Ngày nay, có nhiều cách thức khác nhau để quản lý dự án trong mỗi doanh nghiệp. Trong số đó, nguyên tắc Agile nổi bật hơn cả như một sự tối ưu trong công tác quản lý. Vậy Agile là gì? Cách ứng dụng Agile trong quản lý dự án như thế nào? Bài viết dưới đây, CoffeeHR sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích nhất về phương pháp này, mời bạn đọc theo dõi!
Agile là gì?
Thực chất Agile (viết tắt của cụm từ Agile Software Development) có nghĩa là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt. Agile được ứng dụng rộng rãi trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu là đưa sản phẩm đến tay người sử dụng càng nhanh càng tốt.
Có nhiều nơi cho rằng Agile như một phương pháp. Trên thực tế, Agile gần giống như một phương pháp luận. Đây là một triết lý dựa trên nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental).
Thời đại ngày nay, triết lí Agile đã vượt xa khỏi khu vực truyền thống. Agile phát triển phần mềm để đóng góp sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lý và sản xuất ở các ngành khác. Bao gồm ngành như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục,…
Và Agile đã trở thành một phương thức quản lý dự án phổ biến nhất với nhiều đại diện được gọi là các phương pháp “họ Agile”.
» Xem thêm: Sơ đồ PERT là gì? Hướng dẫn cách xây dựng sơ đồ PERT
Bản tuyên ngôn Agile bao gồm những gì?
Trong bài viết Agile là gì, bản tuyên ngôn Agile không định nghĩa ra một yếu tố cụ thể nhưng lại có nhiều đặc trưng khác nhau thỏa mãn và hướng theo các tiêu chí đặt ra của nó.
Đề cao sự tương tác và cá nhân hơn
Trong bản tuyên ngôn Agile thường đề cao sự tương tác và cá nhân hơn. Bởi vì cá nhân và sự tương hỗ quan trọng hơn là quy trình và công cụ hoạt động. Tiêu chí này được hiểu là trọng tâm đặt lên con người, thực hiện xây dựng tương tác và hỗ trợ giữa các thành viên trong đội nhóm. Và kết quả là những thành viên có năng lực, chịu tương trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc sẽ mang đến thành công mong đợi cho dự án.
Phần mềm hoạt động tốt hơn tài liệu đầy đủ
Bản chất trong Agile thì cuối cùng phần mềm cũng dùng tốt hơn các tài liệu đầy đủ. Chúng ta cần tập trung tất cả thời gian để làm ra phần mềm hoàn chỉnh nhất, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Đề cao sự hợp tác với khách hàng hơn thương thảo hợp đồng
Trong phương pháp này, việc cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán một hợp đồng. Đó là bởi chúng ta cần hiểu được khách hàng cần gì và muốn gì để tư vấn. Sau đó sẽ điều chỉnh sản phẩm phù hợp thay vì chỉ dựa vào các điều khoản được đưa ra trong hợp đồng.
Phản hồi các thay đổi hơn là bám sát kế hoạch
Trong khái niệm Agile là gì, một điều cần đề cập đến đó là ưu tiên sự phản hồi các thay đổi hơn là bám sát kế hoạch bởi khuyến khích đặc biệt sự thích nghi với thay đổi chẳng hạn thay đổi về công nghệ, nhân sự, thời hạn dự án,…
Các phương pháp của Agile là gì?
Agile là một phương pháp và trong đó lại có nhiều phương pháp khác nhau để giúp thỏa mãn các yêu cầu và tiêu chí đặt ra trong một dự án bất kỳ.
Scrum
Ngày nay, quy trình quản lý Scrum là một trong những phương pháp họ Agile phổ biến được sử dụng rộng rãi. Phương pháp Scrum thường được áp dụng trong những dự án phát triển phần mềm đóng vai trò loại bỏ những công đoạn phức tạp. Bên cạnh đó, Scrum chỉ tập trung vào những công đoạn cần thiết nhằm đáp ứng được các nhu cầu đã được đưa ra bởi khách hàng.
» Tham khảo thêm:
- Top 13 phần mềm chấm công hàng đầu hiện nay
- 5 Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng chuẩn nhất
Kanban
Trong phần mềm Agile, phương pháp Kanban là một hệ thống trực quan để nhằm hỗ trợ quản lý công việc diễn ra theo một quy trình đã được thiết lập sẵn. Kanban giúp trực quan hóa các quy trình làm việc và phản ánh đúng thực trạng triển khai dự án thực tế. Mục tiêu của phương pháp Kanban là xác định các công việc cần làm để quá trình hoạt động sản xuất diễn ra đạt được sự hiệu quả và chất lượng.
Extreme Programming
Extreme Programming (XP) là phương pháp khá quen thuộc hỗ trợ phát triển phần mềm thuộc họ Agile. Phương pháp XP này hướng đến việc phần mềm được nâng cao về chất lượng và khả năng đáp ứng các tiêu chí và yêu cầu của người dùng.
Bên cạnh đó, Extreme Programming chủ yếu đưa ra các bản phát hành thường xuyên nhằm mục đích nâng cao năng suất và tạo ra những thời điểm tiếp nhận yêu cầu mới hơn từ người dùng. Đây là phương pháp khá hay trong bài viết chia sẻ thông tin của Agile là gì.
Lean Software Development
Phương pháp Agile Software Development (LSD) là một thuật ngữ chung chỉ tất cả các kỹ thuật cũng như những phương pháp phát triển phần mềm theo triết lý họ Agile. LSD sử dụng tư duy tinh gọn và nguyên lý đặc trưng của tinh gọn vào việc phát triển phần mềm của người dùng.
Các phương pháp khác
Theo thống kê, họ Agile sẽ bao gồm 13 phương pháp khác nhau, trong đó phần lớn đều sử dụng phương pháp Scrum như một phương pháp tiếp cận cơ bản nhất. Không những thế, để sáng tạo và đạt được hiệu quả nhiều người đã sử dụng kết hợp các loại phương pháp với nhau để tạo nên các phương thức Agile mới.
Tìm hiểu thêm về khái niệm và ý nghĩa của phương pháp Agile
12 nguyên tắc cần nắm rõ trong Agile
Bất kỳ phương pháp nào cũng sẽ có những nguyên tắc cơ bản và Agile cũng thế. Vậy các nguyên tắc của Agile là gì? Dưới đây là 12 nguyên tắc cơ bản mà bất cứ ai khi muốn hiểu về Agile đều cần phải nắm:
1. Đáp ứng toàn diện các nhu cầu khách hàng thông qua việc giao hàng sớm và đưa ra sản phẩm có giá trị.
2. Thay đổi các yêu cầu được chào đón, thậm chí là rất muộn trong quá trình phát triển dự án.
3. Giao phần mềm hoàn hảo chạy được cho khách hàng một cách thường xuyên hơn.
4. Nhà kinh doanh và tất cả các kỹ sư phần mềm cần làm việc cùng nhau trong suốt dự án đảm bảo tính liên tục.
5. Xây dựng và phát triển dự án xung quanh các cá nhân có khả năng và động lực. Cung cấp sự hỗ trợ nếu cần thiết, môi trường làm việc và niềm tin để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
6. Trao đổi trực tiếp là một cách truyền đạt thông tin hiệu quả nhất trong khi làm dự án, chia sẻ trong bài viết Agile là gì.
7. Thước đo chính của tiến độ là một phần mềm chạy tốt.
8. Phát triển không ngừng, liên tục và bền vững.
9. Cải tiến sự linh hoạt bằng cách quan tâm đến vấn đề kỹ thuật và thiết kế.
10. Nghệ thuật tối đa hóa lượng công việc dự án chưa xong – sự đơn giản là cần thiết.
11. Nhóm tự tổ chức
12. Thích ứng thường xuyên với những thay đổi trong quá trình làm việc.
Những đặc tính của Agile
Sau khi nắm được khái niệm Agile là gì và một số thông tin cơ bản, mời bạn đọc tham khảo những đặc tính của Agile dưới đây.
Tính lặp (Iterative)
Bất kỳ dự án nào cũng sẽ được thực hiện trong các phân đoạn cứ thế lặp đi lặp lại. Các phân đoạn (gọi là Iteration hoặc Sprint) này thường có khung thời gian ngắn, hoạt động khoảng từ 1 – 4 tuần.
Trong mỗi phân đoạn lặp lại, nhóm phát triển cần thực hiện đầy đủ các công việc cần thiết. Chẳng hạn như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu cụ thể, thiết kế, triển khai, kiểm thử sản phẩm (với các mức độ khác nhau) để cho ra các phần nhỏ của sản phẩm cuối.
Các phương pháp họ Agile thường phân rã mục tiêu thành các phần nhỏ hơn với quá trình lập kế hoạch đơn giản và gọn nhẹ nhất và không thực hiện việc lập một kế hoạch dài hạn.
Tính tiệm tiến (Incremental) & tiến hóa (Evolutionary)
Vào cuối các phân đoạn, nhóm phát triển thường sẽ cho ra các phần nhỏ của sản phẩm cuối cùng. Các phần nhỏ đó thường là đầy đủ, có khả năng chạy tốt, được kiểm thử vô cùng cẩn thận và có thể đưa vào sử dụng ngay (gọi là potentially shippable product increment of functionality).
Theo thời gian, mỗi phân đoạn này tiếp nối phân đoạn kia, các phần chạy được này sẽ được tích lũy dần, lớn lên cho tới khi toàn bộ yêu cầu của khách hàng được thỏa mãn là thành công.
Tính thích ứng (thích nghi – adaptive)
Bởi bản chất các phân đoạn chỉ kéo dài trong một khoảng thời gian ngắn nhất định, và việc thực hiện lập kế hoạch cũng được điều chỉnh liên tục. Vì thế, các thay đổi trong cả quá trình phát triển (bao gồm yêu cầu thay đổi, thay đổi công nghệ, thay đổi định hướng mục tiêu v.v.) đều có thể được đáp ứng dần theo cách thích hợp.
Theo đó, các quy trình của nó trong bài viết Agile là gì thường thích ứng rất tốt với các thay đổi đó.
Nhóm tự tổ chức và liên chức năng
Thường cấu trúc nhóm Agile là liên chức năng (cross-functionality), tự tổ chức (self-organizing).
Chính vì vậy, các nhóm này tự thực hiện lấy việc phân công công việc mà sẽ không dựa trên các mô tả cứng nào về chức danh (title) hay làm việc dựa theo một sự phân cấp rõ ràng nào trong tổ chức.
Nhóm tự tổ chức được hiểu là nó đã đủ các kỹ năng cần thiết cho việc phát triển phần mềm. Vì vậy, nó có thể được trao quyền để tự quyết định, tự quản lý và tổ chức lấy công việc của chính nó để đạt được hiệu quả cao nhất.
Quản lý tiến trình thực nghiệm (Empirical Process Control)
Quản lý tiến trình thực nghiệm là các nhóm Agile ra các quyết định dựa trên các dữ liệu thực tế thay vì tính toán lý thuyết hay các tiền giả định. Có nghĩa là Agile rút ngắn vòng đời phản hồi (short feedback life cycle) để có thể dễ dàng thích nghi và gia tăng tính linh hoạt hơn.
Theo thời gian thực hiện, các chiến lược này sẽ tiến gần đến trạng thái tối ưu nhất, nhờ đó nhóm làm việc có thể kiểm soát được tiến trình, và nâng cao năng suất lao động hơn.
Giao tiếp trực diện (face-to-face communication)
Về các yêu cầu của khách hàng trong chia sẻ của Agile là gì, phần mềm Agile khuyến khích nhóm phát triển trực tiếp nói chuyện với từng khách hàng để hiểu rõ hơn về cái họ thực sự cần, thay vì phụ thuộc nhiều vào các loại văn bản giấy tờ.
Trong sự giao tiếp giữa nội bộ nhóm phát triển thay vì một lập trình viên (thực hiện việc mã hóa) và một kỹ sư (thực hiện thiết kế) giao tiếp với nhau thông qua bản thiết kế.
Phát triển dựa trên giá trị (value-based development)
Nguyên tắc cơ bản quan trọng của Agile là “phần mềm chạy tốt chính là thước đo của tiến độ”. Nguyên tắc đó giúp loại bỏ đi các công việc đang dư thừa không trực tiếp mang lại giá trị cho sản phẩm của dự án.
Để có thể vận hành được cơ chế “làm việc dựa trên giá trị”, Agile thường làm việc trực tiếp và thường xuyên với khách hàng hơn (hay đại diện của khách hàng). Cộng tác trực tiếp để biết yêu cầu nào có độ ưu tiên và mang lại giá trị sớm nhất có thể cho dự án này.
Chính bởi thế, các dự án Agile thường sẽ giúp khách hàng tối ưu hóa được giá trị của dự án đó. Cách gần như trực tiếp, phần mềm Agile gia tăng đáng kể sự hài lòng của khách hàng.
Scrum là gì?
Vậy Agile Scrum là gì? Khái niệm Scrum là một “bộ khung làm việc” cơ bản để tiếp cận những công việc phức tạp. Dựa trên bộ khung Scrum này, nhóm làm việc có thể áp dụng những quy trình và các kỹ thuật khác nhau cho công việc của mình. Scrum là một thành viên của họ Agile.
Scrum giúp loại bỏ những công đoạn phức tạp và sẽ chỉ tập trung vào những công đoạn cần thiết đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đưa ra. Ba yếu tố nòng cốt tạo thành một mô hình quản lý tiến trình thực nghiệm Scrum bao gồm: sự minh bạch (transparency), thanh tra (inspection) và thích nghi (adaptation).
Quy trình Scrum cho phép các tổ chức thay đổi và điều chỉnh một cách thuận lợi theo các yêu cầu thay đổi nhanh chóng. Bên cạnh đó, khả năng sản xuất một sản phẩm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp đang phát triển. Một quy trình Scrum nhanh sẽ mang lại lợi ích to lớn cho tổ chức bằng cách giúp tổ chức:
- Cải thiện và tăng cao chất lượng của sản phẩm.
- Khả năng đối phó tốt hơn với sự thay đổi (và mong đợi những thay đổi).
- Cung cấp sự ước tính tốt hơn trong khi tốn ít thời gian hơn để tạo ra chúng.
- Kiểm soát được hiệu quả và tốt hơn tiến độ và trạng thái của từng dự án.
Giới thiệu tổng quan về Scrum Agile
Ưu, nhược điểm của phương thức Agile
Chúng ta áp dụng việc quản lý dự án theo nguyên tắc Agile sẽ mang lại nhiều ưu điểm nhưng cũng sẽ đem đến nhiều hạn chế. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua nội dung dưới đây bạn nhé!
Ưu điểm
Phần mềm Agile là một phương pháp hiệu quả thay thế cho cách tiếp cận Waterfall truyền thống trước đây. Phương pháp Agile trong bài viết Agile là gì này có các ưu điểm như sau:
- Thực hiện các thay đổi dễ dàng: Bởi vì dự án được chia thành các phần nhỏ, riêng biệt, không phụ thuộc nhau nên những thay đổi được thực hiện đơn giản và dễ dàng dù ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án.
- Không cần thiết phải nắm mọi thông tin ngay từ đầu: Nó phù hợp với những dự án chưa xác định được mục tiêu cuối cùng sao cho rõ ràng.
- Bàn giao nhanh hơn: Chúng ta chia nhỏ dự án cho phép đội ngũ có thể thực hiện kiểm tra theo từng phần một. Nhờ đó, quá trình xác định dự án và sửa chữa vấn đề cũng như bàn giao công việc sẽ được thực hiện nhanh hơn.
- Chú ý đến phản hồi của từng khách hàng và người dùng: Tất cả các ý kiến đóng góp, phản hồi từ khách hàng và người dùng đều sẽ có ảnh hưởng một cách tích cực ở thành quả cuối cùng.
- Cải tiến liên tục: Việc ghi nhận ý kiến từ đội ngũ làm việc và khách hàng để kiểm tra và cải thiện sản phẩm lặp lại nhiều lần nếu cần.
Nhược điểm
Tất nhiên bên cạnh những ưu điểm kể trên thì phương pháp Agile cũng có các nhược điểm sau:
- Khó lên kế hoạch dự án: Quả thực Agile là rất khó để xác định rõ ràng thời gian bàn giao sản phẩm cuối cùng bởi vì dự án đã được chia nhỏ thành các phần khác nhau và tại mỗi phần lại có thời gian bàn giao riêng biệt vào từng thời điểm.
- Cần phải hướng dẫn và đào tạo chi tiết hơn: Vì phương pháp Agile cũng khá phức tạp nên bạn cần phải trải qua việc đào tạo, hướng dẫn chi tiết thì mới có thể hiểu rõ và thực hiện được phương pháp này.
- Tài liệu hướng dẫn không nhiều như các phương pháp khác: Agile thay đổi rất nhiều nên các tài liệu của nó thích hợp thường ít. Mặc dù tài liệu Agile không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng chúng vẫn rất cần thiết cho dự án.
- Bắt buộc phải hợp tác để dự án có thể thành công: Điều này là sự đòi hỏi một sự cam kết về thời gian và hoạt động tích cực từ tất cả các bên liên quan trong suốt quá trình thực hiện dự án nào đó.
- Chi phí cao: Chi phí thực hiện theo Agile thường cao hơn các phương pháp phát triển thông thường khác.
Tìm hiểu thêm về lợi ích và nhược điểm của phương pháp Agile
Cách ứng dụng Agile trong quản lý dự án hiệu quả
Hiểu được Agile là gì là một phần, nhà quản lý dự án vẫn cần ứng dụng lý thuyết linh động và có sự điều chỉnh để phương pháp thực sự hiệu quả.
Một quy trình Agile chuẩn xác
Thường thì sản phẩm sẽ có nhiều giai đoạn phát triển khác nhau để người sử dụng có thể dễ dàng tương tác và trải nghiệm. Bằng cách đó, dự án sẽ nhận được những phản hồi tích cực để cải tiến sản phẩm và giải quyết các vấn đề nào đó phát sinh. Hơn nữa, nhóm dự án cũng có thể chuyển sang thực hiện quá trình tăng trưởng khác đi cho sản phẩm dù cho vấn đề ở quy trình hiện tại có thể vẫn đang được giải quyết.
Những dự án phù hợp với Agile
Phần mềm Agile phù hợp với các dự án có mức độ phức tạp nhất định nào đó và không chắc chắn. Agile – phương pháp quản lý dự án hiện đang đóng góp rất nhiều vào sự thay đổi trong cách thức làm việc, sự quản lý và sản xuất ở bất kỳ ngành công nghiệp hoặc kinh doanh nào và giúp đạt được hiệu suất cao.
Dĩ nhiên không phải tất cả doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng đều phù hợp với mô hình Agile.
Để có thể áp dụng thành công mô hình này thì doanh nghiệp của bạn cần có một số điều kiện tiên quyết như sau:
- Các thành viên sẽ phải luôn phối hợp và có sự giao tiếp hiệu quả.
- Thành viên đội nhóm cần có tính tự chủ để quá trình vận hành diễn ra trơn tru dù không có chỉ dẫn của cấp quản lý ở trên.
- Các hoạt động sẽ được module hóa thông qua những nhóm liên chức năng cụ thể.
Khó khăn khi ứng dụng
Với các thông tin của Agile là gì, khi đi vào áp dụng phần mềm, có những doanh nghiệp đã áp dụng từ 5-7 năm nhưng thực sự vẫn chưa đạt yêu cầu và hiệu quả. Bởi, các đội dự án này chỉ áp dụng phương pháp Agile để không phải làm việc theo hệ thống quy trình phức tạp và giúp tránh né khối lượng tài liệu khổng lồ thôi.
Ngoài ra, vì phần mềm Agile tập trung nhiều vào yếu tố con người nên việc thay đổi văn hóa, những hành vi của từng thành viên là thường rất khó khăn.
Chúng ta có thể giải quyết vấn đề này bằng việc thuê huấn luyện viên Agile (Agile Coach) giỏi. Bởi chỉ có người có tư duy đúng, nhiều kinh nghiệm, hiểu sâu về Agile và đặc biệt có kỹ năng huấn luyện thì mới có thể giúp doanh nghiệp hay đội dự án tiếp cận nhanh nhất với các phương pháp trong bài viết Agile là gì.
Và quá trình huấn luyện có thể sẽ kéo dài từ 3 tháng đến 1 năm hoặc có thể dài hơn tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Khi nào nên sử dụng ứng dụng Agile?
Agile phù hợp với các dự án có quy mô, đặc thù và độ phức tạp không giống nhau. Ví dụ, đối với các dự án phát triển sản phẩm mới thường gặp nhiều trở ngại, khi đó các phương pháp phần mềm truyền thống sẽ khó khăn trong việc tiếp cận các sản phẩm. Do vậy Agile có thể mang lại khả năng thành công cao hơn.
Với những chia sẻ chi tiết của Coffee HR chắc rằng bạn đã hiểu được Agile là gì cũng như các cách thức áp dụng vào doanh nghiệp sao cho hiệu quả. Mong rằng bạn sẽ tìm được một phương pháp Agile để giúp tổ chức hay dự án phát triển thành công hơn mong đợi.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
- Hotline: (+84) 97 306 0459
- Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
