[Vòng đời nhân sự] 5 cách tối ưu hóa vòng đời nhân sự.

Nhân sự luôn là giá trị cốt lõi, là yếu tố chủ chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Và việc tối ưu hóa vòng đời nhân sự chính là việc quan trọng giúp tổ chức duy trì và phát triển nguồn lực quý báu của họ – nhân viên – một cách hiệu quả và bền vững, đồng thời giúp đáp ứng các mục tiêu chiến lược và thích ứng với biến đổi trong môi trường kinh doanh. Bài viết sau đây của CoffeeHR sẽ đi phân tích rõ thế nào là vòng đời nhân sự và đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu được vòng đời nhân sự.

1. Vòng đời nhân sự là gì?

Đầu tiên chúng ta sẽ làm rõ câu hỏi: Vòng đời nhân sự là gì? Khái niệm về vòng đời nhân sự (HR life cycle) hay vòng đời nhân viên là từ ngữ chỉ khoảng thời gian nhân sự làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức. Khoảng thời gian này được tính từ lúc nhân viên bắt đầu tham gia vào tổ chức, cho đến khi rời đi, nghỉ việc hoặc thậm chí là cho đến lúc họ nghỉ hưu.

2. 6 giai đoạn cơ bản trong vòng đời nhân sự.

Thông thường vòng đời nhân sự của một doanh nghiệp sẽ có các giai đoạn cơ bản sau:

• Bước 1: Tìm kiếm, thu hút ứng viên và tuyển dụng.

Giai đi đoạn đầu tiên trong vòng đời nhân sự đó là:Tìm kiếm, thu hút ứng viên và tuyển dụng. Để tìm được ứng viên phù hợp, trước tiên doanh nghiệp, bộ phận nhân sự tuyển dụng cần chuẩn bị nội dung, yêu cầu,… rõ ràng về vị trí tuyển dụng sau đó đăng tin tuyển dụng lên trang tuyển dụng của công ty (nếu có) và các trang tuyển dụng uy tín trên internet. Thông tin tuyển dụng càng minh bạch, ứng viên tốt sẽ dễ dàng tìm đến doanh nghiệp hơn.

Khi đăng tin tuyển dụng xong, phòng nhân sự doanh nghiệp tiến hành thu thập hồ sơ và tìm ra hồ sơ phù hợp để cả hai bên sắp xếp phỏng vấn, trao đổi. Sau đó, quá trình phỏng vấn tuyển dụng giữa ứng viên và nhà tuyển dụng sẽ diễn ra vào thời gian sớm nhất có thể.

• Bước 2: Nhập cảnh (Onboarding).

Sau khi phỏng vấn diễn ra thuận lợi, ứng viên và doanh nghiệp sẽ ký kết hợp lao động và hoàn tất các tài liệu, thủ tục liên quan. Doanh nghiệp, cụ thể là bên nhân sự sẽ giới thiệu các thông tin chi tiết về doanh nghiệp như: ngày thành lập, văn hóa doanh nghiệp, sứ mệnh, tầm nhìn,… sau đó đào tạo cơ bản về văn hóa doanh nghiệp. Cuối cùng là các đào tạo về quy trình làm việc. Có thể nói đây gần như là bước đi chính thức đầu tiên của nhân viên trong giai đoạn vòng đời nhân sự của họ.

• Bước 3: Phát triển và đào tạo.

Sau Onboarding, nhân sự đã nắm rõ được các thông tin, văn hóa doanh nghiệp cũng như đào tạo cơ bản về quá trình làm việc. Doanh nghiệp tiếp tục tiến hành đánh giá kỹ năng và nhu cầu phát triển của nhân viên để từ đó đưa ra các phương pháp đào tạo lâu dài phù hợp, cung cấp chương trình đào tạo lộ trình phát triển cho nhân viên.

Trong suốt quá trình đào tạo, quản lý cũng như người đào tạo cần theo dõi sát sao quá trình phát triển cá nhân và chuyển giao kỹ năng mới phù hợp nhất cho nhân sự.

Xem thêm tại: quy-trinh-dao-tao-nguon-luc-doanh-nghiep

• Bước 4: Quản lý hiệu suất (Performance Management)

Quản lý hiệu suất (Performance Management) trong vòng đời nhân sự là giai đoạn tiếp tới của phát triển và đào tạo, hoạt động này liên quan đến việc đặt mục tiêu cho việc quản lý đào tạo nhân sự, đánh giá và phát triển hiệu suất của nhân viên. Mục tiêu của bước 4 là xác định rõ ràng để nhận định được cơ hội, hiệu suất năng lực của nhân viên, sau đó đưa ra phản hồi, lời khuyên với họ và lên kế hoạch phát triển chi tiết, rõ ràng nhất cho nhân sự doanh nghiệp.

Từ đây, doanh nghiệp cần tạo cơ hội cho nhân tài phát triển sự nghiệp của họ nhiều hơn nữa, thúc đẩy nhân viên cống hiến cho doanh nghiệp đồng thời hỗ trợ họ phát triển và đưa ra trợ giúp nếu nhân sự có yêu cầu. Đặc biệt cần cho nhân viên thấy được sự đảm bảo của doanh nghiệp khi đưa ra đủ cơ hội cho nhân sự thăng tiến trong tổ chức.

• • Bước 5: Khám phá và giữ chân nhân tài

Đến bước số 5 trong vòng đời nhân sự: khám phá và giữ chân tài năng. Nhiệm vụ ở bước này là doanh nghiệp xác định ra những cá nhân tài năng, nỗ lực. Song song với đào tạo chung các nhân viên, tổ chức phải chú trọng theo dõi, phát hiện, phát triển nhân tài, cá nhân xuất sắc, có tiềm năng bằng cách đầu tư phát triển, tạo cơ hội cho họ phát triển và thể hiện mình.

Đồng thời tạo ra chính sách, chương trình nhằm giữ chân những nhân viên giỏi đó cam kết gắn bó với tổ chức lâu dài.

• Bước 6: Quản lý chuyển giao (Succession Planning)

Đây là giai đoạn cuối cùng trong vòng đời nhân sự, lúc này là thời điểm mà nhân viên rời đi. Đây là giai đoạn khá nhạy cảm về mặt cảm xúc thậm chí cả về nhân sự. Nhân sự rời đi có thể là do họ tự quyết định nghỉ việc tại tổ chức, hoặc do tổ chức quyết định hoặc là nhân viên đã đến thời kỳ nghỉ hưu.

Công việc của doanh nghiệp là đảm bảo có kế hoạch thay thế vị trí của những nhân sự này. Với những nhân sự cấp cao đến giai đoạn nghỉ hưu nên tổ chức công tác chia tay và cảm ơn sự gắn bó, cống hiến của người đó đối với công ty. Cuối cùng là xác định và phát triển những người có khả năng thay thế cho các vị trí quan trọng nhằm giảm thiểu tối đa khi chuyển giao công việc, trọng trách cho họ.

Xem thêm tại: on-the-job-training-la-gi

Mỗi bước trong vòng đời nhân sự của doanh nghiệp đều quan trọng, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng các bước này và để chúng hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau, từ đó góp phần thu hút nhân tài và gây dựng sự thịnh vượng cho doanh nghiệp.

3. Các cách tối ưu hóa vòng đời nhân sự.

Tối ưu hóa vòng đời nhân sự (Human Capital Lifecycle Optimization) là một chiến lược hoặc quy trình mà doanh  sử dụng để tối ưu hóa quản lý và phát triển nhân sự của họ từ khi nhân viên gia nhập tổ chức cho đến khi họ ra khỏi tổ chức.

Mục tiêu chính của tối ưu hóa vòng đời nhân sự là đảm bảo rằng tổ chức có một lực lượng lao động hiệu quả, đáp ứng các mục tiêu chiến lược của họ và đảm bảo sự hài lòng và phát triển của nhân viên. Một số cách tối ưu hóa vòng đời nhân sự hiệu quả như sau:

• Thiết lập mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng:

Ngay từ các bước đầu trong vòng đời nhân sự là : tuyển dụng, thu hút,… cho tới các giai đoạn tiếp theo, thì mục tiêu là điều doanh nghiệp cần lưu tâm đầu tiên. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các mục tiêu đề ra phải phù hợp, thực tế cũng như kỳ vọng thiết lập rõ ràng ngay từ khi bắt đầu.

Hơn nữa, không chỉ ban quản lý mà doanh nghiệp nên tạo cơ hội cho cả nhân viên để họ được cùng tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến và đề xuất những mong muốn, mục tiêu của mình.

• Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi:

Không chỉ là lương thưởng, môi trường làm việc là điều rất quan trọng mà nhiều nhân viên cho rằng đây là yếu tố quyết định việc họ có gắn bó lâu dài với công ty được hay không. Một môi trường làm việc quy củ khác với gò bó, áp lực sẽ không thể tạo động lực cho nhân sự ở lại tổ chức.

Thay vào đó doanh nghiệp nên xây dựng môi trường làm việc tích cực và thể hiện rằng luôn sẵn sàng hỗ trợ nhân viên trong sự công cuộc phát triển cá nhân cả về chuyên môn lẫn tinh thần.

Thêm vào đó, không chỉ từ phía doanh nghiệp, ban lãnh đạo trao đổi công việc mà doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên nêu ý kiến của mình, khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp trong tổ chức để gắn kết mối quan hệ bền chặt và làm việc hiệu quả.

• Chương trình đào tạo và phát triển liên tục:

Doanh nghiệp tự xây dựng, triển khai các khóa học, chương trình đào tạo cho nhân viên. Không chỉ một chương trình đào tạo giữ mãi không thay đổi, mà cần phải cung cấp các chương trình đào tạo liên tục để cập nhật kỹ năng và kiến thức của nhân viên. Bên cạnh đó, khuyến khích và nâng cao sự tự học của mỗi cá nhân trong tổ chức.

• Chương trình đánh giá và phản hồi thường xuyên:

Sau các khi triển khai các khóa học và chương trình đào tạo, doanh nghiệp sẽ mở ra các buổi đánh giá, tự đánh giá và phản hồi thường xuyên nhằm thu thập kết quả, hiệu quả của chương trình với nhân viên đồng thời cải thiện những điều còn thiếu sót.

Các công việc đánh giá này không chỉ chờ đến thời gian đánh giá cố định, các chu kỳ đánh giá hàng năm mà có thể mở đánh giá khi thấy cần thiết để cập nhật điều chỉnh kịp thời. Cả người học và người dạy đều nên có buổi tự đánh giá lại bản thân mình qua quá trình đào tạo. Thúc đẩy, tạo cơ hội để cả 2 bên được trao đổi và đề xuất cải thiện với nhau.

• Chính sách giữ chân và lộ trình thăng tiến nội bộ:

Bên cạnh đào tạo nhân tài, đánh giá nhân sự, chính sách để giữ chân nhân sự luôn luôn cần thiết đối với tổ chức. Khi đào tạo được nhân viên có đủ kỹ năng, phẩm chất trong công việc, thật đáng tiếc nếu doanh nghiệp lơ là không quan tâm đến quyền lợi của họ mà chỉ chăm chăm muốn họ cống hiến cho tổ chức.

Quan tâm đến đời sống tinh thần, sức khỏe, tổ chức các buổi giao lưu, gắn kết nhân viên, xây dựng truyền thông nội bộ thật vững vàng thêm vào đó đưa ra lộ trình thăng tiến nội bộ minh bạch, rõ ràng để nhân viên nỗ lực và thấy rằng mình được công nhận và được đền đáp công sức xứng đáng. Từ đó, hình thành sự cam kết của nhân sự tài ba với tổ chức.

• Sử dụng công nghệ tân tiến:

Ngày nay, với công nghệ hiện đại, tính chuẩn hóa cao, doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình quản lý nhân sự và tối ưu vòng đời nhân sự. Các công nghệ hiện đại cung cấp thông tin dữ liệu cụ thể, chính xác để tổ chức xem xét, sau đó đưa ra các quyết định thông minh về nhân viên của mình và dự đoán nhu cầu đào tạo, phát triển.

4. Tối ưu hóa vòng đời nhân sự cùng với CoffeeHR.

Vòng đời nhân sự có tầm quan trọng lớn đối với doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất tổ chức và sự phát triển bền vững. Thấu hiểu được tầm quan trọng đó của vòng đời nhân sự và nỗi lo của doanh nghiệp, CoffeeHR đã đưa ra giải pháp phần mềm quản trị nhân sự chuyên sâu với các tính năng đặc biệt:

• Quản trị hiệu suất nhân sự

Với tính năng đánh giá, quản trị hiệu suất nhân sự một cách chi tiết. CoffeeHR tạo vòng đánh giá linh động thay đổi các tiêu chí đánh giá dựa theo tình hình thực tế. Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép người dùng tương tác đa chiều cả ở phía người học lẫn người đào tạo với nhau, từ đó đưa ra các nhận định, đánh giá sát thực nhất có thể.

• Đào tạo tích hợp E-learning

Chúng tôi áp dụng quy trình đánh giá khóa học thông minh, đưa các khóa học lên phần mềm và kiểm tra mọi khía cạnh một cách kỹ lưỡng. Không chỉ xem xét tính năng lý thuyết, mà CoffeeHR còn đặt nó vào bối cảnh thực tế của doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn có thể đưa ra kế hoạch đào tạo cho người dùng  bao gồm chi tiết các phần: nội dung đào tạo, thời gian đào tạo, ngân sách khóa học,…

• Kho lưu trữ đầy đủ thông tin nhân sự

CoffeeHR có bộ hồ sơ hay thông tin nhân sự đầy đủ và hệ thống, giúp cho doanh nghiệp nắm rõ các nhân sự mình đang có mà không phải dùng đến sổ sách dài dòng phức tạp. Trong thông tin nhân sự còn có đầy đủ từ: hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội,… Là một kho lưu trữ thông tin khổng lồ và tiện lợi. Từ đó tối ưu được vòng đời nhân sự của doanh nghiệp.

Xem thêm tại: why-coffeehr

Với hơn 10 năm kinh nghiệm và đồng hành cùng 300+ doanh nghiệp trên 20+ lĩnh vực, CoffeeHR tỏa sáng trong việc xây dựng quy trình đào tạo nhân lực hiệu quả. Chúng tôi không chỉ mang đến kiến thức lý luận sâu rộng mà còn ứng dụng thành công trong thực tế.

Chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp là một hành trình riêng, và chính vì thế chúng tôi cam kết tư vấn và đồng hành cùng bạn để xây dựng những giải pháp đào tạo nhân sự hiệu quả nhất, phản ánh đúng giá trị và mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn và giải pháp cụ thể phù hợp nhất với doanh nghiệp, tổ chức của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR