I. Thế nào là thời gian tuyển dụng?

1.1 Thời gian tuyển dụng là gì?

Thời gian tuyển dụng là khoảng thời gian cần thiết để tìm kiếm và thuê nhân viên mới cho những vị trí công việc còn khuyết trong một tổ chức. Thời gian tuyển dụng sẽ đo lường thời gian bạn thuê một người nào đó bằng cách tính số ngày kể từ ngày nộp đơn của ứng viên đến ngày họ chấp nhận đề nghị của bạn. Thời gian tuyển dụng có thể kéo dài bao lâu là tùy thuộc vào các yếu tố như cấp bậc của vị trí, thị trường việc làm và quy trình tuyển dụng.

1.2 Thời gian tuyển dụng tác động như thế nào đến ROI?

Thời gian tuyển dụng là một trong những thước đo nhân sự được sử dụng phổ biến nhất vì nó dễ tính toán và theo dõi, đồng thời nó có tác động rõ rệt, đáng kể đến ROI (Return on Investment – tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư) cho một tổ chức. Dưới đây là một số khía cạnh mà thời gian tuyển dụng có thể ảnh hưởng đến ROI:

• Chi phí cho vị trí tuyển dụng: Một vị trí tuyển dụng có thể dẫn đến mất năng suất và doanh thu cho một tổ chức. Một vị trí không được tuyển dụng càng lâu thì tổ chức càng phải trả giá đắt về sản lượng hoặc cơ hội bị mất.
• Chi phí tuyển dụng: Thời gian tuyển dụng càng dài, doanh nghiệp càng tốn kém về chi phí tuyển dụng và quảng cáo, cũng như thời gian và công sức của nhân sự và các nhà quản lý tuyển dụng.
• Thời gian để đạt năng suất: Càng mất nhiều thời gian để lấp đầy một vị trí, nhân viên mới càng mất nhiều thời gian để làm việc hiệu quả. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ mất đi năng suất và doanh thu, khi mà các nhà quản lý tuyển dụng phải dành ra nhiều thời gian, thường xuyên nghỉ việc để tham gia phỏng vấn.
• Chất lượng tuyển dụng: Quá trình tuyển dụng gấp rút để nhanh chóng lấp đầy một vị trí có thể dẫn đến tuyển dụng kém chất lượng hơn, điều này có thể tác động tiêu cực đến năng suất và ROI tổng thể của tổ chức. Và các nhà tuyển dụng sẽ để mất các ứng viên vào tay đối thủ cạnh tranh do không thực hiện sớm giai đoạn đề nghị, đưa ra offer.

Có thể thấy, thời gian tuyển dụng tác động đáng kể đến ROI của một tổ chức, giúp bạn cải thiện quy trình của mình bằng cách theo dõi các xu hướng trong dữ liệu của bạn và tinh chỉnh các phần khác nhau của quy trình. Điều quan trọng là phải cân bằng giữa nhu cầu tuyển dụng kịp thời với nhu cầu tuyển dụng chất lượng, nhằm giảm thiểu chi phí tuyển dụng và tuyển dụng, tối đa hóa thời gian làm việc hiệu quả và trải nghiệm của ứng viên.

II. Lợi ích của việc rút ngắn thời gian tuyển dụng

Rút ngắn thời gian tuyển dụng có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí

Lợi ích lớn nhất của việc rút ngắn thời gian tuyển dụng mà doanh nghiệp có thể nhận được chính là tiết kiệm thời gian và chi phí . Bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng muốn nhanh chóng tuyển dụng được người phù hợp cho vị trí đang trống, bởi để trống một vị trí càng lâu sẽ càng tốn kém chi phí tuyển dụng và đăng tin quảng cáo.

• Đạt được các mục tiêu kinh doanh

Cải thiện và đẩy nhanh quá trình tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp sớm thực hiện được các kế hoạch đề ra và nhanh chóng đạt được các mục tiêu kinh doanh. Điều này có thể mang lại lợi tức đầu tư nhanh hơn cho tổ chức và nâng cao hiệu quả tổng thể.

• Dành lợi thế trong cuộc đua tuyển dụng

Thị trường tuyển dụng đang ngày càng trở nên khốc liệt, chỉ cần một ứng viên tiềm năng xuất hiện thì sẽ có rất nhiều các công ty tranh giành, lôi kéo. Rút ngắn quá trình tuyển dụng giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh, thu hút những ứng viên tiềm năng và khiến họ nói “có” với bạn trước. 

• Cải thiện trải nghiệm của ứng viên

Ứng viên đánh giá cao quy trình tuyển dụng kịp thời và thời gian tuyển dụng được rút ngắn có thể giúp cải thiện trải nghiệm của ứng viên. Điều này có thể giúp xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực và cải thiện cơ hội thu hút nhân tài hàng đầu trong tương lai.

• Nâng cao khả năng giữ chân

Rút ngắn thời gian tuyển dụng có thể giúp cải thiện khả năng giữ chân nhân viên bằng cách đảm bảo rằng những nhân viên mới được tuyển dụng một cách kịp thời và hiệu quả. Điều này có thể giúp xây dựng văn hóa làm việc tích cực và cải thiện sự gắn kết của nhân viên.

III. 5 Bước để doanh nghiệp rút ngắn quá trình tuyển dụng 

3.1 Đánh giá lại và tự động hoá quá trình tuyển dụng 

Bước đầu tiên trong quá trình rút ngắn thời gian tuyển dụng, doanh nghiệp cần đánh giá lại các bước trong quá trình tuyển dụng của mình, xác định xem các giai đoạn nào đang dẫn đến sự chậm trễ, kéo dài để có thể tiến hành loại bỏ. 

Đặt kỳ vọng rõ ràng với người quản lý tuyển dụng về ứng viên lý tưởng trông như thế nào và thời gian hoàn thành vị trí. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng mọi người đều đồng quan điểm và có thể tiến lên phía trước một cách hiệu quả. Sử dụng công nghệ, chẳng hạn như các công cụ sàng lọc tự động hoặc phỏng vấn qua video, để tối ưu hóa quy trình. Mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình tuyển dụng riêng 

3.2 Tự động hóa hệ thống theo dõi ứng viên 

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tuyển dụng, cho phép các nhà quản lý nhân sự quản lý hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn và giao tiếp với ứng viên một cách hiệu quả và kịp thời hơn.

Doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian bằng cách tự động hóa với các tác vụ:

• Đăng tin tuyển dụng
• Cập nhật về tình trạng của ứng viên trong quá trình tuyển dụng
• Gửi thông báo, nhắc nhở cho người quản lý tuyển dụng
• Lọc hồ sơ để tìm những ứng viên đủ điều kiện nhất
• Gửi thư mời

3.3 Đầu tư vào hệ thống quản lý tuyển dụng 

Hệ thống quản lý tuyển dụng (HMS) là một giải pháp phần mềm có thể giúp tự động hóa các giai đoạn khác nhau của quy trình tuyển dụng, chẳng hạn như đăng tin tuyển dụng, nhận và sàng lọc đơn đăng ký, lên lịch phỏng vấn và quản lý giao tiếp với ứng viên. Bằng cách tự động hóa các tác vụ này, HMS có thể giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho các nhà quản lý nhân sự và đẩy nhanh quá trình tuyển dụng.

3.4 Chuẩn hoá các cuộc phỏng vấn 

Chuẩn hóa các cuộc phỏng vấn cũng là một cách hiệu quả để tăng tốc quá trình tuyển dụng. Tiêu chuẩn hóa liên quan đến việc sử dụng cùng một bộ câu hỏi và tiêu chí đánh giá cho tất cả các ứng viên trong một vai trò nhất định. Điều này có thể giúp các nhà quản lý nhân sự so sánh các ứng viên dễ dàng hơn và đưa ra các quyết định tuyển dụng sáng suốt hơn.

Chuẩn hóa các cuộc phỏng vấn cũng có thể giúp giảm thiểu khả năng thiên vị vô thức trong quá trình tuyển dụng. Khi tất cả các ứng viên được đánh giá bằng cùng một bộ tiêu chí, việc so sánh năng lực và kinh nghiệm của họ một cách khách quan sẽ trở nên dễ dàng hơn.

3.5 Thống nhất quy trình tuyển dụng chuẩn hóa và quản lý nó một cách chuyên nghiệp

Sẽ có rất nhiều nhà quản lý tuyển dụng đặt ra câu hỏi là “Tại sao doanh nghiệp cần có một quy trình tuyển dụng chuẩn và phải quản lý nó? Liệu có nhất thiết phải xây dựng một quy trình như vậy không, trong khi hiện tại doanh nghiệp cũng vẫn tuyển được người. Đúng là không có một quy trình tuyển dụng nào là hoàn hảo, là mẫu chuẩn, là chính thống, nhưng nếu bạn không thể trả lời được các câu hỏi:

• Nhân viên bộ phận HR của bạn có luôn nhớ được 100% những việc phải làm và thứ tự của chúng?
• Kết quả tuyển dụng mà nhân viên HR thực hiện có luôn đạt được như tiêu chí bạn đặt ra? Về cả thời gian, chi phí và số lượng, chất lượng ứng viên?
• Bạn sẽ theo dõi đo lường tiến độ tuyển dụng bằng cách nào? Và cả năng suất?
• Những nút thắt cổ chai, điểm tắc nghẽn có luôn được bạn phát hiện kịp lúc, trước khi quá muộn?
• Nếu bạn mở rộng team HR, bạn chấp nhận đi đến chỗ từng người một để dạy họ cách thức tuyển dụng ở công ty bạn?

Thì đây là lời khuyên dành cho bạn: Đã đến lúc bạn thực sự cần quản lý quy trình để bắt kịp với thị trường cạnh tranh và xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý quy trình đúng đắn có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại, cắt giảm tối đa thời gian để thực hiện một công việc hay một dự án. Từ đó, Nhà tuyển dụng có thể tập trung hơn vào chọn lọc tài năng phù hợp và tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho ứng viên.

Đừng để những thách thức từ quá trình quản lý tuyển dụng cản trở bạn. Hãy trải nghiệm  phần mềm quản trị nhân sự của chúng tôi ngay hôm nay để biến tuyển dụng trở thành lợi thế của doanh nghiệp, thu hút nhiều ứng viên tiềm năng nhất và xem sự khác biệt mà nó có thể tạo ra để xây dựng một đội ngũ nhân viên tài năng mạnh mẽ, những người có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Với CoffeeHR, doanh nghiệp sẽ tự động hóa, rút ngắn quy trình tuyển dụng và quản lý dữ liệu ứng viên theo hệ thống thông minh. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để lên lịch trình demo và nhận được tư vấn tốt nhất.