây dựng hệ thống kế toán của doanh nghiệp
- Tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của công ty tuân thủ theo Pháp lệnh kế toán thống kê
- Thiết lập báo cáo kế toán, quyết toán và thống kê theo quy định hiện hành. Thực hiện gửi và giải quyết hồ sơ theo thời hạn
- Hoạch định, kiểm tra, duy trì và đổi mới các nghiệp vụ kế toán quản trị
- Xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán các chế độ, thể lệ tài chính do Nhà nước ban hành
- Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
- Quản lý ngân sách của doanh nghiệp
- Hoạch định và đưa ra quyết định về chính sách tài chính ngắn hạn
- Báo cáo trực tiếp tới cấp Giám đốc
Yêu cầu với vị trí:
- Tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán
- Có kinh nghiệm ở vị trí Kế toán trưởng X năm
- Thành thạo vi tính và các phần mềm kế toán
- Am hiểu Pháp Luật về Kế toán – Tài chính, am hiểu về các quy trình quyết toán,…
- Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm với công việc
- Kỹ năng phân tích và xử lý số liệu
Quyền lợi của vị trí: dựa theo chính sách phúc lợi của công ty
Bảng mô tả công việc cho kế toán tổng hợp
Công việc của kế toán tổng hợp:
- Đối chiếu, cân đối số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp
- Định khoản các nghiệp vụ phát sinh
- Đối chiếu số dư cuối kỳ và thực thu thực chi
- Hạch toán thu nhập, khấu hao, công nợ, tài sản cố định, thuế,…
- Thực hiện quyết toán thuế theo pháp luật và đúng thời hạn
- Theo dõi công nợ. Xử lý công nợ cho công ty
- Lập báo cáo kế toán – tài chính theo từng quý, năm, tháng theo quy định của công ty
- Xây dựng phương pháp hạch toán phù hợp với doanh nghiệp
- Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ khi cần
- Báo cáo trực tiếp tới cấp Giám đốc hoặc kế toán trưởng (nếu có)
- Bảo quản và lưu trữ các tài liệu kế toán
Yêu cầu với vị trí:
- Tốt nghiệp đại học ngành kế toán, tài chính, kiểm toán
- Nắm vững nghiệp vụ kế toán tổng hợp. Có X năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Thành thạo máy tính và các phần mềm công cụ kế toán
- Kỹ năng tổng hợp, xử lý số liệu và báo cáo
- Tỉ mỉ, cẩn thận và có trách nhiệm với công việc
Quyền lợi của vị trí: dựa theo chính sách phúc lợi của công ty
Bảng mô tả công việc cho nhân viên bán hàng
Công việc của nhân viên bán hàng:
- Thực hiện tiếp khách, tư vấn khách về sản phẩm/ dịch vụ khi họ tới cửa hàng
- Phỏng vấn, tương tác với khách hàng về chất lượng dịch vụ/ sản phẩm. Thực hiện ghi nhận những đánh giá
- Nắm tốt các thông số, tác dụng, chủng loại của sản phẩm. Nhớ rõ mã sản phẩm và loại sản phẩm
- Kiểm hàng: kiểm tra hàng trước khi nhập cửa hàng và kiểm hàng tồn cuối ngày. Thực hiện báo cáo hàng ngày và luôn duy trì sự trung thực, chính xác khi làm việc. Làm yêu cầu xuất trả nếu hàng không đạt tiêu chuẩn để bán
- Báo cáo tổng kết về lượng hàng tiêu thụ hàng ngày
- Báo cáo trực tiếp tới cửa hàng trưởng
- Sắp xếp hàng lên giá, bổ sung sản phẩm thiếu. Bảo quản và chăm sóc hàng hóa. Tiêu hủy những sản phẩm quá hạn, không đủ chất lượng đang trưng bày.
- Vệ sinh cửa hàng, nơi trưng bày và kho hàng ngày
Yêu cầu với vị trí bán hàng:
- Có thể ưu tiên nam hoặc nữ tùy nhu cầu tuyển dụng
- Có kinh nghiệm bán hàng ít nhất X năm hoặc không kinh nghiệm tùy nhu cầu tuyển dụng
- Có ngoại hình sáng sủa, chỉn chu.
- Có khả năng giao tiếp và xử lý vấn đề nhanh nhạy
- Làm việc theo ca, có thể làm việc ca tối ít nhất X buổi/ tuần
- Chấp nhận sinh viên part-time
Quyền lợi của vị trí: dựa theo chính sách của công ty. Với vị trí này nhà tuyển dụng cần hai chính sách khác nhau cho part-time và full-time.
Bảng mô tả công việc cho nhân viên hành chính nhân sự
Công việc của hành chính nhân sự:
- Lên kế hoạch và triển khai tuyển dụng theo nhu cầu phòng ban, công ty. Gồm: cùng quản lý các cấp xây dựng mô tả công việc, tìm kiếm và thu hút ứng viên, sàng lọc, lên lịch phỏng vấn, gửi email cho ứng viên,…
- Thực hiện quản lý và lưu trữ hồ sơ: nhân viên, nhân viên nghỉ việc, ứng viên không đạt yêu cầu, ứng viên đạt nhưng từ chối,…Cập nhập định kỳ hàng tháng
- Quản lý tài liệu liên quan tới nhân sự
- Quản lý văn phòng phẩm, cơ sở vật chất của công ty
- Quản lý công tác đào tạo của công ty: tiếp nhận nhu cầu đào tạo, cùng phòng ban lên kế hoạch đào tạo, quản lý kiểm tra hậu đào tạo, thu nhận ý kiến người học
- Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ dành cho nhân viên công ty: sinh nhật, year-end party, du lịch hè, team building
- Thực hiện tổng hợp công, chấm công cho nhân viên. Quản lý phép, đơn từ đăng ký nghỉ, công tác của CBNV
- Xây dựng và đề xuất các chính sách đãi ngộ, phúc lợi, thưởng định kỳ dành cho CBNV
- Tạo báo cáo nhân sự hàng tháng, hàng quý, hàng năm
Yêu cầu với vị trí hành chính nhân sự:
- Tốt nghiệp Đại học và Cao đẳng ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc bằng cấp tương đương
- Có X năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương
- Hòa đồng, nhiệt tình, có trách nhiệm cao
- Có kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch và xử lý tình huống
- Thành thạo sử dụng vi tính
- Có kinh nghiệm sử dụng các công cụ hỗ trợ Quản trị nhân sự là lợi thế
Quyền lợi của vị trí: dựa theo chính sách của công ty
Tải ngay
Cách viết bảng mô tả công việc hấp dẫn thu hút nhân tài
Tạm kết
Bảng mô tả công việc là công cụ hữu ích dành cho tất cả nhà tuyển dụng. Đây chính là cầu nối giao tiếp giữa nhà tuyển dụng và người lao động. Vì thế, việc xây dựng bảng mô tả công việc cần chính xác, đầy đủ thông tin và có sự đầu tư để tạo ấn tượng và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Thông qua những mẫu bảng mô tả phổ biến trên, HR dễ dàng hiểu những trình tự và điểm nổi bật mà một biểu mẫu tuyển dụng cần có.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
