9 bước lập kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp

Việc sở hữu kế hoạch tuyển dụng sẽ giúp cho quy trình tuyển dụng diễn ra thuận lợi hơn và có vai trò như một hướng dẫn đánh giá năng lực cho ứng viên. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng bộ máy nhân sự sao cho phù hợp. Điều này, giúp nhà tuyển dụng có thể đảm bảo rằng họ đang tuyển dụng ứng viên có trình độ và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. 

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là hoạt động tìm kiếm và chiêu mộ những ứng viên có thể đáp ứng được những tiêu chí mà doanh nghiệp yêu cầu cho vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng. Bao gồm các kinh nghiệm, kỹ năng, sự phù hợp với môi trường văn hóa doanh nghiệp,…

Nếu nhìn một cách tổng quát thì xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự gồm tất cả những khía cạnh liên quan như: xác định ngân sách, thiết lập thời gian tuyển dụng, quản lý và theo dõi hiệu quả công việc, xây dựng nguồn ứng viên tiềm năng,…

Vai trò kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Đây là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng danh sách các ứng viên chất lượng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm ứng viên. Vậy kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò như thế nào?

Đảm bảo tính nhất quán

Tính nhất quán trong quá trình tuyển dụng là việc các ứng viên đều được đánh giá dựa theo một tiêu chí, quy trình và tiêu chuẩn. Điều này đảm bảo doanh nghiệp tuyển dụng được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng và tránh được những bất công, thiên vị trong quá trình tuyển dụng.

Nếu quy trình tuyển dụng không thống nhất, nhất quán, sẽ dẫn tới sự thiên vị, đánh giá không chính xác và công bằng về năng lực và đáng tin cậy của ứng viên. Điều này dẫn tới sự bất mãn và ảnh hưởng tới hình ảnh và uy tín của tổ chức.

Đáp ứng nhu cầu kinh doanh

Kế hoạch tuyển dụng chuẩn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được kênh tuyển dụng hiệu quả, thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng được bản JD mô tả công việc và yêu cầu tuyển dụng rõ ràng, điều này giúp ứng viên dễ dàng đánh giá được mức độ phù hợp của mình với vị trí tuyển dụng.

Từ đó có thể tuyển dụng được những nhân viên tài năng, chất lượng, góp phần vào việc nỗ lực đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự chỉn chu giúp tìm ra những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng phù hợp với công việc.

Khi đội ngũ nhân sự phù hợp, công ty có thể tận dụng tối đa tài năng và năng lực của nhân viên để đạt được hiệu suất làm việc cao hơn. Điều đó giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm thiểu lỗi lầm, tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo

Một kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản sẽ giúp tăng cường khả năng chọn lọc ứng viên phù hợp từ đầu, giảm thiểu việc tuyển dụng nhân viên không phù hợp với yêu cầu của công ty, tiếp kiệm nguồn lực và thời gian trong quá trình đào tạo.

Tuyển dụng nhân sự chất lượng từ ban đầu, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và chi phí liên quan tới việc tìm kiếm, đào tạo nhân viên mới.

Xây dựng đội ngũ nhân sự đa dạng

Kế hoạch tuyển dụng sẽ cho phép doanh nghiệp tạo ra đội ngũ nhân sự đa dạng về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức và đặc điểm cá nhân. Điều này giúp công ty tận dụng sự sáng tạo, quan điểm đa chiều và khả năng giải quyết các vấn đề từ thành viên trong đội ngũ. Đội ngũ đa dạng cũng có thể giúp công ty thu hút và phục vụ tệp đối tượng khách hàng đa dạng hơn.

Cung cấp trải nghiệm ứng viên hấp dẫn

Một kế hoạch tuyển dụng được thực hiện tốt sẽ cải thiện trải nghiệm tổng thế của ứng viên. Đối xử với ứng viên như những chuyên gia có thể nâng cao danh tiếng của công ty và tăng khả năng thu hút ứng viên tài năng hàng đầu.

Đâu là thời điểm tốt để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự?

Một số thời điểm thích hợp để các nhà tuyển dụng tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng như sau:

• Lập kế hoạch hàng năm: Vào giai đoạn này, nhà tuyển dụng có vai trò điều chỉnh chiến lược tuyển dụng phù hợp với mục tiêu của công ty trong quá trình này.
• Thay đổi về tổ chức: Khi công ty đang phát triển, bắt đầu một sáng kiến mới hoặc có nhu cầu tuyển dụng theo mùa, kế hoạch tuyển dụng sẽ rất cần thiết trong việc thu hút ứng viên chất lượng.
• Tỷ lệ luân chuyển nhân sự cao: Nếu doanh nghiệp mất nhân tài quá nhanh, kế hoạch tuyển dụng có thể giúp khắc phục khoảng trống trong lực lượng lao động và đảm bảo phương pháp tốt nhất để cải thiện khả năng giữ chân nhân viên.
• Những thay đổi bên ngoài: Khi có một thay đổi lớn trong ngành hoặc có những thay đổi trên thị trường đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng để thu hút những ứng viên tốt nhất.

ĐỌC THÊM: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng để thu hút nhân tài

Quy trình lập kế hoạch tuyển dụng

Có rất nhiều bước để xây dựng kế hoạch tuyển dụng, nhưng ở bài viết này CoffeeHR sẽ giới thiệu tới mọi người 9 bước lập kế hoạch tuyển dụng dành cho doanh nghiệp.

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp

Bước đầu tiên cần làm đó là xác định nhu cầu tuyển dụng và vị trí doanh nghiệp đang cần. Nhà tuyển dụng cần tìm hiểu quy mô phát triển của công ty mình trong tương lai, cần đánh giá lại các thông số như tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, chính sách lương thưởng và khả năng thăng tiến,…

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xác định xem phòng ban nào cần bổ sung thêm nhân lực. Các dự án, bộ phận, phòng ban nào sẽ mở rộng và cần bổ sung thêm nhân lực hoặc kỹ năng nào mà nhân lực hiện tại của doanh nghiệp đang thiếu hụt và cần bổ sung,…

Tất cả những điều trên sẽ cho bạn biết và hiểu được nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp hiện tại ra sao.

Bước 2: Đánh giá khách quan tình hình nhân sự của doanh nghiệp

Ở bước này, nhà tuyển dụng cần dành thời gian để đánh giá và dự báo về tình hình nhân sự của doanh nghiệp. Khi đã xác định được nhu cầu nhân sự thì cần phải đánh giá thực trạng nhân sự của doanh nghiệp một cách khách quan nhất.

Từ thực trạng này, nhà tuyển dụng, doanh nghiệp có thể nhìn nhận thực tế về chế độ đãi ngộ, thương hiệu tuyển dụng, chính sách, văn hóa công ty để đưa ra sự biến động về tình hình nhân sự. Khi đã phân tích xong, nắm rõ tình hình nhân sự thì doanh nghiệp sẽ xác định được mình đang thiếu hay thừa nhân sự. Từ đó, việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ khách quan và không xa rời thực tế doanh nghiệp.

Bước 3: Lập mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Nếu không có kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp sẽ dễ rơi vào trạng thái tuyển quá nhiều nhân sự, mất thời gian vào ổn định bộ máy, tái cơ cấu hoặc cắt giảm nhân viên cho phù hợp.

Thường các doanh nghiệp ở nước ta sẽ thực hiện việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự vào cuối năm, khoảng thời gian từ tháng 10, tháng 11. Một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự gồm các nội dung như:

• Có thời gian cần triển khai kế hoạch và quy trình quản trị nhân sự
• Chi tiết các vị trí cần tuyển dụng, số lượng nhân sự cần bổ sung
• Những yêu cầu, mô tả về công việc, mức lương dự trù,…
• Dự trù kinh phí tuyển dụng
• Các phương án tái cơ cấu nhân sự: sắp xếp lại nhân sự, tái cơ cấu nhân sự ở các phòng ban,…
• Hội đồng tuyển dụng: gồm có những ai

Bước 4: Xác định kỹ năng yêu cầu cho từng vị trí tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng cần xác định rõ những kỹ năng và phẩm chất của ứng viên mà doanh nghiệp mong muốn, công việc hàng ngày họ cần làm là gì? Mục tiêu và kết quả mà bạn muốn những người nhân viên thực hiện? Đó là những câu hỏi bạn phải xác định để tuyển dụng được đúng người, đúng vị trí.

Nhà tuyển dụng nên tham khảo ý kiến từ trưởng bộ phận vị trí đang tuyển để có thể đưa ra yêu cầu phẩm chất và kỹ năng phù hợp nhất với các ứng viên.

Bước 5: Sử dụng công cụ bổ trợ 

Sau đó, nhà tuyển dụng cần tìm kiếm sự hỗ trợ từ các công cụ hỗ trợ trong quá trình phỏng vấn và sàng lọc CV để nâng cao hiệu quả. Bên cạnh đó, còn có một số ứng dụng hay phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp để tìm kiếm ứng viên với những yêu cầu phù hợp mà nhà quản lý đã xây dựng nên.

Một số công cụ có thể kể tới như công cụ đánh giá ứng viên, giải pháp test online, phần mềm tuyển dụng,… Hãy nghiên cứu mô hình vận hành doanh nghiệp để áp dụng những công cụ này sao cho hợp lý và hiệu quả.

Bước 6: Lên ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng

Lên ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng là bước không kém phần quan trọng, cần được dự trù cẩn thận. Dưới đây là một số chi phí bạn cần phải chi cho chương trình tuyển dụng nhân sự:

• Chạy quảng cáo trên nền tảng MXH
• Chi phí cho các nền tảng tuyển dụng
• Chi phí xây dựng thương hiệu
• Chi phí cho nhân sự HR
• Chi phí tham gia và tổ chức các ngày hội tuyển dụng
• Những khoản chi phí khác

Bước 7: Xây dựng bản mô tả tuyển dụng hấp dẫn

Để thu hút những ứng viên tiềm năng, bạn cần xây dựng bản mô tả công việc (Job Description) thật hấp dẫn. Không nên liệt kê hàng dài những yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng với vị trí tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng cần nhấn mạnh những lợi ích vượt trội mà ứng viên có thể được nhận như lương thưởng, chế độ đã ngộ, môi trường năng động,… để thu hút họ. Do đây là điều mà bất cứ ứng viên nào đều mong muốn được biết khi tham gia phỏng vấn tại tổ chức.

Bước 8: Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng

Việc xác định các bước cụ thể trong quy trình đánh giá ứng viên, gồm việc sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra kỹ năng, tham khảo thông tin về ứng viên. Đảm bảo các bước đánh giá được thực hiện công bằng, khách quan và minh bạch.

Xác định tiêu chí đánh giá và mức độ quan trọng của chúng. Đảm bảo các tiêu chí được thông báo rõ ràng tới ứng viên từ đầu và áp dụng một cách nhất quán cho các ứng viên.

Bước 9: Cập nhật và chỉnh sửa kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng là tài liệu phản ánh những tiến bộ và tăng trưởng doanh nghiệp đã đạt được. Việc cập nhật và chỉnh sửa đảm bảo kế hoạch tuyển dụng luôn phù hợp với yêu cầu và điều kiện hiện tại của doanh nghiệp, thị trường lao động.

Ở bước này, nhà tuyển dụng cần xem xét và cập nhật mô tả công việc cho các vị trí đang tuyển dụng. Đảm bảo mô tả công việc phản ánh chính xác các nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí đó. Bên cạnh đó, xem xét hiệu quả của kênh tuyển dụng đã được sử dụng trong quá trình tuyển dụng trước đó. Nếu cần thiết, thay đổi hoặc bổ sung các kênh mới để đảm bảo phù hợp với mục tiêu tuyển dụng.

Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Trong quá trình xây dựng kế hoạch tuyển dụng, nhà tuyển dụng thường gặp phải những sai lầm như sau:

• Chưa nhận thức được tầm quan trọng của kế hoạch tuyển dụng: Nhiều doanh nghiệp cho rằng kế hoạch tuyển dụng chỉ là thủ tục hành chính cần thiết, không có tác động lớn tới hiệu quả tuyển dụng. Đây là suy nghĩ sai lầm bởi kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả và chất lượng của quá trình tuyển dụng.
• Không có mục đích và nhu cầu tuyển dụng rõ ràng: Mục đích tuyển dụng là để tuyển dụng nhân sự cho vị trí nào, chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu như thế nào? Số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian cần tuyển và thời hạn tuyển dụng. Việc xác định rõ mục đích, nhu cầu tuyển dụng là điều kiện tiên quyết để xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả.
• Thiếu phân tích cơ sở: Nhà tuyển dụng thường thiếu phân tích cơ sở về nhu cầu thực tế của công việc và doanh nghiệp. Điều này dẫn tới việc tuyển dụng nhân viên không phù hợp với yêu cầu công việc cụ thể, không phù hợp với văn hóa và giá trị của tổ chức.
• Ràng buộc bởi yếu tố thời gian: Việc áp đặt thời hạn chặt chẽ cho quá trình tuyển dụng có thể dẫn tới việc lựa chọn nhân viên không đủ chất lượng vì áp lực về thời gian. Thay vào đó, cần có đủ thời gian để tiến hành quá trình tuyển dụng một cách kỹ lưỡng và đảm bảo chọn lựa nhân viên phù hợp.
• Không đánh giá hiệu quả tuyển dụng: Đánh giá hiệu quả tuyển dụng là việc đánh giá xem kết quả tuyển dụng có đáp ứng mục đích tuyển dụng hay là không. Doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả tuyển dụng sau mỗi đợt tuyển dụng để rút ra kinh nghiệm và cải thiện hiệu quả tuyển dụng trong những lần tới.